高校档案服务中原经济区建设管见

董丽丽

1高校档案与中原经济区

中原经济区建设已经列入国家“十二五”规划，是国家区域经济调整和发展的一件大事，在河南发展史上具有“里程碑”意义。实现中原经济区建设目标，关键是发挥各类人才的积极性、创造性，发挥科学技术在发展中的驱动作用。就这层意义而言，承担着人才培养、科技创新、社会服务三大职能的高等学校，在中原经济区建设中居于十分重要的基础地位，应当充分发挥自身所具有的人才优势、科技创新优势，全力为中原经济区建设服务。

高等学校在其教学、科研及管理等活动中形成的档案，涵盖各个层面，既是高校运行的重要保证，又是运行结果的表征，因而，成为高校战略性资源。在“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的原则之下，作为高等学校历史财富的重要载体、现实实力的表现载体，高校档案发挥着“以档存史，以档利民，以档资政”的重要作用。高等学校在中原经济区建设中的地位和高校档案的作用，共同决定了高校档案必须服务于中原经济区建设。

现代信息技术的高速发展、计算机网络的迅速普及，为实现档案机构的网络化和档案信息的社会共享，提供了有利的前提条件。以档案数字化和档案机构网络化为契机，加快高校档案信息化建设，实现高校档案信息的数字化、网络化和接收、传递、存储、提供利用的一体化，在互联网上建立高校档案网站，形成为用户服务的信息平台，拓展高校档案信息服务的空间，实现高校档案信息高度共享，将推动高校档案为中原经济区建设提供直接服务的进程。这种直接服务，从其逻辑过程来说，首先，要在思想上树立“大服务”的意识，变高校档案间接为经济建设服务为直接服务于中原经济区建设；其次，是实现高校档案的信息化，在此基础上，构建基于互联网的高校档案数据库，为高校档案社会共享创造条件；最后，是发挥高校人才档案、科技档案集中的优势，建立高校档案联盟，为中原经济区建设提供集成支持。

2树立“大服务”观念，直接服务于中原经济区建设

高等学校档案服务于中原经济区建设，有两种途径：间接服务和直接服务。

从高等学校档案最现实的服务功能来看，学校档案形成于学校教学、科研和管理的运行过程，首位功能是为高等学校自身的建设和发展直接服务。高等学校建设和发展的成果，体现在其人才培养、科学研究与技术开发、社会服务职能的实现上。通过其三大职能的实现，高等学校为中原经济区建设作出直接贡献，实现高等学校档案间接服务于中原经济区建设。

无疑，这种间接服务是高等学校档案的自身地位所决定的，是必然的。然而，仅满足于这种间接服务而“止步不前”，既不能充分发挥高等学校档案及其管理所拥有的人才、科技信息含量、设备等优势，又与中原经济区建设的客观要求不相适应。高等学校培养人才的数量、质量和人才分布状况，科学技术研究开发的领域、能力、成果和经验教训，学校自身所拥有的人才和能够为中原经济区建设服务的其他财富的状况等，都反映在高校档案当中，可以通过档案开发利用而直接服务于中原经济区建设。要使高校档案直接服务于中原经济区建设，高校档案工作者就必须树立“大服务”观念，不断增强社会公共服务能力，完善档案利用体系。

首先，要自觉把高校档案工作放到河南以至全国经济社会发展的大局中来认识、来思考，围绕中原经济区建设确定的新任务、新目标，科学谋划档案工作的思路。坚持原有服务领域深化和新服务领域拓展并重，即深化为高校自身建设和发展服务这一传统领域的服务内涵，同时，开拓直接为中原经济区建设提供档案服务的新领域。

实现高校档案直接服务于中原经济区建设，就必须在继承传统的档案服务方式方法基础上，充分利用新技术新手段，推进档案服务平台建设，提升档案工作科学化水平，使档案工作更好地适应形势的发展变化。

3实现基于内容管理的高校档案信息化

高校档案目前以纸质档案和实体档案等直读载体记录的信息为主，另有数字载体信息、模拟载体信息等，总体上，属于非结构化信息。作为原生信息，高校档案具有较强的管理和科技创新的支持优势，但传统落后的档案管理意识、手段和方式使日益丰富的档案信息资源长期“束之高阁”。充分利用高校档案信息化所具有的网络和系统优势、人才优势、硬件设施优势、组织优势，加快实现基于内容管理的高校档案信息化建设，将为高校档案直接服务中原经济区建设提供必备的信息基础条件。

基于内容管理思想的文档网络系统是不同类型信息统一存储、管理、综合检索、发布的系统平台。对非结构化信息，传统的解决方案是利用数字化技术，采取以数据库存取为中心，以链接存取等手段为辅的技术措施，局部解决问题。而内容管理则是注重信息含义的管理，它忽略了信息载体因素，更多地考虑了数据和信息的意义和语义，其管理过程包括直读载体信息到机读载体信息全过程的管理。

数字化是信息化的起步，是内容管理的基础。因此，首先，要把高校档案中处于主体地位的非结构化档案加以结构化、数字化，即经过一系列附加信息如结构、属性、取值、操作范围和相互关系等加以约束，使其形成数据，具有特定的含义，具有对内容的表达，以作为内容加以管理。然后，对异构信息进行同一化整合处理，建立多种文档和媒体格式的支持平台。在此基础上，建立统一的数字文件档案管理系统，完成电子文件处理和归档、文件与档案数字化、文档著录标引和统计、电子文件与档案收集、多媒体信息采集存取、数字档案信息安全存储、数字档案信息加工处理等功能，实现非结构化信息的存取和传递以及信息内容的集成。

知识化是信息化的方向，对知识对象的管理是内容管理的高级形式。知识对象除包含附加规则的信息外，还具有回答特定问题的功能，将使高校档案在直接服务于中原经济区建设过程中发挥出最大的作用，是高校档案基于内容管理的信息化建设中需要特别关注的问题。

4建设基于互联网的高校档案数据库

在互联网高速发展背景下，社会需要综合化、多样化和便捷化的档案信息服务。为此，需要建设基于互联网的高校数字档案数据库，构建高校档案在线服务支持系统，为中原经济区建设提供互联网信息服务平台。高校档案数据库建设，可以按照整合内部信息资源、建立共享数据库、建设档案信息网站并加以开发利用几个步骤，循序渐进地进行。

整合高校内部信息资源。目前，各高校已经陆续建设了教务管理信息系统、科研管理信息系统、财务管理信息系统、学生管理信息系统、办公自动化系统等内部信息管理系统，有各自的信息管理平台，形成相互交错的信息关系，其问题在于不能实现信息共享。虽然，这些信息尚未形成高校档案，但是，毫无疑问，其中，包含着能够直接服务于中原经济区建设、经整理归集后必然形成档案的信息，并且，其具有实时性的优势。因此，应当在“大档案”观念之下，加以科学整合，以期实现为中原经济区建设提供适时信息服务，提高档案信息资源的使用效率和效益。为此，应在统一的技术体系下，建立涵盖高校内教学、科研、管理等各类信息应用系统的相互连接，实现异构数据信息的访问、接入、交流和共享，有效解决高校内部的“信息孤岛”问题。

建立高校档案共享数据库。依托政府档案行政机构、高等教育行政机构的支持、指导，将实现了基于内容管理的数字化、信息化的高校档案集中存储于一个共享的数据库中，高校的档案机构之间通过权限分配来使用数据库中的信息。建立高校档案共享数据库，目的在于解决高校与高校之间的“信息孤岛”问题。

构建高校档案信息网站，实现文件档案信息网络发布、检索与利用功能。通过高校档案网站，发布高校各类档案信息，在网络平台上，为档案用户提供在线的高校档案利用服务；同时，以用户需求为出发点，增强网站的服务功能，提供档案用户根据需要定制档案的服务。对于高校之外的用户，应当遵循便利、不泄密的原则，通过权限分配来共享高校档案数据库中的信息。高校档案数据库的建立和高校档案在线服务平台的构建，既能够简化档案利用的手续，方便档案用户的利用，又能够节约档案机构的服务成本和社会成本，提高高校档案直接服务于中原经济区建设的利用效率。

5组建高校档案联盟，集成支持中原经济区建设

计算机、信息技术的发展和创新，从根本上改变了传统的档案管理和交流方式，为高校档案部门在优势互补的前提下，进行档案信息资源的联合开发与利用，实现高校档案信息资源共享提供了技术支撑。以计算机技术和网络环境为基础，以共同服务于中原经济区建设为目标，依托档案学会等学术组织，组建同时具备虚拟组织和实体组织双重特征的高校档案联盟，是高校档案为中原经济区建设提供集成支持的一种可行选择。这实际上是高校档案管理体制、机制的创新，即高校档案管理由传统的“校校分割”的“分散式”管理，向“校校联合”的“一体化”的综合管理模式演变。

在计算机互联网环境下，高校之间早已不再是封闭的独立个体，各种形式、各种层次的校际合作，已经成为常态。与这种高校之间客观存在的现实关系相适应，高校档案部门、档案工作者也必须把所拥有的档案信息资源当做一个整体来对待，打破各自独立、封闭管理的模式，实现跨校、跨地区的协作，使高校档案形成一个开放的、有机的信息网络结构整体。这就需要建立统一的高校档案合作机制、管理与协调机制，协调各个高校之间的档案工作关系，并对高校档案共享数据库的建设和运行提供指导。高校档案联盟，就是基于高校档案共享数据库的高校档案合作、管理与协调机制。

（作者单位：郑州航院档案科来稿日期：2012-08-15）