数码照片档案管理探讨

　　随着办公自动化水平的提高，数码照片正在逐步取代传统照片。目前，国家档案主管机关尚未制订专门的数码照片档案管理规范，各级档案机构一般都是参照《照片档案管理规范》，在实践中探索数码照片档案的科学管理方法。在档案管理过程中如何将数码照片与传统照片有机结合起来，是我们面临的新课题。
　　一、数码照片与胶片照片在档案形成过程中的联系
　　数码照片与传统照片相比，档案的本质属性和存储信息是一致的。数码照片是指用扫描仪、数码照相机等设备获得的，以数字形式存储于磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。而胶片照片是采用可见光使胶片感光，经过一定的物理、化学过程显影成像，最后产生纸质照片和胶质底片。传统照片与数码照片可以互相转换。传统照片经扫描等数字化处理后可转成数码照片，数码照片经冲印后可生成纸质照片。
　　二、数码照片在档案工作中的优缺点
　　数码照片在档案工作中优势明显。归档的优势在于：⑴立即成像，成本低廉；⑵快速编辑，按需取舍；⑶易于传输，方便快捷； ⑷存储便利，介质多样。管理的优势在于：⑴编目和统计可实现一次录入，多次输出；⑵档案利用工作查阅快、信息连接快，应用领域广泛。
　　其缺陷在于：⑴容易破坏档案的原始记录性，难辨真伪。技术人员应用图像处理软件，非常容易对数码照片的原始信息进行编辑修改，而且一般情况下看不出更改痕迹。⑵对软硬件工作环境具有依赖性。数码照片存取、传输需要借助计算机设备、图文处理软件及网络环境才能实现。数码档案信息对软硬件的依赖，决定了如果不留存备份文件，发生计算机故障的时候，储存数据会遭受无可挽回的损失。
　　三、数码照片档案管理的工作程序
　　1.完善数码照片档案收集制度，实施前端控制。
　　数码照片形成后，收集程序简单，剪切、复制后移交就可以，关键点在于及时移交，否则容易散失。故此，档案部门数码照片在档案收集工作中，一定要坚持前端控制并参与指导，要求承办部门及时归档。归档的数码照片注明以每张或每组为单位编制目录，通过网络、移动U盘等载体移交，由档案管理部门编制总目录。归档后及时办理移交手续。对于重要的数码照片，还要注意登记读取设备软件环境和硬件环境的版本、数据类型、格式，以保证数码照片的真实性。
　　2.针对数码照片特点，规范数码照片整理程序。
　　（1）科学鉴定，区分数码照片的信息价值。整理前首先需要进行鉴定，工作需要时可邀请摄影者、承办部门和照片中的人物协助鉴定照片价值。归档的每一张数码照片都要确定保管期限。
　　（2）数码照片档案分类与编号
　　数码照片按其形成年度分类，不同年度的数码照片应分别整理。每一个年度建立一个文件夹，文件夹内的数码照片可按时间或重要程度排列，编大流水号。一组联系密切的数码照片应排列在一起。编号过程中对数码照片进行文件重命名，数码照片号的结构是：年度+流水号。年度和流水号各为4位阿拉伯数字，不足四位的在前补“0”。
　　（3）编制照片档案文件级目录
　　永久、长期的数码照片纸质冲印并整理归档后，逐件著录，标明数码目录号、盘号、数码照片号，同时编制文件级照片目录。
　　（4）刻录光盘
　　按照归档年度刻录光盘，选择只写模式。为方便查找利用，不同归档年度的数码照片不要刻录在同一光盘。光盘刻录一式两份，一套封存保管，一套供查阅利用，根据重要性等条件可刻录第三套作为异地保存。数码照片光盘刻录的内容包括数码照片文件夹、文件目录、光盘说明文件。光盘刻制后应装入光盘专用包装盒，包装盒封面内容与光盘说明文件内容相同，逐一填写。光盘依时间顺序编制光盘目录。
　　（5）严格库房管理制度，保证数码照片安全保存
　　依据光盘保管要求的条件，库房要远离强磁场，严格执行“七防”措施，以减缓光盘退化，防止霉菌滋生。日常管理注意操作规范化：如触摸光盘时应带无纺棉质手套，手指不应触到光盘的反射面，轻拿轻放，避免盘面划伤。
　　（作者单位：唐山市引滦工程管理