信息化成就高校科研项目无边界管理

王迎霞，沈富可

（华东师范大学 信息化办公室，上海 200062）

信息化成就高校科研项目无边界管理

王迎霞，沈富可

（华东师范大学 信息化办公室，上海 200062）

高校内部带有浓厚行政色彩的组织机构为高校日常运营提供了有效保障，但新形势下，科研项目管理对速度和效率都有了新的要求。如何通过信息化途径模糊传统组织之间的垂直边界和水平边界，促进信息在各组织之间快速穿透，是本文要解决的问题。

无边界组织；扁平化管理；垂直边界；水平边界；信息化；科研项目管理

一、引言

衡量一所高校的综合办学水平，不仅要考虑其教育教学质量，科研成果及科研能力也逐步成为高校综合实力的重要参考指标。大部分高校科研项目的计划、经费、实施、质量分别属于科研部门、财务部门、审计部门等不同的组织管理，组织之间存在明显边界。在具体执行过程中，组织之间的信息没有实现及时共享，科研管理部门无法实时了解科研项目的进展状况，财务部门无法结合项目进度对资金进行有效监管，教师无法了解自己科研项目的最新进展。以上这些现象严重阻碍了科研项目的高效管理与实施。随着国家对科研重视程度的不断提高，高校承担科研项目数量的大幅度增加，如何模糊组织之间的边界，降低组织之间的信息交流成本，优化科技资源配置，提高资金使用效率，促进高校科研的持续、协调、快速发展，是许多高校关心的问题。

二、无边界组织理论

无边界组织理论由通用电气前CEO杰克·韦尔奇提出。从1981年入主通用电气以来，在短短20年的时间里，韦尔奇使通用电气的市值从250亿美元增加到4500亿美元。 1988年，在密歇根大学罗斯商学院教授戴维·尤里奇的协助下，韦尔奇重组经营管理模式，增强组织的适应力，通用电气的组织边界变得越来越容易穿透，无边界组织的概念逐渐形成。无边界组织理论认为，组织存在四种常见的边界：垂直边界、水平边界、外部边界和地理边界。垂直边界是指组织内部传统金字塔型的层次和等级制度，每个机构都有自己的职责权限。水平边界是各个职能部门之间的围墙，每个部门各司其职；外部边界是机构与外部个人或者机构的边界；地理边界指外在地理条件的界限。无边界管理的涵义包含以下几方面：

第一，无边界组织以边界为基础。无边界组织并不意味着原有界限的完全消失，而是以原有管理良好的边界为基础，将传统的边界模糊化。

第二，无边界组织的优点在于边界模糊化更易于信息、资源的渗透扩散。作为一个整体的组织，它的功能与效率远远超过各个组成部分之和。

第三，无边界组织注重效率、整合和创新。无边界组织管理更强调流程，而不是组织的层次性。不同部门的员工可以根据实际需要，实现更快速高效的交流，同时鼓励创新和变革。

第四，扁平化管理。当组织规模扩大时，传统的管理模式是增加管理层次，指令从金字塔的最顶层层层传递，最终才到达执行者，而执行者的信息也要通过层层审核，才能最终到达决策者。中间的环节并不透明。扁平化管理将组织的垂直边界进行模糊化，使得每个组织的边界都具有一定的渗透性和灵活性，从空间上和时间上压缩了决策环节，避免了信息传送链过长、反映缓慢的问题。

三、科研项目无边界管理

在传统的科研项目管理体系里，教师、院系、科研管理部门的组织定位，体现了组织内部的层级和等级体系，决定了三者处在垂直边界不同级别的层次上。教师个人的项目申报或者预算修改，需要经过层层组织才能到达科研管理部门，而科研管理部门的最新审批消息也需要在组织中层层传递，最终才能到达教师。可见，传统的科研管理模式传输渠道繁杂、信息传递速度滞后。在水平边界上，财务处负责项目立项的前置条件，只有经费到位，教师才可以开始立项。同时财务处还负责项目进展过程中经费的审核与执行。科研管理部门负责项目的整体进度、立项工作的审批、预算报表的编制、项目过程中各项变更的审核等。审计处负责项目质量的整体检查。传统模式组织之间的高墙导致科研项目管理流程出现严峻问题。

1．科研经费预算缺乏合理性

项目负责人不熟悉预算编制的规则，经常会对预算提出变更请求；科研管理部门无法实时了解项目的经费使用状况，不能及时对变更申请作批复；财务部门不了解项目的进展，无法对项目经费实行有效监督。

2．科研项目全程实时进展的整体管理不够

由于垂直边界与水平边界的存在，科研项目的管理可能会处于失控状态。项目实施过程中，科研经费信息渠道堵塞，教师、院系为科研经费疲于在财务部门、科技管理部门奔走。科研管理部门及财务部门有时沟通协调不畅，信息滞后，使得部分项目虽然已经项目结题，但仍未财务结题。

3．内部审计不及时

内部审计一般属于项目的后期管理。由于组织之间水平边界的高墙，审计部门通常不能及时获得相关项目结题的信息。无边界组织理念重在加强审计部门、财务部门与科研部门之间的联系与沟通，当项目结题之后，科研管理部门应及时地将项目结题、财务结题等相关信息通知到审计部门。

科研项目无边界管理有利于弱化科研管理部门、财务部门、审计部门之间的组织边界，使得信息变得更容易穿透，资源得到有效整合，信息得以快速传递。

四、信息系统为科研项目无边界管理有效助力

科研项目管理系统是科研项目无边界管理的有效助力。信息管理系统并非是要消除组织的垂直边界或者水平边界，而是通过将科研项目管理流程的信息化，将重心放在加强信息在组织之间的穿透力上，使得处在不同层次组织的人员能够获得充分的信息。科研项目管理系统从信息化的角度，弱化了组织之间的垂直边界与水平边界信息，使得院系、科研管理部门、财务处、审计处、教师个体成为一个整体，传统的组织边界围墙被打破，信息在这些组织之间快速顺畅传递。

1．科研项目管理系统的设计

科研项目管理系统涉及部门多，需求调研及系统开发期间，充分听取财务部门、管理部门、审计部门、院系等的想法与意见。充分考虑财务预算指标体系、审计要求等。使得系统能为教师、各部门提供有效服务。同时，为了模糊科研管理部门与人事部门的水平界限，系统需要从人事部门取得教职工人员信息，

科研项目管理系统的总体框架如图1所示。

科研项目管理系统主要涉及的组织有科研管理部门、财务部门、院系及教职工。科研管理部门：负责审批教师申请的项目信息和预算，修改教师申请的项目信息和预算，审批项目负责人申请的子项目信息，审批教师申请的项目结题信息，查询全校科研数据相关报表。财务部门负责审批教师申请的项目结题信息并为专项项目填入项目编号。审计部门可以在系统里对项目进行审计。院系可以查询本院系科研数据相关报表。教师可以在科研项目管理系统里申请立项、申请结题、申请变更预算等。

科研项目管理系统实施之后，虽然并没有改变各组织的物理形态，各部门依然各司其职，带有浓厚的行政色彩，但在信息化层面上，组织间已打通了各自的信息通道，科研管理部门、财务部门、审计部门等都可以在系统里实时了解到项目的最新进展。

2．科研项目立项

教职工确认科研项目经费到位后，财务部门提供详细的科研项目经费信息，教职工根据往来号将经费信息取出用于立项。通过本系统，教职工可填写立项信息、科研收入明细信息、项目成员信息等。科研管理部门对教师提交的申请进行审核。对于未通过审核的申请，科研部门管理员可以直接修改教师填写的立项、科研收入或项目成员信息，在审核意见中组合成一段文字描述反馈给教职工确认。科研管理部门审批通过之后，财务部门对申请进行审核。对于未通过审核的申请，财务部门可以直接修改教师填写的立项、科研收入和项目成员信息，在审核意见中组合成一段文字描述反馈给教职工确认。整个立项过程透明、实时。教师可以随时了解自己的立项申请进展的哪个环节、申请过程是否存在问题等。原来架在教师面前的科研管理部门、财务部门两大组织边界高墙，对于此时的教师来说，已经不复存在。

科研项目立项的详细流程如图2所示。

3．科研项目的实施过程

科研项目的实施过程涉及经费的使用、划分子课题、经费追加等，这些事项的申请可由教师在系统内提交，科研管理部门及财务部门根据实际情况进行审批。教师、各组织均可通过科研项目管理系统这个平台实时了解项目的进展及审批情况。

4．科研项目结题与财务结题

教师个人可在系统里提交项目结题申请或者财务结题申请，科研管理部门、财务部门、审计部门可以查看、导出、打印项目经费的结算表，根据项目的实际情况进行审批，审批通过之后可以正式结题。

五、科研项目管理系统的实施效果

科研项目管理系统的建设有利于从学校管理层高度统一管理纵向、横向项目，管理校内子课题分课题：从开设子课题、分课题到追加经费进行完整的管理。方便管理部门进行统计查询。方便教师随时查看科研经费到帐情况，统筹安排经费。加强了财务监督，避免了结题不结帐等问题，有助于财务部门进行成本核算。加强了科研管理机构的制度建设，提高了科研管理水平，形成二级学院、科研管理部门、财务处、审计处等机构的无边界管理体制，信息可以实时共享，提高了工作效率。

六、总结

高校内部设置的行政机构，具有一定的行政色彩，它保障了高校日常工作的正常开展。但新形势下对速度和效率的高要求，使得高校想方设法打破传统行政机构之间的边界，让信息得以畅通传递。信息化正是一条行之有效的途径，它的优势在于：

首先，规范业务流程，加强项目流程管理。使我校拥有一套跨越多层组织的信息平台。科研项目从立项、实施、财务结题、项目结题、审计整个过程实现信息化并实现共享；院系、科研管理部门、财务部门、审计部门各组织之间的无边界管理，在此平台上得以实现。

其次，提升项目管理力度，实现资金动态及时管理。避免项目执行过程中因资金信息通道不畅而引起的执行速度缓慢等问题，加强了项目的日常管理，便于信息查询。

第三，积累项目信息，为将来的项目管理决策提供数据支持。

通过科研项目系统的建设与实施，进一步推动了科研工作的发展，规范和提高了科研管理水平；无边界管理理念在科研项目管理系统中的渗透，拓宽了科研项目管理的思路，建立了院系、科研管理部门、财务部门、审计部门等单位的合一体制，形成团队合作的工作体系，营造积极优良的科研环境，调动了教职工从事科研活动的积极性，从而推进了学校的科研建设能力，提升了学校的办学水平。

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（编辑：金冉）

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1673-8454(2012)07-0004-03