基于TRIP数据库的公文电子化管理系统的设计与实现

徐 飞，夏敏捷，高艳霞

（中原工学院，郑州450007）

基于TRIP数据库的公文电子化管理系统的设计与实现

徐 飞，夏敏捷，高艳霞

（中原工学院，郑州450007）

设计并实现了一套基于TRIP数据库的公文电子化管理系统.本系统对提高公文查询效率和进行公文保存具有较高的理论意义和实用价值.

TRIP数据库；公文；电子公文；公文管理

公文是政府部门和企事业单位向上请示和向下传达命令等工作的重要组成部分.传统的公文文档以纸质原件为主，签发后存储于档案柜中，当要查询或使用公文时，需要耗费大量的人力和时间查找，当公文越来越多时，查找公文非常困难，而且纸质公文存放还要占用大量的空间，这样导致纸质公文的管理、维护、储存需要耗费大量的人力、物力和财力.

本系统通过把纸质公文电子化并进行归档存储，为以后的检索和使用提供了便利，节省了存储空间，提高了查询效率.现在的公文一般有电子档，这种公文的电子档可以直接进行存储归档，这样可以在不增加任何工作量的情况下，对公文进行管理、检索和维护，大大提高了工作效率［1］.

1 TRIP数据库

本系统使用的数据库是TRIP数据库.TRIP数据库是1972年瑞典皇家工学院图书馆开发的面向图书情报检索的专用软件，它是首个面向全文检索的商用数据库系统.其优势在于可以全文检索数据，处理那些规格不一、结构不定、类型各异、长度参差的数据，这是目前大多数关系数据库所不具有的［2］.当存在大量数据时，其检索的速度也是关系数据库所不能比拟的.

TRIP数据库和一般关系数据库不同，每一个TRIP数据库只有3个独立的文件，其后缀分别是.BAF、.BIF和.VIF.BAF为基本文件，存放数据库记录的原始信息；BIF是倒排文件，存放能对原始信息快速查找的词条；VIF是BIF文件所存词条的倒排信息，用于模糊查找.TRIP数据库的这3个文件的结构取决于其中的信息内容，而和TRIP系统运行所在环境的存储介质无关，也就是说，TRIP数据库的这3个文件是独立于操作系统平台的，进行数据库备份和恢复也比较容易.TRIP数据库中的TRIPView组件，能将200多种不同格式的电子文档如 Word、PDF、Powerpoint和Excel等存放到TRIP数据库中，同时自动抽取其中的文字内容并建立倒排文件，供用户快速查看.TRIPView配有HTML转换器，保证内部或外部的Web用户不必安装任何附加的浏览器或插件，就能查看到原来文件的信息［3］.这些功能是其他数据库所不具有的.

2 系统分析与设计

对公文进行电子化管理，可以根据公文的不同情况分别处理.如果只是进行公文的收发，对电子文档，可以直接进行公文的收发、存储和检索等处理；对纸质文档，首先进行纸质文档的扫描，扫描后存为电子文档，可以供以后存储、抽取和检索.系统在把文档存储到TRIP时，可实现全文的倒排，从而保证了全文检索.本系统支持C／S和B／S模式，在保证高速度录入信息的同时，也方便了用户通过浏览器查询.系统的流程如图1所示.

图1 公文电子化管理系统流程图

本系统分为7大功能模块：系统配置、公文管理、用户及用户组管理、类别管理、日志管理、备份管理、Web端检索.系统结构如图2所示.

图2 公文电子化管理系统结构图

2.1 系统配置

系统配置主要用于配置部署公文系统的服务器地址和通信协议及端口，其界面如图3所示.可以根据不同的工作需要来对系统进行配置，这样可提高系统的灵活性和适应性.

2.2 公文管理

公文管理分为4个方面：发文管理、收文管理、公文的检索、公文的统计.发文管理能够进行公文的起草、发送、审批和归档.在发文中，可以对流水号、档案号、标题、主题词、签发人、密级、紧急程度等进行设置，还可以设置主送人、抄送人和添加抄送给多个人等功能，同时还可以自动选择日期和添加各种附件等.发文登记界面如图4所示.

图3 系统配置图

公文收文管理的功能主要是进行公文收文的登记和归档，在收文中对档案流水号、文号、标题、主题词、签发人、密级、紧急程度等进行设置，也可以自动选择日期和添加各种附件等，收文登记入图5所示。

不管进行的是收文存储还是发文存储，都要用到公文检索.检索时，用鼠标点击列表中的某条记录，即可通过“检索列表”、“基本信息”、“档案文件”、“档案文件文本”和“批阅文件”等窗口查看该文档的基本信息、档案原文件、档案中的文本和该档案的批阅文件；也可通过点击“下一文档”和“上一文档”按钮，移动记录指针来显示文档；还可以在窗口下的输入框中输入需要的关键词，点击“搜索”，即可在“检索列表”窗口中显示出包含有该关键词的所有文档.例如，在搜索框中输入“通知”，即可把系统中所有包含“通知”的文档列出来，如图6所示.

公文统计功能主要是方便用户查看公文的各种情况.例如.选择“按年度”统计，单击“统计”按钮，则显示出统计报表和默认的饼状图，如图7所示.在图表类型下拉列表中，可以选择图表的类型，如饼状图、柱状图、折线图.将鼠标放在图形的某一个系列，可以显示该系列所有的文档数.

2.3 用户及用户组管理

本系统可以通过不同的用户角色或用户组来控制用户权限，不同的用户角色具有不同的权限，有的用户角色可以查询，有的用户角色既有查询权限也有修改权限.为了控制用户的权限，相同权限的用户可以加入一个用户组.

2.4 类别管理

类别管理主要是根据实际需要建立各级部门，通过不同的部门对文档等进行各种管理.本系统中每个部门管理员只可以管理本部门的电子公文.

2.5 日志管理

日志管理主要实现对日志的记录、检索和查看.当公文系统运行或公文文档出问题后，通过日志记录可以找出某个人对公文系统或电子文档进行了什么样的操作.

2.6 备份管理

主要对数据库进行正常的备份.

2.7 Web检索

为了客户使用方便和快捷，本系统还提供了Web端检索功能.检索时，进入检索主界面，选择“检索”主题（如其中的“全部”、“标题”、“正文”等），在右侧的文本框中输入检索关键词“通知”（如图8所示），接着单击“搜索”按钮，即可显示出所有和“通知”相关的文件.检索结果如图9所示.

图8 主题和关键词的确定

3 系统关键技术的实现

3.1 电子文档的存储

纸质文档电子化后如何存入TRIP数据库以及原始的电子文档如何存入数据库？首先应建立所需的TRIP数据库，接着在Visual Studio 2010开发环境下，引入针对VS 2010开发环境的TRIP数据库的动态连接库.打开VS 2010主菜单，单击【项目】→【添加引用】→【浏览】，在安装好的 TRIP系统下找到TRIPnxp.dll，将其添加到VS 2010中，接着进行电子公文系统的开发.

（1）新建TRIP数据库连接类UpdateData：

UpdateData ins＝new UpdateData（"AMS＿ARCHIVES"）；

（2）建立会话：

图9 检索结果

ins.createRecord（s.Session）；

（3）字段内容通过addOneField写入数据库：

ins.addOneField（s.Session，"FILESN"，text－Box1.Text）；

（4）把电子文档写入数据库：

FileStream fs＝null；

if（！file1.Equals（""））

｛

fs ＝ new FileStream（file1，FileMode.Open）；

ins.addStringFiled（s.Session，"filestring"，"filetext"，"filename"，"filesize"，fs）；

｝

3.2 各种电子文档的显示

把各种电子公文写入数据库后，当需要这些公文时，可以根据需要进行公文的检索和查看.TRIP数据库中的TRIPView组件是一个文档检索管理组件，它能够将200多种不同格式的电子文档存放在TRIP数据库中，同时自动抽取其中的文字内容，供用户检索和查看原始文档的视图.在本项目中，TRIPView的使用步骤如下：

（1）安装TRIPView；

（2）打开VS 2010，选择【工具箱】，在【工具箱】面板上单击“右键”，选择【选择项】→【COM 组件】→【TRIPViewer Control】；

（3）在【工具箱】选项中，把“TRIPViewer Control”控件拖入显示电子公文文档程序中；

（4）如要显示原始文档，则需要再添加以下代码：

showSrcForTripView（string stringFieldName，String srcName，AxTRIPVIEWERLib.AxTRIPviewer viewCtrl，SearchData sd）

｛if（srcName！＝""）

｛

viewCtrl.Visible＝true；

byte［］f ＝ sd.getStringField（frame.GetSession（）.Session，n，stringFieldName）；

FileInfo f2 ＝ new FileInfo（src－Name）；

string tempDir＝frame.GetBaseData（）.TempDir；

string filePath＝tempDir＋ "＼"＋f2.Name；

saveFile（filePath，f）；

／／TdbField a＝ myupdate.Record.Head.GetField（"Filestring"）；viewCtrl.ViewFile（filePath）；

｝

else

viewCtrl.Visible＝false；

｝

根据不同的输入内容，TRIPViewer显示不同的内容.

4 结 语

本文针对纸质公文繁多、保存和检索困难的特点，利用目前最先进的商用非关系数据库TRIP，开发了一套电子公文管理系统.本系统利用TRIP能够对常用的200多种文档进行文字抽取的特点，把电子公文存储到系统中，并对电子文档进行抽取［4］.这样即节省了公文文档保存的空间，也提高了公文查找的效率，尤其是公文全文查找的效率.

［1］ 张华，刘凯.基于.NET的公文流转系统设计与实现［J］.电脑知识与技术，2010，6（27）：7520－7522.

［2］ 张龙.浅谈TRIP数据库系统的特点及应用［J］.甘肃科技，2007，23（4）：73－75.

［3］ 陈振宇.全文数据库TRIP在知识管理系统中的应用［D］.北京：北京邮电大学，2005.

［4］ 王伟.TRIP数据库系统的优势［J］.安徽科技，2008（4）：50－51.

The Design and Realisation of Electronic Official Documents Management System Based on TRIP Databae

XU Fei，XIA Min－jie，GAO Yan－xia
（Zhongyuan University of Technology，Zhengzhou 450007，China）

With the purposes of the electronic practice of paper official documents，the improvement of official documents management efficiency and the electronic filing，a set of electronic official documents management based on TRIP（Database）is designed and put into practice，which has both theoretic and practical meaning for the inquiry efficiency and filing of official documents.

TRIP Database；official documents；electronic official；documents management

TP311

A

10.3969／j.issn.1671－6906.2012.05.004

1671－6906（2012）05－0014－06

2012－09－04

河南省科技攻关计划项目（122102210057）

徐 飞（1979－），男，河南开封人，讲师，硕士.