浅谈档案管理的现代化发展

王跃辉

（黑龙江省绥化市北林区河道管理处，黑龙江 绥化 152000)

1 档案管理现代化的必要性

随着人类社会进入信息时代，社会上存在着大量的信息，传统的档案管理对于新的形势显得力不从心，新时期的档案管理必须充分利用信息时代的相关技术，如电子计算机技术、互联网技术以及数据库技术来进行档案的收集、录入以及保存、共享等等，这就迫切需要对传统的档案管理方式进行改革，实现档案管理的现代化。采用现代化的技术手段对档案进行管理能够极大的提高档案管理的效率，极大的缩短档案检索的时间，减少档案管理人员的劳动强度，使其从繁重的工作中解放出来有更多的时间去掌握新的技能，提高自身的业务素质。同时计算机设备的在档案管理中的广泛应用，能够使原本枯燥乏味的方案管理变得更加的直观形象，可以通过图形化的操作界面对档案进行直接的管理，使原本繁琐的管理变得十分的简单。

充分利用现代化的管理手段以及先进的信息化技术和数字设备对档案工作以及档案本身进行科学话的管理，从而有效的缩短管理时间，提高管理效率，在降低档案管理成本的基础之上提高档案管理的经济效益和社会效益。随着信息时代的到来，档案管理者每天都要面对海量的信息，对于这些信息的分类和处理需要极大的工作量来完成，这使得档案管理人员不堪重负，这就迫切需要采用现代化的档案管理手段对传统的档案管理方法进行革新，在做好档案管理工作的基础之上对现有的档案所包含的丰富的信息资源进行开发利用，促进社会的发展和文化事业的进步，使档案成为一种有效的社会资源，这些都迫切需要现代化的档案管理手段对档案进行科学的管理。

2 档案管理现代化的要求和原则

随着信息时代和网络时代的到来，档案管理的现代化成为不可阻挡的大趋势，是档案服务在新时期的必然要求。档案管理现代化是一个系统化的大工程，设计到多个专业和部门的协同合作，且需要大量的资金作为支持，这就要求档案管理现代化的过程中要量力而行。在此基础之上还有坚持一下的原则：

2.1 信息共享原则

档案管理现代化的目标不应该仅仅局限于对档案的单纯的整理和保存，而是应该在此基础之上对其所包含的信息资源进行最大限度的发掘和利用，最终实现档案资源的共享，因此在档案管理现代化的过程中一定要对现有的档案进行科学的整理和分析，找出有用的资源，通过网络等手段进行共享，让整个社会都能享受到档案所提供的信息的价值。

2.2 坚持协作原则

档案管理现代化的建设包括相关设备基础设施的建设以及相关的管理规范和标准体系的建立和完善以及配套的信息系统和数据库的建设，而档案管理部门仅凭一己之力很难独立完成这些工作，这就使得档案管理现代化的进程面临着很大的阻力。这就需要档案管理部门在现代化的过程中加强与其他部门的协调工作，借助相关的部门的帮助或者是信息最终实现档案管理现代化的实现。

2.3 质量优先原则

档案管理现代化建设的关键在于建设高质量的服务，所以可以看出来，质量是档案管理现代化程度的衡量标准之一。因此档案管理现代化不仅仅是对档案单纯的数字化，片面追求数字化的储存形式，而忽视档案本身的质量。档案管理部门应将重点放在提高质量的服务上，使人们能够获得高质量的档案资料。

2.4 长期性原则

档案管理的现代化是一个过程，因为现代化的社会是不断的变化和发展的，这使得档案管理也处于动态的变化过程中，而不是一成不变，这是一项长期的系统化的工程，需要整个档案管理部门的所有人员的亲密合作和长期的不懈努力，只有这样才能确保档案管理现代化程度的不断提高。

2.5 实效性原则

管理的科学有效是档案管理工作现代化的主要表现形式。所以档案管理现代化应该从自己的实际情况出发，及时的引进相关领域的最新的技术和设备，将其充分运用到日常的管理工作当中。在日常的管理工作中要保持高度的灵敏性，对于有价值的资料要及时的收集和保存，从而确保档案的时效性，这样才能确保档案本身的价值。

3 我国档案管理现代化存在的若干问题

现阶段存在的若干问题概括如下：档案信息自动化系统的标准化、规范化水平滞后，系统的整体水平参差不齐。数据库建设步伐较慢，管理体制落后，系统建设资金投入不足，人才培养滞后。

4 采取哪些对策加快档案管理现代化的发展进程

4.1 要培养一批高层次的档案信息专业人才和新型化高层次管理人才入手

要尽快培养既懂专业知识，有懂信息技术，具有综合工作能力的信息专业人才和新型的高层次管理人才，为迎接知识经济的到来做好充分的准备。

4.2 要加强档案信息素质教育，加快建立档案信息网络

要注意加强档案主体意识和获取意识教育，利用档案信息守法意识，加强档案工作者的档案信息保密意识，传播意识和更新转换意识。提高运用现代化技术和设备，获取档案信息技术和设施武装档案信息网络，不断提高档案信息的效益功能。

4.3 要科学地制定、贯彻和修订各项标准，使档案工作逐步实现标准化

计算机技术的应用是档案工作技术现代化的中心，而电子计算机的高效率是以档案管理业务标准化为基础的。因此，要适应知识经济发展要求，加快档案现代化管理就必须实现档案工作标准化。

4.4 要强化服务意识，拓宽服务领域

要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，主动面向知识经济主战场，把档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务的轨道上来。

总结

档案管理现代化是我国社会主义现代化建设的组成部分，是社会发展的必然趋势。档案管理的现代化就是应用现代管理的理论、方法，对档案和档案工作实现科学管理，提高工作效率和效益，以满足社会政治、经济、文化发展对档案管理工作的要求。这就需要广大的档案工作者积极开拓，以先进的管理技术和现代化的手段科学管理档案，迅速准确而有致的为社会现代化建设服务。

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