提高档案数字化加工质量对策

龚丽瑛

档案数字化加工质量的好坏，将直接影响档案信息的开发利用。作者以中原油田档案馆数字化加工实践为例，谈谈自己的看法：

1档案数字化加工成果存在的主要质量问题及原因

目前，数字化加工成果存在的主要质量问题是：图像处理不彻底、不清晰；文字识别率不高；有漏页、正文与底稿未分开等。导致这些问题的原因，主要有：

1.1档案原件质量问题。由于档案原件内容不清晰、纸质不适应扫描、破损等原因，造成扫描图像不清晰、文字识别率不高。

1.2操作人员业务技术不够熟练。由于操作人员技术不熟练，对分辨率选择不正确，造成图像不清晰、文字识别率不高。

1.3软件功能不够完备。由于数字化加工软件版本低，缺少必要的处理功能。

1.4操作人员工作粗心，图像处理不彻底，出现黑边、偏斜、污点等。

2提高档案数字化加工质量的对策

2.1邀请专业技术人员对操作人员进行业务技能培训，使其掌握数字化加工的流程、设备操作方法、技术标准，熟练掌握分辨率的选择技巧等，能针对不同图像、不同幅面的档案原件选择合适的分辨率，以保证图像质量处理；会对破损严重、无法直接进行扫描的档案进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件进行压平或烫平等相应处理。

2.2组织操作人员认真学习《纸质档案数字化技术规范》、《照片档案管理规范》、《电子文件管理规范》等规范和标准化文件，使其熟练掌握标准要求，在工作中减少盲目性，降低出错的可能性。

2.3配备多种新型扫描设备。（虹光AV3300）高速扫描仪，有平板扫描和自动送稿器连续多页扫描（高速扫描）两种工作模式。该设备适合纸型统一，且小于A4的纸张。虽然，它也有平板扫描的功能，但必须要求纸型小于A4。对于档案中很多的统计报表、工资发放表、报告及图册等（多为A3纸）则不适合。还有一些档案原件经专业印刷厂印制，装订精美（如各种汇编材料），不宜拆分，纸张虽然小于A4，能在该扫描仪上手工逐页扫描，但要长时间占用高效率的扫描设备，完成效率较低的工作。而（虹光 FB 6000E型）平板扫描仪，则专门用于扫描不适合高速扫描的档案。这样，可以针对不同的扫描原件选择合适的扫描设备，以确保扫描质量。

3扫描方式的选择

3.1根据档案幅面的大小（A4、A3、A0等）选择相应规格的扫描设备（如工程图纸可采用0号图纸扫描仪）进行扫描。大幅面档案采用小幅面扫描后的图像再拼接的方式处理。

3.2对纸张状况较差，过薄、过软或超厚的档案，采用平板扫描方式；纸张状况好的档案采用高速扫描方式以提高工作效率。

3.3对页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，视需要，采用彩色模式扫描。

3.4在分辨率选择上以满足纸质档案OCR识别要求，方便档案查询、利用为标准。对特殊纸张或档案原件清晰度不高的，通过增加分辨率，调整亮度、对比度等技术参数，直至扫描图像清晰为止；对于同一份档案，清晰度不同，特别是铅笔、钢笔等同时存在的，以文件主要部分的清晰为准；对部分字体很小、字迹密集的情况，可适当提高扫描分辨率，选择灰度扫描或彩色扫描，采用局部深化技术解决；对字迹与表格颜色深度不同的，采用局部淡化技术解决；图纸根据利用需要采用了矢量化扫描加工处理。

4做好档案数字化的全程控制。在档案数字化过程中，注重全面的质量检查，加强数据的质量控制。

4.1对数字化前的档案整理检查。要求进行数字化的档案原件须完整、排序正确，无缺码、缺页、重码，对破损、折损严重影响扫描质量的原件应预先修整。

4.2数字化后的数据质量、图像质量检查。扫描后的文件图像应保持档案的原貌，字迹清楚不失真，幅面摆放正确，亮度适当，既没丢失信息，又无增加信息，无错扫、漏扫。不符合图像质量要求重新处理。

4.3数据联接检查。通过机读目录数据库与已扫描的档案扫描图像文件进行联接，形成一一对应。

5强化责任意识。将任务目标分解，责任落实到人，组长作为责任人对数字化加工成果质量严格把关，对档案文件数字化内容的完整、准确、规范性负总责。由操作人员作为档案数字化加工的直接责任人，保证数字化加工成果的质量。

（作者单位：中原油田档案管理处来稿日期：2012-08-18）