使用WORD/EXCEL处理数据的实例解析

宿迁经贸高等职业技术学校 胡春亚

我的一位朋友正在写一篇关于苏北地区人名特征分析的硕士学位论文，她从我们当地派出所调出了当地的人口数据进行处理分析，以此作为她论文中相关论点的支撑。由于专业所限，在处理分析数据时，她遇到了一系列问题，因此向我寻求帮助。在帮她进行数据处理的过程中，我寻找到一些解决相关问题的方法，现总结如下，以期对遇到类似问题的朋友有所帮助。本文出现的图示均为实例截图，特此说明。

一、如何将记事本中含有制表位数据导入到EXCEL中，并分列显示

一般情况下，我们会使用EXCEL进行数据的简单处理分析，但我们从派出所调出的人口数据均为记事本且含有制表位数据。如果我们采取直接“复制—粘贴”这种方法将其导入到EXCEL中，所有数据将在一列中显示。只有将制表位数据进行分列显示，才便于我们进行数据处理与分析。但是人口数据较多，如果采用一一复制或移动去分的话，需要耗费的时间和精力会相当多。那有什么便捷的方法吗？本人现将操作步骤总结如下：

步骤1：在记事本中选择要处理的数据然后复制粘贴到WORD中。如图1所示结果。

步骤2：在WORD中选择文本，执行“表格/转换/将表格转换为文本”命令，然后再执行“表格/转换/将文本转换为表格”命令，将文本转换为表格。这样就把一列的内容分列显示了如图2所示。

步骤3：复制WORD表格中的数据粘贴到EXCEL中即可完成。如图3所示。

二、如何将人名的姓氏去掉以便统计不连姓重名情况

图1

在EXCEL中，执行“编辑/替换”。在替换的过程中会遇到这样的问题，就是有的人名中包含姓氏用字，这时替换就要注意不能把它替换掉。因此我们应使用替换对话框中的“查找全部”功能，然后一一去替换。如下图所示，“柏”作为姓氏的同时又有很多人将其作为名，因此在替换时不能直接点击“全部替换”，应该点击“全部查找”，然后再逐个替换。

图2

图3

三、如何统计连姓重名与不连姓重名的数据

步骤1：执行“数据/数据透视表和数据透视图”命令，然后按照如下图5-9操作步骤进行。

图4

图5

图6

图7

在图8双击“姓名”字段，打开对话框进行设置如图9。

图8

图9

图10

图11

最后我们可得到如图10所示结果。

步骤3：单击数据透视表工具栏中“数据透视表”按钮，在打开的菜单中选择排序并列出前十项命令。设置如图11所示：

我们即可得到各个人名重复的次数统计情况。

以上是以不连姓氏重名为例的，连姓重名的方法是一样。这里就不再加以说明。

四、如何将已由EXCEL处理过的数据再导入到WORD中

朋友要在论文附表中以WORD形式呈现分析数据，因此要将已由EXCEL处理过的数据再导入到WORD中。如何将已由EXCEL处理过的数据再导入到WORD中，下面以“重名数据”的处理为例，具体步骤如下：

步骤1：选择相应数据，然后复制到WORD中，它们将以表格形式存在如图12。

图12

图13

步骤2：在WORD中选择整个表格，执行“表格/将表格转换为文本”命令如图13，将其转换为文本。设置如图14所示，得到如图15所示结果。

图14

步骤3：执行“编辑/替换”命令，设置如图15所示。这样就将段落标记符号全部替换为空格，可得到图16所示结果。

图15

图16

本文主要使用了WORD/EXCEL软件的“查找与替换”功能以及建立相关的“数据透视表”立体地分析数据，解决了朋友编写撰写论文中的数据处理与分析问题。因此，只要我们善于分析与挖掘问题，利用办公软件完全可以解决办公中很多问题。最后本人期望能对遇到有类似问题的朋友能有所帮助。