基层医院档案管理存在问题及对策

衡明慧

1基层医院档案管理中存在的问题

1.1管理意识薄弱，档案利用率低。档案管理在社会生活和经济建设中的作用十分重要，有效地利用档案资源，可以为社会带来巨大的经济效益和社会效益，也能促进各项事业的高速发展。在基层医院档案管理工作中，许多负责人认为，档案管理工作不能创造经济效益，只是对档案进行简单的收集整理和存放保管，看不到档案的利用价值，档案管理意识薄弱，缺乏对档案管理工作的足够重视，在利用档案为医院管理工作服务，为领导提供决策依据等方面的认识不足，阻碍了医院档案管理工作的进程，使多数档案不能发挥其功效。

1.2档案管理制度不健全。目前，在档案管理方面，除了专门的档案管理部门之外，一些大的企事业单位在档案管理方面都存在着许多问题。许多基层医院基本上没有专门的档案管理机构，档案管理人员没有经过专业的培训，也没有系统地学过档案管理方面的知识，业务上不合格，往往不能做到“专人专岗”，导致档案管理工作不精细、不正规。另一方面，缺乏严格的考核，管理体制不够健全，或者制定有相关的管理制度，但执行不力，形同虚设，缺乏监管。由于人力、财力投入不足，使得档案管理混乱，档号编辑上不规范，案卷标题书写紊乱，影响档案的使用和查阅。

1.3档案硬件投入及经费不足，档案检索效率不高。许多基层医院对档案管理必备的硬件设施投入不到位，没有设立专门的档案室。或者，即便有档案室，但库房杂乱狭窄，“八防”设备不配套等，造成档案材料霉变，甚至缺损不完整等档案损毁的现象。基层医院档案缺乏现代化的管理手段，对于档案的检索利用率不高，只是将归档材料基本信息简单录入，并将其以电子化的形式保存，并没有系统地进行档案的编排和整合，不利于档案及时有效地检索。

1.4档案专业人员业务素质不高。目前，基层医院档案管理工作人员普遍存在知识结构偏差、年龄偏大、综合素质偏低等缺陷，远远不适应现代社会对档案管理的需要。同时，医院管理层对档案工作的不重视，也导致从事档案管理的人员对工作缺乏热情和积极性。大部分基层医院的档案管理人员均没有经过系统化、专业化的档案管理知识的培训，档案资料的收集、整理及档案的保管、利用、开发等业务不熟悉。

2提高基层医院档案管理效率的对策

2.1领导重视和支持档案管理工作。想彻底改变基层医院档案管理的现状，要把档案管理纳入医院管理的重要议程，与医院的医疗业务建设同规划、同发展，在财力、人力、物力等各方面给予适当政策倾斜。要加大档案管理的宣传力度，提高各级部门对档案管理工作的认识，使档案管理工作得以顺利进行。档案管理人员要树立大局观，加强主动服务意识，为领导提供档案信息服务，使得档案工作的认可度和影响力得到提升。

2.2实现档案管理信息化。随着计算机技术的发展和网络社会化的实现，档案管理正从传统的纸质手工管理向现代信息化管理迈进，这是时代的召唤和需求。因此，档案管理应和信息管理系统、资源管理系统、ERP系统、CAD/CAM系统等结合起来，才能和现代信息社会的发展相配套。这就要求基层医院档案管理部门积极推动档案电子信息化进程，使档案管理成为信息化管理的一个重要组成部分。档案信息化管理使档案从原来的封闭式、分散式走向开放式，形成一体化、网络化的管理模式，实现档案信息资源共享，达到档案信息资源开发利用的效益，提高办公效率。

2.3提高档案工作人员专业技能和素质。选用政治觉悟高、工作责任强、思想作风正的优秀人才加入基层医院档案管理工作中去，用真正具有深厚文化素养、精湛专业技能的人才充实档案管理队伍。对目前从事档案管理工作的人员实行在职教育和岗位技能培训，使他们进一步掌握档案管理的原则和方法，增强档案管理工作的科学性，提高工作效率，提升档案管理质量。同时，适当引入竞争机制，调动档案管理人员的工作积极性。

（作者单位：漯河市中医院来稿日期：2012-08-20）