医疗设备档案在医院管理中的作用

□ 殷宏美 YIN Hong-mei

在医改的新形势下，以患者为中心的服务理念日益得到重视，同时随着医学科学技术的发展，医疗设备现代化程度越来越高。医疗设备是医院资产的重要组成部分，是体现医院综合实力的重要指标，与此相适应的医疗设备档案是设备运行的历史记录，反映了医疗设备管理的整个过程。因此，在医院管理中，设备档案的建设越来越受到管理者的重视，是设备管理的基础部分。积极发挥医疗设备档案作用，对于提高医院设备管理及整体管理水平具有十分重要的作用。

医疗设备档案管理工作的重要性

医疗设备档案指医疗设备在购置和运行过程中产生具有参考及保存价值的材料，是保证医疗设备正常运行的依据。医院必须拥有与其功能业务相适应的先进的医疗设备才能有效开展医疗、科研、教学工作，作为档案人员，要把医疗设备档案管理融入到设备购置、临床使用、故障维修等环节中去，最大限度发挥医疗设备档案在医院管理中的积极作用。

医疗设备档案管理的特点

1.设备档案载体的多样性。设备档案记录了该设备从需求、论证、采购、安装、验收、使用、维护、报废的全过程，他的载体形式多样，可以是纸质的，也可以是声像、电子等特种载体，许多采用计算机技术操控的高精尖医疗设备，其说明书往往采用电子媒介形式。

2.设备档案由静态和动态档案组成。静态档案生成耗时短、简便，表现为设备前期购置、论证、验收、说明书等文件材料，动态档案指设备的运行、维修等使用过程中形成的文件材料。

3.设备档案管理工作要求团队协作性高。设备档案是记录设备从购置到使用直至报废的全过程。无论是负责采购及维修保养的职能科室、还是设备的使用科室，以及设备档案管理人员都需要紧密配合、共同协作才能达到真正意义上的医疗设备档案的完整。

医疗设备档案在医院管理中的作用

1.购置设备时的指导和监督作用。在设备的采购过程中，设备档案能为领导和专家的论证及设备的引进提供有力的证据。医疗设备采购过程较复杂，一般要经历设备论证申请、可行性研究分析、招标、仪器管理委员会讨论等过程，如果购置乙类大型设备的话，还需经省卫生厅批准。先进的仪器设备价格昂贵，在引进时领导和专家将会进行详细的论证，包括设备的临床使用价值、资金的投入、创造的效益等。而建立医疗设备档案，能为同类设备的更新换代提供依据和参考。

正确选购设备有利于患者病情的有效治疗，盲目和重置设备必然给医院带来不必要的浪费。但是，在利益的趋动下，医院可能会出现重复购置设备的情况[1]，通过调阅设备档案，进行效益分析，发挥档案的监督作用，避免重复购置，降低医院成本、减少浪费。

2.服务医院中心工作的作用。档案管理工作要紧紧围绕医院的中心工作而展开，医院的中心工作是为患者服务，解决患者的痛苦，我们设备档案管理人员就要积极及时地为临床及职能科室提供服务，有效保证医疗设备的正常运行，保障医疗过程的顺利进行。

仪器设备在运转和使用过程中，由于热力、化学元素的作用，一些零部件容易磨损、腐蚀和松动，极大地影响了设备的精度、性能和工作效率。所以，必须定期进行保养和检修工作[2]。通过设备档案的信息资源，可利于设备使用科室提高设备的完好率和使用率，保证设备正常运行，延长设备使用寿命。

在设备发生故障时，维修人员可依据设备档案查找资料，及时排除故障，缩短停机时间，减少医院的经济损失。2010年我院一台进口CT机发生故障，如果让厂家来修，维修费用高达三十万，在我院医学工程科工程师的努力下，设备档案人员积极提供相应的技术档案，终于依靠自己的力量在较短的时间内修复了CT机，为医院节省了大量金钱，也积累了一定的技术经验。

3.为医疗或经济纠纷提供有效法律凭证作用。在医疗过程中如果出现因医院的医疗设备仪器的原因而造成误诊、漏诊以至对患者造成伤害而引起医疗纠纷，这时就需要医疗设备档案提供原始凭证，以分清责任，解决争端。因为设备档案中的购置医疗设备时签订的合同、协议及供应商提供的资质证明是合法引进和使用设备的重要依据。医疗设备是直接用于诊断和治疗疾病的机器，与人的生命息息相关，购买合法、有品质、有保障的机器是对病患生命的负责，设备档案则成为日后解决医疗纠纷的依据[3]。

在医疗设备运行使用中，如果仪器设备出现故障，而厂商或供应商不愿提供维修服务时，设备档案管理人员就可以向相关科室提供原始的合同、协议原件作为法律凭证，以维护医院的合法权益。

4.提高设备使用效益。医疗设备档案是设备维修、检修和管理的必备条件，是临床医生和维修工程师工作的有力助手。在设备的使用、维修及保养方面提供相关资料及数据，为提高设备使用率起到重要作用[4]。另一方面，相应延长设备的使用寿命，降低维修和消耗费用，减少支出。

完善医疗设备档案管理模式，使其在医院管理中发挥更大作用

1.建立相应规章制度及设备档案管理网络。根据《中华人民共和国档案法》、《医药卫生档案管理暂行办法》等相关法律法规，制订《浙江医院医疗设备档案管理办法》，使管理有章可循。结合医院实际工作情况，设立院综合档案室、设备管理部门、使用科室管理人员的三级档案管理网络，责任到人。

2.根据医疗设备档案管理要求，结合医院实际，明确归档范围。我院医疗设备档案归档范围包括设备的申购报告、可行性研究报告、论证报告或论证会会议记录、准购批示、谈判记录、开箱验收、使用说明、安装调试、重大维修、淘汰报告等。

3.坚持“四同步”管理。医疗设备档案属于科技档案范畴，根据科技档案的“四同步”管理原则，我院在设备论证、合同订立、开箱验收、重大维修等运行环节中坚持做到档案员或兼职档案员同步参与，以确保归档材料不流失，保证设备档案的归档率、准确率和完整率。

4.确定医疗设备档案的组卷原则。在安装验收后，设备管理部门档案员应及时将归档材料整理组卷。根据设备文件材料的形成规律、内容和载体形式等情况，在便于利用、查找原则下，将每项设备文件材料进行系统整理，组成档案卷[3]。按归档年度向院档案室移交。

5.在保证档案资料的安全和完整的前提下，灵活借档，方便科室使用。设备随机的技术性资料（如使用说明书、安装手册等）是临床科室和设备管理科室借阅最频繁的设备档案，我院采取先归档后借出或提供复印资料的形式以方便使用科室。这样做，一是便于完整收集材料，不会给使用科室造成工作上的麻烦；二是通过借阅手续保证档案的安全；三在一定程度上也提高了档案的利用率，间接加强了职工档案意识。

医疗设备档案管理是医院管理过程中的一个重要组成部分，档案管理人员要树立全新理念，提高认识，运用科技手段，多渠道、多途径开展设备档案信息资源，对医疗设备档案进行智能化管理，使其在医院建设中发挥更大作用。

1 郝月萍.医疗设备档案管理在服务医患中的积极作用[J].吕梁教育学院学报，2006,23(2):74-76

2 王玉红.如何健全和规范医疗设备维修档案[J].医疗装备，2010(1):59-60

3 潘伟聪.医疗设备档案管理[J].中国医学装备，2010,7(7):50-51

4 刘伟.加强医疗设备档案管理 提高设备的使用效益[J].中国医疗设备，2010,25(9):75-76