浅析商务英语信函自然段划分的人际意义

中国石油大学(华东)文学院 熊小秦

在中国加入世贸组织十年后的今天，国内外的商务交流与合作更加密切，有效实现商务沟通的技能也更加凸显。对于国际商贸交流与沟通的主要媒介——商务英语，以往的研究主要集中在字面意思的表达上。本文以商务英语信函为研究对象，从语言学、心理学和审美学的角度探讨自然段划分在商务领域的书面交流与沟通中的人际功能，以期能有助于更好地理解商务英语信函的写作特点，为商务英语的教学与研究及国际贸易实践服务。

1 商务英语信函概说

商务英语是英语的一种功能变体，属于特殊用途英语(English for Specific Purpose，简称ESP)。作为商务英语的重要组成部分，商务英语信函是对日常的商务往来中用以传递信息、处理商务事宜以及联络和沟通关系的信函、电讯文书等各种函件的总称。由于书面交流具有其他方式无可替代的经济快捷的优势，所以商务英语信函成为国际贸易活动中主要和最常用的交流手段。

常用的商务英语信函主要有建立关系函、询价函、答复函、索赔函等。随着经济全球化的纵深发展，国际间的贸易活动和信息交往日益频繁，商务英语信函的重要性也与日俱增。正确而有效地使用英语商务信函具有重要的交流功能和经济价值。

商务英语信函是一种书面交际，与口头交谈不同，它是作者用语言文字将要交际的信息传递给听话者——读者。在交际过程中，由于没有面部表情(facial expressions)、手势(gestures)、交替(turn-taking)、提问(question)等补充手段，在理解上给读者造成一定障碍，因此书面交际比口头交际在语言的表达上要求更高(曹菱，2000)。从语言学角度来看，商务英语信函这一信息载体不仅包含特定的商务信息，而且蕴含着丰富的人际意义。

与潜在的(prospective)客户建立贸易关系是整个国际贸易过程的第一步，是企业贸易开始和发展的基础，无论对于老公司或新公司都是十分重要的。对新建的公司来说，它可以是开展业务的基础，而对老公司来说，它可以有助于扩展业务和增加销售额。所以，本文的分析主要以建立贸易关系函为例。

2 商务英语信函自然段划分的人际意义

2.1 语言学层面

划分自然段，是我们在上小学时就学习和掌握了的语言能力，所以人们倾向于把段落的划分看作是简单、随意，而忽略了其语用功能。功能语言学认为，任何选择都是有意义的。“选择就是意义”(Choice is meaning)。具体到语篇中，语篇中没有无用的单位，自然段的划分必有其特定的语义和语用功能。语篇中自然段的划分也体现了特定的语用功能。李战子认为自然段划分作为书写变异的语用功能在于吸引读者注意力，并进行强调或做出评价(2002：361)。

为了使书信内容更加清楚、易读，吸引阅信人，商务信函的作者会把自然段划分得井然、适度。同时，每个段落遵循“一个段落，一个主题(one paragraph, one topic)”原则，正文中的所有段落结合在一起便可引导阅信者沿着写信者设计好的逻辑思路前行。以建立贸易关系信函为例，此类信函一般都包括以下几部分自然段：

(1)简述信息来源(说明是从何得知对方的概况的)；(2)简单介绍本公司(公司的经营范围、产品和服务、信誉等)；(3)说明写信的目的(欲与对方开展何种业务：销售己方的产品，购买对方的产品或共同建立合资企业等)；(4)表达合作与早日收到回复的愿望。

例如，下面的这封建立贸易关系函很好地体现了上文所论述的商务英语信函中自然段的划分原则，反映出写信人主要考虑了适度、秩序感。

Dear Mr. Ewing:

I met your business associate, Mannuel Arroyo, at the Oil Club last Thursday and he suggested that I contact you regarding the services and products of my agency, the China Recourses Mining and Recovery Corporation.

Specifically, we are the office in charge of sales of Chinese exploration equipment. As you know, china has been operating the extraction of the considerable oil reserves in its western provinces for 30 years. We are thus able to apply considerable technology and know-how to the design and manufacturing of today’s most efficient and reliable oil field equipment.

Our company is contacting you in hopes that you might be interested in new supplies of high-quality, field-tested oil equipment and related services. Our latest catalogue, sent under separate cover, is designed to give you a rough idea of our company’s history and new product developments, should you be further interested, please contact us at any time.

Your prompt attention to this matter will be highly appreciated.由此可见，商务信函自然段的划分不只是句首缩进一段空间的问题，而是写信人和阅信人所遵循的一种“对于语义和语用功能的默契”(李战子，2002:364)。并且自然段的如此划分也使信函的易读度(readability)大为提高，交流的意旨跃然纸上。

Very truly yours,

2.2 心理学层面

在从事日常商务交流和沟通的过程中，商务信函的作者往往考虑情感因素及对方的心理准备过程，在传递信息的同时，注重带给阅信人心理上的舒适感和愉悦感。根据何恒莘(1994)对方中心原则及其运用策略，解决交际的核心问题的焦点在于交际对方。交际中必须以对方为中心，并且一切话语必须向对方倾斜。交际者说话必须遵循“心理求同法”，即尽可能按照对方的心理需求说话。

这里的交际对方为惜时如金，讲求效率的商务人士，从社会心理来看，这些读者没有过多的时间品味冗长繁复的言辞，长篇大论易使对方望而生畏，而很多过短的段落则易分散阅信人的注意力。把自然段划分得井然适度符合商务人士的交际要求和实际工作需要。这也说明写信人做到了换位思考，能够设身处地地站在对方的立场上思考问题。不难想象，写信人的交流目的自然得到阅信人的心领神会。

2.3 美学层面

刘宏伟、徐盛桓指出一切言语活动总是倾向于既具有功用性又具有审美性(2010：6)。商务英语信函的主要社会功能是传递商务信息、磋商经贸事务，并使阅信人接受其中的观点，采取预期的行动。同时，考虑到商务人士的审美需要，为了体现写信人的审美取向，商务信函很注重审美性。

对于美，可以说仁者见仁，智者见智。但有一点是共通和不变的：“美是人类通过社会实践在客体对象以宜人的物质形式显现出来的积极、正面、肯定性的人的本质力量的一种具有普遍性、共同性的品格或特质”(李萍、于永顺2006：29-30)。也就是说语言也能满足我们的审美要求，成为引发美感的审美对象。朗格卡(1997：116)也曾指出，自然段也可以是作者出自风格上的考虑，即部分地可由“眼睛看上去美不美”来决定。在传递商务信息和体现审美性的要求下，商务信函形成了井然、适度的自然段划分特色，不仅鲜明地体现出写信人的创作意图，而且有效地满足了阅信人的审美取向。

所以商务英语信函适度、井然的自然段划分是综合考虑了语言学、心理学和审美学的结果，往往蕴含着丰富的情感意义，折射出信函所表达的特定的人际意义。

值得一提的是，我们的研究结果也印证了海英兹·姆·戈得曼(Heinz M Goldmann)所总结的推销原则AIDA(Attention, Interest,Desire and Action)。进一步说明在人际交流中引起对方关注(Attention)，唤起对方兴趣(Interest)，激起对方欲望(Desire )，促成对方行动(Action)，从而达到人际交流目的的重要性。

3 结语

本文从语言学、心理学和审美学的角度分析了商务语境下的自然段划分。分析表明，井然的自然段划分使商务信函所要转达的意义更加明晰，带给阅信人心理上的舒适感，符合商务人士特定的审美取向。所以，恰当的自然段划分能有效地促进商务信函的人际意义的实现，体现出写信人期望与阅信人平等磋商和建立互惠互利贸易关系的积极态度和友好情感。研究表明，商务英语信函自然段的划分蕴含着丰富的情感意义，折射出特有的人际意义，也反映了“顾客是上帝”——现代企业的经营理念。希望本文的写作能对商务英语信函的教学和研究及国际贸易实践有所裨益。

[1] 曹菱.商务英语函电[M].北京:外语教学与研究出版社,2000.

[2] 何恒幸.对方中心论.外语学刊[J].1994 (03).

[3] 李萍,于永顺.实用美学[M].大连:东北财经大学出版社,2006.

[4] 李战子.话语的人际意义研究[M].上海:上海外语教育出版社,2002.

[5] 刘宏伟,徐盛桓.《经济学家》新闻标题的美学风格[J].外语教学,2010(05).