档案管理信息化问题初探

姜硕

（哈尔滨市急救中心，黑龙江 哈尔滨 150056）

1 档案管理信息化的内涵

1.1 什么是档案管理的信息化

所谓的信息化指的就是在相关部门的统一领导下，充分利用现代的高科技信息，将信息资源有效整合管理以便于工作。换句话说，信息化就是指把过去传统的以实体保管为形式的档案管理转变为信息化的管理方式。具体内容有以下几点，第一，实现档案信息的数字化和网络化;第二，确保档案信息的接受以及传递等能够实现一体化模式;第三，确保档案信息能够有效共享。第四，它在很大程度上会带来档案管理方式的改变。

1.2 档案管理信息化的特点

档案信息化建设是指档案信息的数字化，是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，有效地将介质文件以及已经保存好的电子档案完美的整合，建立高效的档案信息媒介。信息化的建设主要包括数字化的档案馆。数字档案馆是利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式，它强调的是在数字化档案馆环境下用户开发利用档案信息资源的便利。它有如下的特点：

在存在的方式方面，是一种无形的信息组织与利用环境；在运行方法方面，存取档案信息的网络化；在功能定位方面，以存取为中心。站在另一种层面上，我们会发现数字化的档案馆与实体模式的有密切的关系：数字化的是建立在实体化的基础之上的。

数字化的出现对实体化的发展方向以及发展模式有了新的严格要求。

数字化能够有效地服务于实体化的运行。 数字化与实体化之间不是相互替代，而是一种互相依赖的关系，他们互相的促进对方的发展，以此来保证档案的管理工作有序进行。

在当前的发展模式下，确保档案朝着信息化的方向不断进步是当前工作的重点，同时也是档案管理必经之路，它能够有效地衔接好档案管理工作的当前模式以及以后方向。

1.3 档案管理信息化的内容

①信息化的基础设施建设。档案朝着信息化方面发展首先要做好软件以及硬件方面的工作。软件以及硬件方面的工作是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，它的中心是档案的信息网络。它能够有效地帮助传输信息，交换信息，同时实现资源的有效利用。

②档案信息资源建设。档案信息不仅仅是一种信息，它是我国的国民经济以及社会进步的优质战略资源。它的开发和利用是档案信息化的核心任务，是档案信息化建设取得实效的关键。

③档案的标准和规范建设。要想做好信息化工作就必须确立相应的规范标准。主要指。电子文件归档和电子档案管理，档案信息的资源标识、描述、存储、查询、交换、管理和使用等，最终确保我国的档案信息能够有一套完整的运行体系。

④档案信息化的应用系统建设。它对信息资源的开发以及利用和相应的网络建设等提供有效地技术支持。它的应用面较广，工作量较大，对信息化的建设速度以及质量有很大的影响，充分的体现了信息化发展的价值。

⑤建立一支高效的人才队伍。高效的工作班子对整个的信息化发展有重大的影响，关乎成败，在很大程度上决定了其他要素。

2 档案信息化建设中存在的困难与问题

使档案朝着信息化的方向发展有重大的意义。它不仅仅对档案信息的现代化发展模式有促进作用，同时还对档案的社会化服务工作有重要影响。使得档案能够从过去的封闭服务转变为开放性的服务，有过去的只服务于国家转变为服务整个社会，由服务于机构官员转变为服务于人民大众。具有深远的影响以及重大的意义。 档案工作将面临全新的模式。但是不得不说的是目前要做到此点还存在一定的难度。

2.1 资金困难

要想档案朝着信息化方向发展必须要解决的一个问题就是资金问题。我们要确保运行就必须要购买各种机器，比如电脑、扫描仪以及打印机等等的设备，还有开通局域网络以及外部网络。所有的这些步骤都对资金有严格的要求。而且像是购买的电子产品等，由于他们自身的特点使得我们必须不断的更新置换，不可能做到只投入一次就可，所以我们可以想象后续的更换维护等的费用会很大。

2.2 任务繁杂，效率低下

我们一般是先采用扫描仪等设备将实体的文件以及书籍和照片等转换为电子形式的文件，然后要按照相应的规定使用文档处理系统来系统的整理数据库内容，以便日后使用方便。接下来要做好远程服务工作，设立网络平台。第四点，为了确保黑客以及操作失误等现象，应该进行数据加密以及防火墙等的防护措施，这样就能够确保信息不至于丢失。最后一点，要严格的跟随高科技的发展步伐，不断的更新电子文件，保证他们的运行有效，这能有效地防止因为技术升级等问题导致的文件失效。

2.3 没有充足的专业人员。信息化的管理方式对工作人员的思想以及专业水平和写作能力等综合的素质有严格的要求。所以需要那种能力较强的人才，但是受各种因素的制约，以及待遇等的问题导致不能吸引能力较强的人才。即便吸收到好的人才又没有很好的条件留住他们，最终致使档案部门出现高效率的人员不足，现在的人员思想保守，工作方法不合理等等的弊端。

2.4 应对环境变化，不能有效地转换服务的方法

在传统的档案管理工作中，档案部门归属国家，主要服务与党政机关等部门，内容主要的是一些重要文件等，运行环境较为封闭。然而信息化的模式是一种全新的公开透明的，面对的是广大社会群众，因此对服务的质量方面有很高的要求。这就要求各级档案管理部门要全面落实科学发展观，始终坚持以经济建设为中心，以为最广大人民群众服务为出发点，更新服务理念，拓宽服务领域，提升服务质量。

3 档案管理信息化的建设途径

我们应该把国家的信息化进程与档案事业的不断发展有效地结合起来，把档案的信息化发展当做是国家的信息化发展的重点，以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，以此来确保档案事业能够有序快速的发展，更好的服务于社会主义的发展模式，我们要不断的更新我们的思想观念，从不同的层面加强对档案的管理。

3.1 加快档案信息化基础设施建设

建设数字化档案馆，大致包括档案馆库房建设，档案馆馆藏建设，检索工具建设，规章制度建设，专兼职档案干部队伍建设及档案服务利用工作等等。继续推进运用计算机管理档案，提高档案馆计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。

3.2 促进档案信息资源建设

要实现数字化的发展方向，就必须依托信息技术有效地处理各种档案，包括纸质的、照片底片以及录音等各种不同的档案，进行有效的数字化的存储以及处理，就是所谓的馆藏的建设工作。

3.3 加强档案目录数据库建设

要充分运用计算机技术，加快档案目录数据库建设，提高档案检索利用服务质量。当相关部门送交档案时，要保证将机读目录等同时送交。

3.4 积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设

如果条件较好，我们可以通过对电子形式的档案的接受，采用数字化的模式管理档案，建立多媒体以及全文的数字系统等，以此来提高服务质量和工作效率。

3.5 加强电子档案归档管理

档案部门应该依据相关的规定要求，不断的完善监督机制以及指导工作，以此来确保档案的真实有效。我们应该不断的研究新的技术方法，确保电子档案能够得到有效地管理。最终确保档案信息能够朝着高科技的方向发展，能够更好地服务于我们的社会建设。

[1]邓绍兴，陈智为.档案管理学[M].北京:中国人民大学出版社，2001.

[2]彭荣.档案信息化建设的几点思考[J].档案学通讯，2004(1).

[3]沈运青.提高档案意识发展档案事业[J].龙岩师专学报(社会科学版)，2006(2).