浅析事业单位档案规范化管理

档案管理亦称档案工作，是直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，包括收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用。事业单位档案，是其在为对象提供服务和进行内部管理中形成的具有重要考查利用价值的资料。九十年代的事业单位运作中，几乎90%都未规范档案管理工作，资料收集意识差，也无法体现较大的利用效果，导致许多处理事务中存在无凭无据，查不清道不明的事。近年来，国家档案馆、省、市档案局对基层的事业单位档案工作有了新的标准和要求，同时也加强了对基层事业单位档案工作的监督、指导和管理服务，使档案工作能逐步深入事业单位的日常工作中，最大价值的体现档案工作的利用效果，服务中心工作管理常受益。

近年来，初步建立起的事业单位档案管理工作存在着许多制约因素，导致无法达到档案管理的预期目的。其原因大多为以下几种：常常遇到盲目收集大量资料，却无较大的利用价值；档案工作未形成常态，遗露、丢失的重要资料无从查找；档案制度未及时建立，无监管机构和力度；档案硬件设施不齐全，资料破损严重，补救无妄；从事档案工作人员更迭频繁、缺乏专业技能和工作经验，管理效果差。综上所述的多种因素，如何做好档案工作，管好档案资料，利用出成效，下面我浅谈几个方面。

一、加强制度建设，建立档案管理网络

与上级档案业务指导部门联系，指导制定适合本单位实际业务工作的《档案管理“三合一”制度》尤为重要，按照“三合一制度”分类整理库藏档案，确立档案工作基本框架。严格按照归档范围和整理要求对资料进行收集、整理、编目、装订，保证档案资料真实、有效、齐全。制定出台《档案工作人员职责》、《档案归档制度》、《档案保密制度》、《档案保管制度》、《档案利用制度》、《库房管理制度》与《档案鉴定与销毁制度》等档案管理规章制度，使档案工作有章可循、有制度可依、立档合理，分类、保管和使用更趋规范化、科学化、程序化、制度化。

建立由重要领导和部门负责人组成的档案管理网络，提高档案工作的重视程度，明确责任到人。健全各部门间档案管理链，每个科室设兼职档案员，明确兼职档案员责任，严把质量关。制定档案工作规划，确定档案工作年度目标和任务，建立档案工作联络员制度，制订各部门资料收集、移交时间表，部署档案工作形成常态，确保档案管理工作的高效运转。

二、加强硬软件建设，提高服务水准

一是建立充足的档案库房，为永久室藏档案预留空间。配备档案柜、密集架、阅览室、陈列室、档案人员办公室和档案微机室，并严格按要求实行库房、办公室、阅档室三分离；配置电脑、打印机、扫描仪、装订机等专用设备；安装防盗门锁、铁门、铁窗栏、遮光布等安全设施，添置灭火器、除湿机、温湿度计、吸尘器、防潮箱、防虫剂等配套设施，使档案保管达到防光、防潮、防尘、防盗、防高温、防霉等“八防”要求。购置标准档案印章和档案装具，严格遵守档案用具使用规定。

二是加强档案管理人员的培训工作。优质的档案管理水平依靠的是档案人员的敬业精神，只有同时具备较强的业务能力和工作责任心，才能实现档案管理到位。然而档案管理有其特定的要求，各事业单位在平时工作中均很难配备专门的档案管理工作人员，大多采用兼职的管理模式，兼职的档案人员缺乏专业技能，档案整理标准得不到保障。必须加强档案管理方面的业务学习，创造条件组织专兼职档案人员参加培训学习和技能竞赛，提升档案人员的职业素养，提高档案管理水平和服务标准。

三、逐步建立档案信息化管理，提高利用效率

所谓“档案管理的信息化”，是指档案管理的模式由原来的以档案实体保管作为重点，转向以档案实体通过信息化形式向社会提供服务作为重点。利用软件实现档案实体的信息化，可以对档案信息资源进行分类、分析、提取和加工，能提高档案管理和利用效益。与传统的档案资料相比较，电子档案更便于保存、修改和查询，并且，可以利用网络进行快速传递，从而提高档案管理的利用效率，降低档案管理成本。

综上所述，事业单位的档案工作虽在逐步完善中，但有许多值得借鉴和学习的模式和经验，以上只是个人从事档案工作的几点浅识，还需在经后更多的实践工作中总结亮点。档案工作最大的目的在于利用，如何更快速更便捷的为服务对象提供利用价值，将是档案工作经后探研发展的方向。

（作者单位：武汉市儿童福利院）