浅议中小型图书馆过刊的管理与利用

2013-01-16周一苗

上海高校图书情报工作研究 2013年1期

周一苗

(上海电力学院图书馆上海 200090)

“过刊”，是指“过期期刊”，是指上一年度的期刊经过一年的阅览之后，下架装订成册，重新分类编目，以合订本形式出现的期刊。简言之，即是当年以前的期刊。但是，过刊不等于内容已过时，过刊文献的利用价值并不随着时间变迁而很快消失，它仍然是教学科研中不可缺少的重要情报源之一。随着电子期刊数据库进入各大高校图书馆之后，利用网络下载和阅读的数字图书馆已经成为人们查阅文献的主流，电子期刊以其快速便捷的检索功能、海量的文献资源内容而越来越受到读者的欢迎，这使得纸质过刊的重要性被进一步忽视和低估。针对现在高校过刊利用率低的现状，特别是相较综合性高校图书馆，中小型图书馆数字资源和图书资源相对不足的情况下，上海电力学院杨浦校区图书馆采取了多种创新模式，来促进过刊的流动与利用，避免过刊资源的浪费。

1 过刊管理和利用的几种做法

1．1 结合实际，提供文艺过刊外借服务

期刊外借必须有一定的物质基础，如对过刊进行分类、编目、加贴条形码等。上海电力学院图书馆从2001年起，开始建期刊回溯数据库，截至2012年6月，共有过刊3090种，6．0796万册。在建库过程中，每册期刊合订本都贴有条形码，即馆藏的流水号。与图书一样，期刊合订本是作为图书处理的，检索点有刊名、分类号、ISSN、CN、出版者、邮发代号等。期刊数据库的建立，为期刊的计算机管理提供了方便，为外借创造了条件。鉴于文艺性过刊时效性较低，内容较大众化的特点，上海电力学院杨浦校区图书馆开展了文艺过刊外借服务。文艺过刊的外借，不但有效地提高了过刊的利用率，而且还从一定程度上弥补了我馆作为偏理工中小型图书馆，与综合性高校的大型图书馆相比，文艺类书籍数量相对偏少的不足，为读者借阅提供了便利。

1．2 认真调研，科学安排过刊装订时间

目前，虽然各大高校图书馆实现了馆藏资源的网络化，拥有众多数字资源。但网络资源浩瀚繁杂，任何人都不可能下载某个学科或某个刊物的所有内容进行系统性阅读。很多师生还是愿意阅读期刊来了解研究热点和动态。装订期刊需要1～2个月的时间，如果碰到外出装订业务繁忙，滞留时间可能会更长。而这个时间一般是第二年初，正是毕业生撰写论文之际，他们往往需要查阅最近的过刊资料，是学生利用期刊文献最多的时候，如果过刊装订长时间的滞留，给读者带来极大的不便。

上海电力学院图书馆作为中小型图书馆，根据这一实际情况，将馆内期刊分两批进行下架装订。首先，于每年下半年年末(即该学年第一学期结束后)将文艺类期刊下架装订(主要集中于A大类到K大类的杂志，包括文科类学术期刊)。针对我校的专业设置实际情况及校区分布，杨浦校区的学生基本都为理工科类学生，因此不保留文科类学术期刊。其次，根据毕业班学生毕业设计及论文写作的答辩时间，在使用的高峰期过去后，于上半年学期末(即该学年第二学期结束，毕业生完成毕业答辩之后)，对剩余的理工科学术期刊与外文期刊下架、整理、装订，从而有效地解决了这一问题。为了验证我们做法是否科学合理，我们针对期刊阅览室工作进行了长期的实践统计工作，上述装订时间内借阅人数确实较少，即使有个别用户也可以在不影响装订工作的情况下做特殊处理。为了提高期刊的利用率，我馆根据文献利用的高峰大都在其出版一到两年内的普遍规律，在下架后及时装订、上架，不仅提高了中外文期刊的利用率，还方便了读者查询、阅读。

1．3 设立过刊阅览室，提供开架阅览服务

一直以来，高校图书馆都存在着“重藏轻用”的现象。对于过刊来说，由于大都没有复本，所以多数图书馆都是采取闭架管理模式，以至于大量的过刊无人问津，沦为“摆设”。特别是对于某些学科的期刊而言，更是错过了期刊利用的最佳时效。因为过刊在一定时间内(1－5年)为最佳时效期，对师生仍具有较强的可读性和较大的参考利用价值。上海电力学院杨浦校区图书馆从实际情况出发，在报刊阅览室之外，又设置了过刊阅览室，用以存放最近3－5年的中外文学术期刊，提供开架阅览及复印服务。过刊管理人员解答读者在找寻过刊中碰到的问题。此举大大方便了师生快速查找近几年本学科内的重要期刊，了解近几年的研究热点，避免了过刊资源的浪费。

1．4 排架明晰，制定最佳过刊排序方法

有些实行开架阅览的过刊阅览室，仍然沿用过去的过刊按刊名拼音首字母顺序，或先按年代排序再按过刊刊名拼音首字母顺序排放过刊合订本。随着人文社科期刊数种类量不断增加，旧的过刊管理方法则显得力不从心。旧的过刊排架方法虽方便过刊管理者快速查找过刊合订本，但按期刊名顺序名排架打乱了同学科不同期刊之间的内在联系，使得读者很难查找所需的过刊。因此如果过刊开架阅览仍然沿用旧的排架方式，给读者阅览过刊带来极大不便。读者进入开架过刊书库找不到自己需要的过刊，依然需要过刊书库的管理人员代为提取，这无疑给过刊管理人员增加了工作负担。

上述问题的出现，突显了那种以期刊名顺序排架的管理制度已不适应读者的需求。因此，我馆采用了以分类排架为主，年代排架为辅的过刊排序方法。比如以《电子电子技术》为例，其分类号为TM/4，因此首先将其按照中图法分类按顺序排在TM大类;其次，再按照过刊的年代和条码号，将《电力电子技术》进行细排序。同时，在过刊阅览室书架两侧，都有大类指南，标明该架位所陈列过刊的大类与架位号，以便于用户查找。特别是我馆刚引进的RFID图书智能定位系统，对于开架阅览的过刊也进行了定位处理。这样用户可以直接通过电脑系统查询，就可以知晓所查找期刊的层位信息，大大方便了过刊查找，如下图所示。

以分类检索为查找手段，按过刊之间内在联系分类排架，开架阅览方便读者自由取刊的过刊管理制度，方便了用户的查找，较好地解决了原有制度与用户实际需求之间的矛盾，可大大提高过刊的流通利用率。

2 过刊利用的发展方向

2．1 完善过刊外借服务

过刊利用，不能仅仅停留于开架阅览这一步，应坚持“读者至上”的人本管理思想，坚持“藏用结合”，让过刊为更多的师生所用。图书馆应加大对过刊资源的宣传，对于网络上不能下载全文和信息不全的文献，可以提倡到过刊阅览室查阅。上海电力学院杨浦校区图书馆现有的过刊阅览室中的过刊，已具备自动借阅的全部技术条件。因此可在此基础上，先提供近几年过刊自动借阅服务，在原有的文艺刊可以外借的基础上，继续实行其他学术性专业刊的外借服务。图书馆还应加大宣传过刊外借新制度，帮助读者更好地利用过刊资源，了解过刊的重要性，从而愿意借阅过刊，避免使过刊成为“摆设”，加快过刊资源的信息流通，提高过刊资源的利用率。另一方面，过刊管理人员也需更加熟悉过刊书库的馆藏情况和馆藏过刊的特点与规律，充分利用多种资源，对于读者归还的过刊，做到迅速归架，方便读者取用，从而更好地为读者提供服务。

2．2 更新服务观念并提高馆员素质

馆员的素质高低直接影响着图书馆的发展，提升馆员的素质和服务质量，是图书馆管理方面的一个重大问题。作为过刊管理人员，不但应该掌握原有的过刊管理方式，为读者主动提供服务;还应该与时俱进，更新专业知识，提高信息素养，重构知识结构，培养创新能力，从过去的过刊“保管员”、“服务员”转型成为“过刊信息导航者”、“过刊知识管理专家”［4］。以网络为基础，以用户为中心，利用数字手段，进一步挖掘过刊文献价值，做好过刊文献的开发利用工作，才能更好地引导读者利用过刊文献。

2．3 加强过刊资源的开发利用

随着时间的流逝，高校图书馆过刊的馆藏量在逐年增加，这就给过刊的保存及读者的检索带来不便。对过刊资源做深层次开发，引导读者利用过刊文献，建立过刊数据库等，就可以很大程度上解决这一问题。

图书馆应着眼于学校的专业设置与发展，根据教师的科研课题和学生撰写论文的需要，在现有的馆藏基础和技术条件下，对过刊进行二次文献加工，为师生提供各种参考性过刊书目、文摘、索引等，如《专业文献题录》、《科研参考文献索引》、《学生毕业论文参考文献索引》等，主动为读者提供服务，以提高过刊资源利用率。鉴于上海电力学院杨浦校区的本科生和研究生的专业设置主要为能源与环境工程学院和电力工程与自动化学院，多为大三大四的学生以及研究生。如果加强对这方面专业性过刊资源的开发利用，实际上也是特色性过刊资源开发的过程。通过建立过刊数据库，力求将上海电力学院图书馆在电力、动力、环境、信息与控制等学科收藏的文献资源，建成长三角地区的过刊资源库，通过与其他图书馆的联网，实现共建、共知和共享，进一步提高过刊的利用率。这样不但能更好地为本校师生提供利用，还能为社会提供服务，为学校优势专业的发展提供强大的文献资源后盾。