政校企三方合作提高企业档案管理水平

雷鸣

1企业档案管理的现状

随着我省经济的发展，我省中小企业呈现出迅猛发展的势头，截至目前，我省中小企业已达22万多家。众多企业在生产、经营、科研、管理等各项活动中形成了大量资料，真实记录了企业诞生、发展的历史过程，从而产生了大量的企业档案。企业档案就是指企业在各项生产、技术、科研和经营活动中形成的对国家、社会和本企业具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

企业档案作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等方面发挥着重要的作用。规范化、科学化的档案管理是企业管理工作的一个重要组成部分，对企业的发展具有十分重要的作用。加强对企业档案的管理是促进企业发展的重要手段之一。然而，对省内外二十多家企业档案管理现状的调研结果表明，除了极个别企业比较重视档案管理，极少数企业的档案管理工作能够科学、规范、有序地进行之外，我省大多数企业的档案管理存在诸多问题。

1.1档案管理不规范。调查显示，很多企业疏于档案管理工作，不同程度地存在归档范围不明确、平时文件的收集整理不及时、归档文件材料收集不齐全、归档文件材料丢失损坏、档案分类不规范、档案保管期限确定不准确、档案案盒或案卷制作不规范等问题。很多企业甚至没有一个合格的档案管理人员。

1.2档案管理制度不健全。国家档案局对企业档案管理出台了一系列的规定：《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理办法》、《企业档案工作规范》（DA/T42-2009）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894—2002）、《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38-2008 ）。劳动部也发布了《企业职工档案管理工作规定》等。企业本应对照国家的相关规定，制定本企业的档案管理制度。然而，调查结果显示，绝大部分企业并没有制定档案管理制度，只有个别企业有自己的档案管理制度，但也非常简单。有的企业甚至不知道国家对企业档案管理有哪些相关的规定。

1.3档案保管不安全。按照档案管理的规范要求，档案的存放应有专门的库房，而且，库房要达到一定的要求，如温度、湿度要恒定，要防潮、防虫、防光、防尘、防霉等。对于档案装具也有一定的要求，特殊载体档案如光盘、照片等的存放更是有严格的要求。但据调查，目前，我省很多企业没有专门保存档案的库房，更谈不上库房的要求了。另一方面，企业档案库房管理制度也不够健全。

1.4档案检索利用不方便。档案检索方式分为手工检索和计算机检索两种。在企业中，目前，手工检索的比重较大，但很多企业没有做好档案检索工具的编制、检索系统的管理，造成手工检索很不方便。同时，计算机检索也存在一些问题，如，档案管理软件不能充分应用，计算机检索工具编制不够精确等。

档案的编研是档案利用的一种重要形式。然而，企业往往没有足够的档案管理人员，就随便找几个人来编研，造成编研成品质量低、不实用、利用价值小。

1.5档案信息化管理不到位。随着计算机以及档案管理软件的成熟和普遍使用，企业档案的信息化建设也有了很大的发展，企业现在已经普遍使用计算机编辑、打印文件，利用计算机传递文件、进行收文和发文的处理、存储文件等，由此，带来了电子文件和电子档案的管理问题。然而，企业对电子文件和纸质文件的保管缺乏科学的认识，没有认识到电子文件和纸质文件的互补性，往往不是纸质文件丢失，就是电子文件找不到了。尤其是电子文件，虽然保存了，但又缺乏科学的管理，很多企业存在电子文件不能及时收集归档、电子档案的日常管理不规范、电子档案管理渠道不完善、管理介质落后等问题，导致电子档案发挥不了应有的价值。此外，企业档案数据库的建设更是少之又少，企业档案信息化建设很不到位。

1.6人事档案、法律档案、特殊载体档案管理不到位。很多企业对档案管理的内容理解不够全面，仅对文书档案比较关注，而对企业员工的人事档案管理意识淡薄，对企业在生产经营活动中产生的合同、协议等法律档案的管理不够重视，对照片、光盘、产品实物、奖牌等特殊载体档案更是没有进行规范管理。

企业档案管理之所以出现诸多问题，究其原因，无外乎以下几个方面：一是没有政府档案管理部门规范的指导和监督；二是实际管理中没有合格的档案管理人才具体操作；三是企业本身也存在档案管理意识缺乏、部门职能弱化、档案信息化观念落后等原因。给政府档案管理部门、高职院校和企业本身提出一个亟待解决的问题——如何提高企业档案管理水平。

2提高企业档案管理水平的途径

在全面了解我省中小企业档案管理现状的基础上，充分发挥政府档案管理部门和高职院校的作用，同时，发掘企业自身的潜力，政、校、企三方合作。

2.1政府档案管理部门制定完善企业档案管理制度，加强指导监督。

2.1.1 政府档案管理部门应该依据国家已经出台的企业档案管理的相关规定，针对企业特点，出台并完善企业档案管理的相关法规和条例、办法，制定企业档案管理的标准，并切实将这些法规、标准发送到企业。并加大宣传力度，使企业都能够知道并熟悉企业档案管理的相关规定。

2.1.2政府档案管理部门应该对企业的档案管理工作加强业务指导。政府档案管理部门应对全省企业档案管理的现状作全面的调研，根据不同企业档案管理的不同情况，定期对企业档案管理工作进行业务指导。政府档案管理部门应安排技术人员到企业中手把手地教导企业档案管理人员，切实提高企业档案管理人员的业务水平，为企业档案管理水平的提高打下坚实基础。

2.1.3政府档案管理部门要对企业档案管理进行规范化、标准化的评估，加强对企业档案管理的监督。

2.2高职院校和企业进行产、学、研多方合作，共同培养出合格的档案管理人才。

2.2.1高职院校的教学管理要建立一套完整的适应校企合作的教学计划、教学管理方法、教学质量管理与评价体系以及教学行政管理方法。

2.2.2根据企业的实际需求，高职院校和企业共同制定新的秘书专业人才培养模式，合理设置专业课程，制定出课程标准和实训大纲，改进教学方法。

2.2.3高职院校提供场地，企业提供一定的资金和设备，共同建设校内实训基地，按照企业的标准和要求，共同开展档案整理实训和业务。

2.2.4企业管理人员到高职院校兼职上课，秘书专业教师到企业兼职上班，建立真正意义上的“双师”素质的教学团队。

2.2.5根据企业需求，学校和企业共同开发档案管理教材，既能用于秘书专业学生的教学，又能用于企业员工的培训。

2.2.6由高职院校和企业共同培养的档案管理高素质人才到企业顶岗实习，进一步熟悉和适应企业工作要求，毕业后到企业就业。

2.2.7根据合作企业的实际需求，建立相应的档案管理实验班，采用学校和企业共同培养、分批实习、轮流顶岗等形式，直接参与企业档案管理业务。

2.2.8秘书专业教师利用专业优势，对企业员工进行文书处理和档案管理培训等，提高企业员工的文书处理能力和档案管理水平。

3企业转变观念，增强意识，创新体制，切实提高档案管理水平

3.1转变观念，增强意识。首先是企业领导应该转变观念，充分认识企业档案管理的重要性，增强档案管理的意识，不能一味追求企业的利润，而忽视企业档案的管理。

3.2企业档案管理人员要不断提高业务水平。现在，企业中很多档案管理人员都是兼职的，因而，档案管理的业务水平不高。要转变这种状况，企业首先应该通过与高职院校深度合作，共同培养档案管理人才，为企业所用。同时，企业应该加强现有档案管理人员的业务培训。企业档案管理人员应该努力学习，在政府档案管理部门技术人员的指导下，不断提高业务水平，并应用到企业档案管理工作中，提高企业档案管理的总体水平。

（作者单位：郑州牧业工程高等专科学校来稿日期：2012-08-18）