教你如何利用Word批量打印证书

　　每逢打印证书，总是感觉很烦琐，一份一份地编辑打印总要花费很长时间。您是否想过找个快捷方便的方法，高效地完成工作呢？在这里，我将利用Word中的“邮件合并”功能批量打印证书的方法分享给大家，希望大家能从中获得一些帮助。下面我就以打印“获奖证书”为例，逐步讲述“邮件合并”的操作方法。
　　第一步：准备数据源
　　数据源可以是Excel工作表，也可以是Access文件，因为“邮件合并”实际上就是一个数据查询和显示的工作。本文以Excel工作表为例，文件名为“获奖名单.xls”，里面有一个工作表“获奖名单”，工作表里面有五条数据记录，我们的任务就是把这五条记录按照指定的模板打印成获奖证书。 如图1所示。
　　第二步：准备模板
　　模板文件是要输出的界面模板，也就是最终打印的证书的大致形式。这里以Word文档为例，新建Word 2010文档，在文档中输入如图2中的文字，保存文件并命名为“获奖证书.doc”。
　　您的作品 在20Iz7fCRTkWLfhmYn1V/FBWP8muAroo5zHtzPJiT634rk=10年多媒体课件大赛中获得 ，特发此证，以资鼓励。
　　2010年7月
　　第三步：邮件合并
　　打开模板文件“获奖证书.doc”，在Word 2010中，从“邮件”菜单中依次选择“开始邮件合并”、“邮件合并分步向导”，打开邮件合并对话框。如图3所示。
　　按照向导提示，选择文档类型“信函”，选择开始文档“使用当前文档”，选择收件人“使用现有列表”，通过浏览找到数据源文档“获奖名单.xls”。下一步撰写信函，将收件人信息添加到信函中，即将光标定位到要插入数据的地方，然后单击列表中的项目，将数据域插入到模板文档中，完成信函撰写之后预览每个收件人的信函，即每条记录的文档打印页面。完成之后的文档如图4所示。
　　《姓名》老师：
　　您的作品《作品名称》在2010年多媒体课件大赛中获得《奖次》，特发此证，以资鼓励。
　　 市教育局
　　 2010年7月
　　到此，邮件合并的工作基本结束了，点击工具栏上的“预览结果”，可以预览合并后的数据结果，点击工具栏上的“完成并合并”下拉箭头，选择编辑单个文档、打印文档或者发送电子邮件，完成邮件合并。
　　如果打印成证书还要调整版式，根据证书尺寸调整页边距、行距等格式，调整好之后就可以批量打印了，几十条甚至上百条记录一会儿就能打印出来。另外，本文中使用的是Office 2010版，由于版本不同，“邮件合并”的按钮在Word中的位置有所不同，不过大同小异，大家可以自己研究。Word的功能非常强大，我们要挖掘其潜在功能，充分利用这一文档编辑工具。
　　（作者单位：山东高唐县特殊教育学校）