气象电子文档管理系统设计与应用

周 丹 郑伟才 李 倩 方 英

(浙江省气象服务中心，浙江杭州310017)

0 引言

近几年，随着各种气象服务业务系统的建立，在各项工作中涉及到大量的纸质文档，如上级通知、实施方案、总结报告、工作记录、资料统计等，同时 Word，Excel，PowerPoint等 Office 办公文档和JPG图片格式的电子文件也日趋增多。其中，部分文档属于涉密文件或有流转范围要求，保存时还需要进行加密处理。随着各类文档数量的不断增加，管理要求逐渐提高，要进行一体化管理，仅靠人工进行难度越来越大。为了提高工作效率，便于对有关文档进行检索、查询、保密等操作，很有必要通过专门的信息处理系统对文档实施有效电子管理。

本文所介绍的气象电子文档管理系统基于ORACLE数据库、采用JAVA，JSP语言开发搭建，支持各类Office办公文档、扫描件格式上传，根据用户的权限进行相应检索、阅读和下载。实现纸质文档入库共享的同时，很大程度地提高了文档使用率和时效性。下面对该系统的结构框架、功能特性及相关流程做一个详细的介绍。

1 当前气象公文档案管理现状分析

在气象部门迈向信息化管理的进程当中，包括很多历史遗留在内的纸质文档均无法实现有效管理，对于单位而言，这些纸质文档都是比较重要的公文、档案，但其占用空间大，管理成本高，查找使用困难。在日常的文档管理过程中，是一个比较令人头疼的问题。

目前气象部门纸质文档主要的流转过程是:指定部门接收(拟定)文件→领导批阅→相关人员签览→回到指定部门保管。该流程所造成的缺陷具体如下。

1.1 传阅存在无序

首先是流向无序。批示中除个别针对性的事宜须指定传达外，基本以广泛的诸如“科级以上干部阅”为主，因此文件在人员之间传递，并无指定的流向，容易产生混乱。

其次是时间无法控制。因为文档无法同一时间被调用查看，所以在“排队”情况下，只要某一环节搁置，势必影响到“排”在后面的人正常查看。

1.2 查询不够便捷

传统的纸质文档虽有相应记载，但随着逐年的累积，翻查调用起来需要耗费不少的时间和精力，影响了使用的时效性。

1.3 保存较难完整

传阅时间上难以控制，很容易造成文档管理混乱、破损甚至丢失，引起业务、服务工作的延误，情节严重者造成气象资料泄密。

2 气象电子文档管理系统设计介绍

气象电子文档管理系统是将纸质文档进行扫描加工后上传至服务器，进行多方使用，统一管理。此系统主要分为以下几个模块:电子文档分类管理(文档及文件夹管理)、WEB应用、系统数据管理、用户权限分配管理、文档查询模块等。电子文档管理系统流程如图1。

图1 电子文档管理系统流程图

批示过的文档上传至系统、短信提醒后，用户可登录系统进行查阅下载，系统管理人员通过平台掌握文档的查阅状态。因该系统增加对用户的权限分配功能，用户只能查看到自身权限范围内的文档，使电子文档在安全的前提下具有最大的开放性。

同时，为了实现文档的妥善发布保存、快速提取审阅、交叉传阅及修改等操作，该系统采用WEB形式对文档进行操作。

3 系统主要模块功能特性分析

单位间来往的大量文档都有流转传阅的要求，其中部分文档还属涉密文件，并有指定传阅范围。因此该文档管理系统具备以下基本功能。

3.1 电子文档分类管理

3.1.1 文件夹管理

根据文档分类、所属及属性，建立对应的文件夹。系统可以对文件夹进行新增、修改、删除、查询等工作。根据目前往来文件的出处，大致分类成:中国局文件、省局文件(浙气发、浙气办发、浙气减函、浙气函、浙气法函、浙气党发、浙气计函等)、中心文件(浙气服发、浙气服函、其他)、其他(气象系统以外的文件)。

3.1.2 文档管理

完成扫描加工后，文档经由标题、文号、分类、用户对象等信息设置后上传(发布页面详见图2);保存后的文档，系统会按照列表形式，详细显示各类列表文档，并实现新增、修改、删除、查询、读取功能。

图2 文档上传发布页面

对应文件夹管理模块和文档管理模块，系统对应数据上传流程图如图3所示。

图3 电子文档管理系统数据上传流程图

3.2 WEB 应用

短信通知、用户登录、备忘录等。以短信形式同步通知提醒用户登录网站查阅文档。而另一方面系统管理员在“查看用户”一栏，可了解到文档的各用户实时状态，“已阅或者未阅”，以便即时做出新一轮的提醒，如图4。

图4 后台文档列表

3.3 系统数据管理

用户根据其所拥有的权限，完成文档数据的导入导出操作，实现系统总体环境设置，数据具有备份和恢复功能;

3.4 用户权限分配管理

在上传文档的同时，完成对系统用户赋予角色及权限分配，并对其角色和部门进行添加、修改和删除。用户只能操作自己权限范围内的文档。

3.5 文档查询模块

用户对文档的查询根据用户权限分配。查询框提供日期、主题等选择框。

4 气象电子文档管理系统实际应用

4.1 气象电子文档管理系统应用特性

相对于市场上存在的各类电子文档管理系统，气象电子文档管理系统虽有不足之处，但也有其独特优势。

(1)根据气象部门工作特有的保密性，本系统增加了对用户的权限分配，用户只能查看、操作自身权限范围内的文档，使电子文档在安全的前提下具有最大的开放性。

(2)针对高级权限用户增设“批示”功能。即查看文档后，可于批示一栏内作出“批办意见”，及时交办给所选用户参照执行。

(3)开发完善了各模块的后续功能。例如电子文档上传完成，一直到用户根据权限审阅、修改、下载等一系列操作信息都有日志文件进行跟踪记录，系统自动处理这些日志信息，并形成文档使用详细信息列表，供管理员随时查看使用情况。

(4)文档上传完成并分配权限给用户后，该用户在未登录系统的情况下，会收到提醒短信，以便及时上网审阅，避免文档漏审。

4.2 气象电子文档管理系统应用案例

在中心日常文件传阅过程中，领导若要对某文件做出“科级以上干部阅”的批示，并要求于近日做出反馈意见和总结。中心科级以上干部10余人，传阅文件的过程中某科级干部因公外出，未有将此文件交出给其他科长，造成了传达的中断，影响了工作。

目前开发的电子文档系统，由系统管理员将批示后的文件上传至气象电子文档系统后，并以短信形式对所有“科级以上干部”进行提醒，通知其登录查看。同时，在该文件“用户管理”一项中，可清晰看到各用户登录与否，以便发出再次提醒，与此同时纸质文件的“签阅”也同步进行。

此外，中心人员每年都会有因职称评审，前来翻查有关个人获奖情况的全部文件，进行复印。经常因为对年限、文号等不清楚，给翻找工作带来不便。且同一文件因涉及到不止一位人员，也就是会不止一次的被查找、拆散、复印、再装订归档，因纸张的特性，原始文件势必会造成一定损伤。

电子文档系统的开发，解决了这一难题，从关键字、标题、文号等字段进行检索，并对其结果可进行直接打印。节约时间之余，也保护了纸质文档的原始状态。

5 结语

电子文档管理系统理念先进，能基本满足当前的业务需求，缩短文件传达的时间，提高办公效率，为用户提供最及时便捷的服务。但作为一个新生事物，该系统还需要在实践过程中在功能上进一步细化、增加人性化，并加强推广应用。气象文档电子化管理系统将立足办公室的日常文档管理，提供方便快捷的资料共享和保存方式，更好的为气象事业服务。

［1］ 张俊平.办公自动化条件下电子文档的新特点［J］.兰台世界，2008(05):39.

［2］ 李理.电子时代文档一体化管理面临的问题［J］.云南档案，2009(08):53－54.

［3］ 张昀杰.办公自动化条件下电子文件和纸质文件同步归档管理模式初探［J］.学理论，2010(29):119 －120.