种子检验机构档案记录解读

2013-01-22

种子科技 2013年7期

（山西省泽州县种子站，山西晋城 048000）

经过考核合格的种子质量检验机构，具有出具有证明作用数据或结论的资质。所出具的结果需要一整套记录确认质量，证明其可靠、准确。记录包括人员能力信息、设备状态信息、受检样品信息及检测环境信息等。以确认在样品检测过程中，参与检测的人员具有相应的能力，设备处于符合检验要求的状态，样品状态符合检测技术要求，制度环境和技术环境没有对检验形成不良影响。记录一旦缺失，质量结果将受到质疑，接受第三方审核时，可能失去资质。

1 涉及检验结果质量的几个记录档案

1.1 人员档案

专业学历证明，从业资格证，培训记录。

1.2 检测仪器设备档案

仪器设备登记表，验收登记表，鉴定校准验收记录表，期间核查记录表，维护记录，维修记录，使用记录。

1.3 样品信息

样品来源记录（扦样单或送样委托登记表），检测数据原始记录表，检测环境记录。

1.4 管理记录

内部审核记录，管理评审记录，客户审核记录，第三方审核记录。

2 记录档案作用

2.1 人员专业学历证明

证明经过相关学习，人员有相应的专业知识，具备胜任检验工作的基础知识。

2.2 从业资格证

人员在具有基础知识的前提下，通过法律、法规、专业设备操作技术培训，具备了从事种子检验工作必备的操作技能和法规常识；经过管理部门考核、行政许可，具备了从事政治检验工作的资格。

2.3 培训证明

随着社会进步，种子检验技术也在发展。通过继续教育培训，补充了学历教育的不足，了解掌握新的检测技术和政策法规，人员可以胜任技术进步后的工作。

2.4 仪器设备登记表

汇总全部检测设备信息，以期了解检验使用的设备，符合检测种子技术要求。

2.5 仪器设备说明书

单个设备的全部资料信息。包含性能参数、规格参数、操作步骤说明、出厂日期、出厂编号、售后服务信息等。佐证设备适于承担检测工作，遇到使用问题，可以得到有效帮助。

2.6 安装调试记录表

记载设备初期启用，外观检查、性能参数符合种子检验技术要求。新设备在未检定、校准前未发现外观和技术问题，可以进行检定、校准测试，拟投入使用。

2.7 检定校准记录

定期对设备进行计量测试，确认符合说明书性能参数指标。证明在检查设备后，经过测试和调整，性能符合或达到了产品说明书标出的性能要求，并且在一个检定周期内可以持续保持；另外，设备经过维修后，性能达到了产品说明书标出的性能参数指标。

2.8 设备期间核查记录

仪器设备在两次检定校准期间，为了确认在此期间设备性能状态保持在校准时的精度而进行的核对检查，通常利用参考物质进行。参考物质可以是经过检定的类标准物质，像砝码、温度计等，也可以是自制的恒重物。在仪器检定校准后测量参考物质，记录测量值，在期间核查时重新测量参考物，比对参考物质的测量值的变化，反推设备性能有没有变化。佐证在样品检验时设备性能处于合格状态。

2.9 仪器设备使用记载表

每一台设备的使用流水记录，与样品检验原始记录的使用设备名称记录共同映证，在检测样品时设备处于合格状态，说明从该设备采集的原始数据是有效的。

2.10 仪器设备维修记录

检测设备在使用过程中，由于零部件老化、使用不当或外部原因，难免出现故障，在设备上留下痕迹。记录设备故障内容、维修内容，与检定校准记录映证样品检测时设备处于合格状态。

2.11 仪器设备维护记录

通过擦拭、清扫、润滑、调整等一般方法对设备进行护理，以维持和保护设备的性能和技术状况，称为设备维护保养。对可能影响设备运转部位除尘、除垢、加注润滑剂，达到整齐、清洁、坚固、润滑、防腐、安全等要求。日常维护一般不作记录，定期维护、设备润滑、冷却系统、密封系统清洁和空气循环系统清洁维护是需要记录的。设备的维护，可以保证检测不受影响。