制造业采购风险控制探讨

晋兆奎

中煤科工集团重庆研究院财务部，重庆 400039

制造业采购风险控制探讨

晋兆奎

中煤科工集团重庆研究院财务部，重庆 400039

采购是企业生产经营的重要环节，是企业获取利润的重要来源。物资采购风险又是企业不可逾越的鸿沟，受各种因素影响。因此，企业必须正确认识采购风险，有效控制风险。通过对企业的采购风险进行分析，从流程、制度设计上对采购风险进行控制，从而提出采购风险控制的对策。以期保证企业的生产经营活动正常、有序、高效的运行，提高企业经济效益和保障企业可持续发展。

采购；风险；控制

企业风险是客观存在的，风险是指在特定情况下，特定时期内，某一事件导致的最终损失的不确定性。因此企业的任何经营决策都存在风险。采购风险是指在采购过程中由于各种意外情况的出现导致采购的实际结果与预期目标相偏离的程度和可能性，是企业不可逾越的一类风险。

1 采购风险分析

1.1 采购风险产生的原因

在复杂多变的市场经济环境中，企业的生产经营面对许多不确定的因素。这些客观存在并且不可预知的事件将直接影响企业的生产经营活动，有可能给企业造成重大损失。主要包括，采购计划编制依据不充分和方法不科学产生的风险，供应商选择产生的风险，采购价格风险，采购合同产生的法律风险，物资仓储和物资储备风险，采购人员职业道德产生的风险，预付款产生的风险等。

1.2 采购风险分类

采购风险包括人为、经济、自然等方面的风险，按照采购风险的成因，可以将采购风险划分为内因型风险和外因型风险。

1.2.1 采购内因型风险：（1）计划风险：因市场需求发生变动，影响到采购计划的准确性；采购计划管理技术不合理，与企业目标发生较大偏差。（2）供应商确定风险：对供应商的品牌、信誉、规模、销售业绩、研发的详细情况缺乏了解。（3）合同风险： 合同条款模糊不清，盲目签约；合同行为不正当，如行贿等；合同管理混乱；合同责任不明确、争议解决方式未确定等。（4）验收风险： 数量上缺失；质量上以次充好；品种、规格、型号与合同签订的不一致。（5）存量风险：不能及时供应生产经营需要，造成缺货损失引发的风险；物资积压过多，占用大量资金风险；大量物资积压，腐烂变质风险；对市场预测不准确，物资报废风险。（6）道德责任风险：是一种人为风险，工作人员责任心不强，造成合同纠纷；假公济私，收受回扣、谋求私利等产生的风险。（7）人员素质风险：采购人员不具备基本的采购业务技能和法律常识。

1.2.2 企业采购外因风险（1）质量风险： 供应商提供的物资质量不符合要求，导致产品未达到质量和性能标准，或给企业客户造成损害。（2）技术进步风险： 企业产品由于社会技术进步而贬值，无形损耗甚至被淘汰；新项目开发周期缩短，采购设备已被淘或使用效率低下。（3）价格风险：供应商有意抬高价格，使企业采购蒙受损失；批量采购可能出现跌价而导致采购风险。（4）意外风险：由于自然、经济政策、价格变动等因素所造成的风险。（5）合同欺诈风险：合同主体虚假、发票虚假或者作废，产权虚假；签订空头合同；合同陷阱等风险。

2 采购风险控制

在企业生产经营过程中，原材料、低值易耗品、工程物资等采购占生产成本、工程成本的比重越大，对采购风险控制的就越重要。企业日常采购业务主要通过以下手段加强采购风险控制。

2.1 制定采购风险控制流程设计

企业采购风险控制流程的设计，必须有效控制采购的内因和外因风险，否则风险控制的流程有缺陷或无效。采购风险流程设计主要从流程设计的目标、流程设计要点、流程所用的文件、流程常见问题等方面进行。

第一：要明确流程设计的目标：规范采购风险控制作业；有效规避采购风险，减少企业损失，维护企业利益；健全企业规范化管理体系。

第二：要抓住流程设计要点：建立采购风险控制体系；编制并严格执行采购计划和预算；合格供应商评选机制；采购合同风险管理；加强采购验收工作；采购付款控制；采购人员管理；风险预警管理。

第三：要制定流程所用的文件：采购计划书；采购预算书；采购合同；供应商考核表；采购验收单；采购风险预案；采购人员考核表等。

制定采购风险控制流程需要重点关注以下问题：企业对流程制度缺乏有效的宣贯，部门间流程理解上有偏差；采购风险控制体系不完善，存在漏洞，导致问题出现；监督力度不到位，未能及时发现问题并及时处理；企业制定良好的采购风险控制流程，至少应该考虑以上因素，根据以上要求，本文设计采购风险控制流程图（图1），以期能够为企业采购风险控制流程设计提供参考。

2.2 采购风险控制制度设计

企业采购风险控制制度必须与企业风险控制流程相匹配，采购风险控制制度设计主要从制度设计的目的、主要事项、相关文件及表单、制度制定主体等方面进行。

第一：要明确采购风险控制制度设计的目的：规范采购风险管理作业；加强对采购风险的控制和提前防范；规避采购风险，减少公司损失；完善企业风险管理机制，达成企业规范化管理。

第二：采购风险控制制度的主要内容：建立并完善企业内部控制制度和风险管理体系；采购全过程的监督管理；采购合同风险防范；采购人员的监督管理；道德建设和教育培训；建立采购风险预警等。

第三：建立采购风险控制制度需要涉及的文件：采购计划书；采购预算书；采购合同；供应商考核表；采购验收单；采购风险预案等。

采购风险控制制度的建立是对采购风险控制流程制度的进一步细化，目的是使涉及采购的相关部门和人员，在采购过程中的具体执行所参照的标准和流程，处理问题的程序，人员管理，归口管理等进行细化。良好的控制流程和控制制度，能够有效的控制企业采购过程中产生的风险。

3 企业采购风险控制对策

为了防范和降低企业物资采购风险，企业应该针对采购风险控制流程和采购风险控制制度，制定相应的采购风险控制对策，现就规模以上工业企业——甲企业为例，对重点环节的风险控制对策进行阐述。

3.1 制定采购风险控制体系

3.1.1 预警系统：通过对某些关键点的关键要素设定警戒值，对其进行重点监测、监控，以达到风险的准确预报、准确控制的目标。警戒值的确定一般确定为极值，分为最大值和最小值。甲企业由销售、生产、技术等部门会商，通过对企业签订的销售合同、材料损耗率、产品安全库存、生产周期等因素进行综合分析；确定某月需采购铂金丝2KG，最大极值为高于采购量的20%，最小极值高于采购量的5%，即本月的库存最大量为4KG，最小量为2.1KG；经以上部门确认后报总经理批准执行。

3.1.2 应急系统：这是一旦风险发生后企业可以启用的应急措施。应急系统一般采用备选方案的形式预先准备。甲企业某个产品部件属于劳动密集型产品市场需求量大，该产品企业既自行生产也采用委托加工的方式生产，当生产任务不饱满、交货期较长的情况下，自行生产；当生产任务饱满，交货期短，必须采用委托加工的方式解决。这也是生产企业最常见、最普通的应急方式之一。

3.2 编制采购计划与预算

采购业务从计划（或预算）开始，包括需求计划和采购计划。①采购需求计划的编制，根据企业的生产经营情况由销售、生产管理、生产、库房管理、技术等部门共同会商，及时编制需求计划，不能指定或者变相指定供应商。特殊情况还需要质量、研发、财务和审计部门共同研讨决定。②年度采购计划必须与年度销售、生产计划相对应，结合年初及年末库存和在途情况加以确定。③企业采购计划必须纳入预算管理的范围，统筹安排、分月实施。除年度销售计划发生重大变化外，不得随意调整计划。如年度销售形势不乐观，可于第四季度对采购计划做局部调整。

3.3 监督采购作业的过程

采购作业的过程必须公平、公开、公正，防止暗箱操作。第一、企业在制定年度采购计划时，应该确定纳入集中采购或招标采购的存货范围、不同存货集中采购的频率。零星采购一般是按月计划进行采购。如甲企业确定0.8CM的板材，属于集中采购的范围、采购频率每月一次，月初执行采购。第二、建立招标人员守则，采用公开招标的方式集中采购，对评标委员会的组成及评标人员资格证书做出严格要求。第三、建立评标委员会专家库，外聘专家和企业专家混编机制，完善评标制度和方法。甲企业采用集中招标外聘专家和企业专家各半数的方式进行，分为财务、技术等不同组别，随机挑选。第四、建立生产部门、生产管理部门和技术部门共同制定制度，相关部门参与配合的机制。

3.4 市场调查及询价

如何以最优“性价比”采购到符合需求的物资，是采购部门的永恒主题。第一，健全采购定价机制，采取协议采购、招标采购、询比价采购、动态竞价采购等多种方式，科学合理地确定采购价格；如甲企业对采购的棒材和板材必须对国家公布价格进行张贴。第二，采购部门应当每月研究板材和棒材市场价格变动趋势,与企业相关部门分析论证，最终确定采购执行价格或参考价格，采购价格不得高于确定价格和参考价格。第三，采购部门的采购询价应当保留完整的询价纪录，电话方式必须编制电话询价表；传真方式保留传真件；现场招标方式应当签字确认，最后将以上记录附于最终签订的合同后，作为佐证资料。

3.5 供应商评估选择

它是企业采购业务流程中非常重要的环节。第一，建立科学的供应商评估和准入制度，甲企业每年对供应商资质信誉，财务审计报告等情况审查，并结合以前以年度的情况，最终确定合格的供应商清单。第二，采购部门应当按照公平、公正和竞争的原则，与供应商签订质量保证协议和价格波动调整协议。甲企业与铜材供应商签订了质量保证协议和价格波动调整协议，并规定同型号的铜材3个月内价格波动在1%以内；6个月内价格波动在1.5%内，12个月内价格波动在2%内；采购价格均不作调整，价格波动以国家公布数据为准。第三，建立供应商管理信息系统和供应商淘汰制度，由采购部门提供供应商信息，录入供应商管理系统，每6个月分别由不同部门进行打分式维护，并实施实时管理和考核评价，根据企业质量、生产管理、生产、财务等部门考核评价结果，实施淘汰机制。

3.6 合同审查及签订

采购合同审查及签订是指企业根据采购需要、确定的供应商、采购方式、采购价格等情况与供应商签订的具有法律约束力的协议，该协议对双方的权利、义务和违约责任等情况作出了明确规定。甲企业规定集中采购由采购部门根据会商结果，拟定采购合同，生产管理、财务、质量、技术等部门共同会签后，送企业法律事务部审核，报企业总经理签字实施采购。甲企业对重要物资验收量与合同量之间允许的差异，分量、分类进行处理。如贵金属单次采购量小于500G，差异率小于0.3%；采购量大于500G，差异率小于0.15%。

3.7 合同执行和监督

合同执行和监督，是指企业建立严格的采购合同跟踪制度，根据实际情况，合理选择的运输工具和运输方式，办理运输、投保等事宜，实时掌握物资采购供应过程的情况。第一，按照合同条款实时关注合同的履行情况，对异常情况采取适当的措施。第二，对重要物资采取特殊的跟踪措施，甲企业对钻杆焊接工序就采用监督制造、住厂检验的方式跟踪。第三，根据生产进度和采购物资特性等因素，选择汽运、空运、海运等运输方式，并视根据情况实施保价。第四，对物资采购实施分批次、分供应商管理，确保物资采购的可追溯性。

3.8 采购验收

验收是指企业对采购物资检验接收，以确保其符合合同相关规定或产品质量要求。企业应该制定明确的采购验收标准，严格执行检验在先，收货在后制度；验收人员必须取得检验证明后，方可办理验收入库手续。验收必须按照实际收货量记录，严禁欠库（虚假入库）行为发生。

3.9 采购付款控制

图1 采购风险控制流程图

采购付款是指企业在对采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等内容审核无误后，按照采购合同规定及时向供应商办理支付款项的过程。甲企业采购付款视以下情况进行处理。①现款采购：首先应将该发票交由财务部门审核，现款采购申请单必须列明合同编号，采购用途，是否加急付款、等要素，并按权限办理相关流程。②预付款采购：预付款采购除现款采购的相关要素和流程外，必须提供供应商的详细资料（国有、私营等），经法律事务部登记备案，方可交由财务部门付款。③资金计划付款：严格按照合同规定和挂账付款，由采购部门提出，经法律事务部门、财务部门核对后总经理签署付款申请计划；采购部门凭付款申请计划，填写付款申请单，交由审计部门签字，然后交由财务部门核对付款。第四：严格控制现金采购，低于0.1万元的同城采购可采用现金方式，异地采购和高于0.1万元的同城物资采购，严禁使用现金采购。

3.10 采购人员考核

采购人员的考核是对采购部门和人员工作的一种鉴定。考核的目的是防止舞弊，减少企业损失，为部门和个人奖励提供参考。企业应该通过建立各环节的考核制度，并加强对采购部门和采购人员的检查和考核，把采购任务和各项相关工作进行分解和明确责任分工，分别落实到各相关部门和采购人员个人，加强其责任心，调动其积极性，以尽量避免采购采购风险的发生。

3.11 职工教育、培训

首先，企业应该建立道德风险防范机制，形成风险管理文化；重视采购人员的忠诚度和责任感；加强对职工尤其是采购业务人员的教育，不断增强法律观念。重视职业道德建设，做到依法办事，培养企业团队精神，增强企业内部的风险防范能力。其次，加强对采购人员的管理和培训工作，可以采取有针对性的教育与培训，让他们能够正确理解和运用物资采购工作的原理及操作要领，全面准确地掌握有关法律法规和政策，不断提高业务素质，才能从根本上避免或减少人为因素造成的采购分风险。

3.12 工作总结、改进风险控制工作

由于采购业务对企业生存与发展具有重要影响，因此企业至少每年度应该对采购工作进行总结，以改进采购风险控制工作。采购风险工作总结，主要是对本期内发生的采购风险进行分类、整理、评估、分析；发现风险控制流程和风险控制制度的缺陷或不足，执行风险控制中的薄弱环节；总结经验，吸取教训；不断优化采购流程。完善采购风险防范体系，全面提升企业采购效能。

综上所述，采购风险是企业生产经营活动中不可避免的。企业通过对自身采购风险进行识别、分析，设计合理的风险控制流程和制度，加强企业采购风险管理，并有针对性地对企业采购风险进行分析，制定切实可行的风险应对策略，就能有效地防范、控制采购风险。采购风险控制的最终目标是改善企业运营和管理水平，增加企业价值，实现企业的发展目标。因此，企业内部各部门和人员需要通力合作，才能达到预期目标。

[1]北京弗布克管理咨询有限公司.采购风险控制[J].商界评论，2011（6）

[2]将占华.企业内部控制配套指引解读及应用指南[M].北京.中国商业出版社，2010.

[3]胡为明.内部控制与企业风险管理[M].北京.电子工业出版社，2009.

10.3969/j.issn.1001-8972.2012.14.087

晋兆奎 职务：财务经理 职称：会计师、经济师。