药品采购调整细节与体会

2013-01-31邓东明黄复润董正蓉马丹晓莫仲莲刘小星

中国药物经济学 2013年2期

邓东明黄复润董正蓉马丹晓莫仲莲刘小星

药品采购调整细节与体会

邓东明黄复润董正蓉马丹晓莫仲莲刘小星

目的对药品采购工作做出调整，以使我院更好的完成药品采购。方法根据我院规模小，人员不足等资源情况，把药品采购工作的细节过程拆分成药房主任、药品采购员和药库管理员共同完成。结果与结论药品采购工作实事求是，其细节调整符合医院实际，有利于药品采购工作。但还需在实践中调节整理以更完善药品采购工作。.

药品采购；细节调整；小医院

药品采购必须遵守药品采购制度，由药事管理委员会（以下简称药事委员会）监督实施。遵守采购制度并不是照抄照搬药品采购制度，而是应根据医院的实际情况，制定符合自身的规章制度。我院根据本院的特点和实际情况对药品采购工作做了细节调整，充分的利用了人力资源以更好的完成药品采购工作。我院特点是规模小，人员少，药品用量少的小型专科医院[1]。为了提高我院的经济效益，在药房人员缺少的情况下，对药品采购的职责进行科学合理的调整，解决了我院的药品采购问题。现总结如下。

1 药品采购部门及其岗位职责

1.1 药事委员会医院按照药事委员会章程监督实施药品采购。细节调整是：考虑本院药品用量小且不稳定，对药品采购的灵活性有一定要求的特殊情况，药事委员会不审批每月的药品采购计划，交由药房主任负责，药品采购员协助完成；药事委员会不定期检查药品采购计划及药品库存合理性等药品采购情况。

1.2 药房药事委员会掌控药品采购全局，而药房则执行日常药品采购任务。

1.2.1 药房主任药房主任管理药品采购的日常事务，制定药品采购计划。相关采购的职责调整：对药事委员会无异议的药品采购计划有决定权，对药品断档负责；要尊重认真考虑药品采购员对计划更改的建议，对不采取采购员建议而导致的明显压货现象负责；负责管理药品网上采购系统。

1.2.2 药品采购员药房不能分配一名独立人员担任药品采购员，考虑到充分利用人力资源和降低经济成本，我院具药师以上职称的配发药人员每两年轮流担任药品采购员。新的调整：其药品采购员身兼两职，为了不影响工作，把药品采购员的部分职责分给其他岗位人员。药品采购员只负责协助完成采购计划，对库存明显压货现象负责，在药品网上采购平台下单，处理药品缺货、退换货等事情。

1.2.3 药库管理员本院药品种类少，消耗量少，所以药库库存量少，药库管理员的工作量不大，常有空闲时间，可增加部分工作。新的调整：药库管理员负责药库系统，处理发票等与财务相关的药品采购工作。

2 药品采购流程和责任

2.1 新药采购新药是指本院没有使用过的医药采购平台ID号药品，ID不同即是新药。新药的引进需通过药事委员会来审批，不得采购未经药事委员会批准的药品。新药引进程序：相应临床科室主任提出申请→医院药事委员会评审→主管院长审核→药事委员会主任（院长）审批→药房主任于采购平台录入新药ID号→药品采购员采购→采购员将药品采购信息通知申购临床科室主任。

2.2 药品网上采购系统药房主任根据药事委员会通过的药品ID号，把药名载入网上采购系统的采购目录，选定供货公司；同时定期检查网上采购系统的采购目录是否有异动，删减已不需要的ID。药品采购员无权更改本院采购目录，只能根据药品采购计划在网上采购系统填写数量，发送订单。采购员打印三份药品采购单，一份给药房主任，一份采购员自留，一份给药库管理员。

2.3 药品采购计划药房主任制定药品采购计划，并交给药品采购员采购。药品采购员根据药库月底库存表和药库系统的药品每月消耗量来分析采购数量的合理性，对有异议的药品计划向药房主任提出建议申请，包括建议的品种、数量和理由，药房主任在申请单上批注是否同意及理由并签名。

2.4 药品收货供货公司直接把药品送至药库，由药库管理员签收药品。药库管理员要根据药品采购单的药名、厂家、规格、数量和供货公司详细清点药品，同时通过发票检查是否有近期药品。对不合格的药品拒收，并告知采购员联系供货公司处理。

2.5 药品缺货处理对未到货的药品，采购员及时联系供货公司，了解未到货的原因。把了解到的情况立即向药房主任书面反应，如急用药品可先电话反映后补交书面反应[2]。药房主任马上查找可替代的药品，提交符合条件的药品详细信息表给药事委员会审批。

2.6 药库系统药品入库由药库管理员执行。药库管理员把来货药品的数量入库并检查药品价格是否有变动，如有变动及时告知药品采购员，由药品采购员回复变动原因。如其不知变动原因，应及时联系供货公司了解情况，将情况告知药房主任，由药房主任负责处理。

2.7 发票处理月底药库管理员按财务要求把发票归类整理好，交由采购员和药房主任签名，附上药品销售数据表交给财务。

3 分析与讨论

我院为了做好药品采购工作，成立药事委员会，遵守药事管理委员会的规章制度。为了本院更好的发展，更好的经济效益，分析本院的实际问题，根据实际情况研究出一套符合本院的采购流程和制度。

药品用量不大且不稳定的医院采购灵活性很重要[3]。由药品采购计划层层递交给药事委员会审批的制度符合大医院，对于药品用量少的医院意义不大还会影响药品采购的灵活性。小医院有很多药品月用量少且不稳定，如某药品有时月用量六七十盒，有时一个月几盒都用不到。这样的药品采购员不能一次下单一百盒的量，可能会导致压货好几个月，不利于资金的流通也会造成有效期问题；如果一次下单三四十盒，又可能导致断档现象。所以我院一个月采购药品两次，有特殊情况可增加一两次。药品采购员同时是配药员，对医生的用药习惯及时变化了解最快，因此给予采购员对计划的异议权是非常重要的环节。药房主任的决定权和采购员的异议权相互制约，有效防止药品贿赂，解决了药房主任制定药品采购计划的敏感问题。

采购中的财务内容分离出来固定交给药库管理员有利于实际工作[4]。药品采购员按药品采购制度的要求，每两年更换一次。药品采购员均为药师，其不熟悉财务知识，新采购员都要花很多时间专门学习财务知识，与财务人员多次磨合才能达到财务人员的要求。每次交接都有一段时间影响着采购工作[3]。因此，我院把采购的财务工作独立固定一个人来做。无论从时间上还是工作条件，我院的药库管理员是最合适该工作。把采购财务工作交给药库管理员是根据我院实际情况出发，使新采购员能快速上手，使我院采购工作得以快速顺利的完成。