浅析事业单位档案管理信息化建设中存在的问题及对策

玄慧兰

【摘 要】 随着社会的不断发展与进步，档案信息化建设正不断的融入到人们的工作、生活中。尤其是事业单位的档案管理工作，随着档案信息的日益繁重，内容的日益丰富，仅依靠纸质凭证进行存储，不仅容易变质、损坏，还加大了档案的管理成本。因此，如何进一步完善事业单位的档案信息化建设，早已成为做好事业单位电子政务建设的重要组成部分。本文笔者就目前我国事业单位档案管理信息化建设中存在的问题进行粗浅的探讨，并提出相应的解决对策，以供参考。

【关键词】 事业单位档案信息化问题解决对策

前言：

档案作为承载人类文明的重要载体，其管理工作对于每一个单位来讲都十分重要的。尤其是事业单位，作为我国的行政执法部门，其档案信息不仅记录着人才的培养与考核，还记录着我国社会经济的发展，具有尤为重要的保存价值。因此，如何做好事业单位的档案信息化建设，早已成为时下每一个事业单位档案管理所面临的首要问题。以下笔者就事业档案信息化建设中存在的问题及解决对策进行粗浅的探讨，以期为事业单位的档案信息化建设提供有益建议。

1. 事业单位在档案信息化管理中存在的主要问题

1.1 缺乏专业的档案信息化管理人才

目前在我国事业单位档案管理中，普遍缺乏专业的档案管理人才。部分档案管理人员，从未接受过正规的档案信息化培训，以至于在档案信息化建设的工作中，往往存在人为的工作误差，无法发挥档案信息化管理的真正作用。甚至部分事业单位并没有专门的档案管理人才，而是由其他部分的工作人才兼任。以至于，在档案信息化工作中，不仅仅无法顺利进行档案信息化建设，也造成许多档案人员在工作过程中敷衍了事，缺乏强烈的责任心与耐心，去完善档案信息化建设，发掘档案信息化建设过程中存在的问题。

1.2在档案信息化建设中缺乏完善的离职交接制度

现今社会，很少有人会在一个岗位上一直持续下去直至退休。尤其是事业单位，其人员换届更是有着必然性。因此，在档案管理工作中，档案管理人员的离职交接一直档案管理部门的首要问题。尤其是突发性离职交接，例如：档案管理人员离职、出过深造、生病等突发性事件，都对档案管理工作的顺利进行造成了极大的影响。同时，由于目前绝大多数的档案管理部门，缺乏完善的交接手续，以至于档案管理人员在进行离职工作交接时，无法做到有章可依，有章可循，最后造成许多档案变成“死档”、“弃档”，给事业单位造成了极大损失。

1.3事业单位在档案信息保管中尚缺乏有效的措施

保管好档案信息是档案管理工作的一个重要步骤，虽然现在电子档案已经越来越破普及，但是多数机密、重要的档案信息，事业单位还应同时采用纸质档案管理的方式进行管理备案。然而目前，事业单位在档案信息化建设后，针对机密、重要档案的备案尚缺乏有效的措施，造成电子档案与纸质档案管理制度不配套。以至于，许多档案造成丢失、损坏。而在查找使用中，又无法发挥档案信息的最大利用价值，极大的遏制了事业单位档案信息化建设的进一步发展。

1.4事业单位缺少高科技管理和保护档案的意识

随着时代的进步，事业单位原有的档案管理方式和管理设备，已经无法适应当前的时代发展。然而目前我国绝大多数的事业单位，还是没有认识到这一问题的严重性。以至于在日常管理中，大多数事业单位的档案信息管理，无法及时的更新，或者是更新速度缓慢。同时，也没有根据社会的发展，工作的实际需求，引进高科技设备进行档案的管理与修复，对档案的信息的保护意识仍很薄弱。

2. 完善事业单位档案信息化建设的几点解决对策

2.1强化对事业单位档案管理人员的培训与招聘

档案管理人员作为档案信息化建设的直接执行者，其专业技能水平的高低，直接影响着信息化建设的程度。因此，为了进一步完善事业单位档案信息化建设，加强对事业单位档案管理人员的培训与招聘尤为重要。首先，事业单位应该定期安排现有档案人员进行档案信息化建设的相关技能培训，加强其专业技能知识，并使其认识到此工作的重要性，树立正确的工作态度；其次，对外公开招聘优秀的档案信息化管理人才，为事业单位引进新鲜的血液，加快事业单位档案信息化的建设。从而提高事业单位档案管理人员的职业技能水平，专业知识，使事业单位的档案管理能够跟上时代的发展步伐。

2.2 做好事业单位档案管理人员的离职交接工作

事业单位应当对档案工作人员的离职交接工作，作出严格的规定，从而使交接工作做到有法可依、有章可循。例如：当一个事业单位的工作人员因为一些原因需要离开岗位的，要在临走之前做好档案的交接工作，并留下其联系方式，方便原单位在发现问题时及时联系。同时，最好交接工作的书面备注，以此区分工作责任，方便日后查阅。

2.3做好档案信息的更新管理工作，引进先进设备

由于事业单位每天都会有新的变动，所以事业单位的档案管理人员，需要及时的跟上信息变动脚步，及时的收集新的档案信息，不断充实档案信息库，完善档案信息库。同时，根本事业单位的实际需求，定期跟换落后的档案管理设备，引用先进的设备来管理档案，为进一步完善档案信息化建设奠定基础。从而从根本上加快事业单位收集信息的能力与速度，更好的服务于单位。

2.4建立属于自己的档案信息化管理规则

要想进一步完善档案信息化建设，制定必要的档案管理规则尤为重要。因为，任何一项管理工作，都离不开相应的规章制度。所以，事业单位在档案信息化建设中，应该根据实际的管理情况，逐步形成和完善自己的管理规则。而不是杂乱无章的管理档案，要采用合理有效的方式促进档案信息化建设，且消耗最小的人力、物力、财力管理更多的档案，只有这样才能真正加快档案信息化的建设，提高档案管理的工作效率与工作质量。

结束语：

综上所述，本文笔者就事业单位档案信息化建设进行粗浅的探讨，使我们更加清楚的认识到，档案信息作为事业单位进行决策、分析的重要依据，在构建社会主义中占据着十分重要的地位。因此，如何进一步完善事业单位的档案信息化建设，将档案信息化建设真正落实到事业单位的日常章程中，早已目前事业单位进行档案管理的首要工作，具有十分重要的现实意义。

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[4] 张青玉.档案信息化建设的问题与对策[J].兰台世界. 2005（09）.

（作者单位：黑龙江省社会福利指导中心党委办）