会计电算化应用若干问题探析

龚伟林

一、建立企业电算化体系时应注意的问题

1.会计科目的设置、使用要符合会计制度

财政部《企业会计制度》（以下简称《制度》）是企业建账的基础，企业生产的产品是我们建账的对象。正确的使用会计科目，设置科学、合理的明细科目是对财务人员建账的基本要求。因此，在会计科目的设置时，一级会计科目名称和编码的设置必须严格按财政部制定的《制度》进行设置，不得随意添加或改动；二级明细科目名称和编码的设置，《制度》中有规定的，应严格按《制度》规定的设置，《制度》中没有规定的，可以按上级主管部门和本单位的管理要求设定，以保证会计科目代码的系统性和统一性。三级、四级明细科目的设置，应重点考虑成本核算对象的特点，以产品和费用明细项目等为基础进行设置，使账薄的明细账与产品之间形成对应关系，以利于成本核算。

2.会计科目的级次设置应考虑账簿输出格式的要求

账簿的格式有：三栏式账簿、数量金额账簿、多栏式账簿。在会计电算化科目的级次设置时，应考虑账簿输出格式，来设置科目级次和账簿种类。三栏式账簿、数量金额式账簿设置，相对于多栏式账簿，比较简单，一般情况下不会出错，但对于多栏式账簿设置，在科目级次设置时，应注意根据制度和管理需要设置为“多借一贷”式账簿，如“生产成本”、“管理费用”、“应付职工薪酬”等科目均可设为“多借一贷”式账簿，同时注意二级科目余额与一级科目余额方向相同。以避免出现多借多贷科目设置，违反会计制度关于账簿设置的打印规定。

3.核算体系的建立要考虑填制内部、外部会计报表的需要

核算体系的设置要考虑填报内部、外部会计报表的需要，注意科目设置与报表项目的对应关系，使核算体系能够满足内部、外部会计报表自动取数的需要，以减少会计人员编制报表的工作量，提高报表编制的及时性和质量。

4.核算体系的建立应满足单位组织的形式和管理的需要

核算体系的建立应考虑单位的机构设置和管理方式，即科目设置应满足单位机构设置和经营管理的方式，满足经营管理数据的归集和分析的需求，数据提取及时、准确，满足为单位的经营管理服务的作用。

二、会计软件应用中应注意的问题

1.会计科目代码结构应具有统一性和可扩展性

对于集团单位或下属企业较多的单位，在会计科目代码结构设置上，应注意编码级次的控制，在会计科目和代码结构设置上应具有统一性，避免出现下属单位会计科目和代码结构设置使用不规范，不能满足集团或公司报表汇总和统计需求。同时，在设计科目代码时一定要充分考虑各方面的要求，使会计科目代码结构具有可扩展性。因为会计科目体系一经设定，其代码结构就无法改变。修改结构只能通过重新建账实现，而重新建账将丢失已输入的所有初始化数据和已输入的凭证资料。

2.记账凭证类型最好只设一种通用格式

查账是会计人员日常工作的一个重要部分，在手工操作时用分类记账凭证（收款凭证、付款凭证和转账凭证）来处理会计业务，分别装订整理记账凭证，以便于凭证的管理和方便查账。电算化后，查账完全能通过计算机来快速实现，计算机的最显著的特点就是速度快，恰好弥补了手工查账的缺陷。再者，设置了凭证类型，增加了一个输入项目，会影响凭证的输入速度。又因各类凭证要各自独立编号，凭证整理保管更为烦琐。会计软件提供记账凭证类型设置功能更多的是为了适应会计人员手工记账时的习惯。所以，电算化后，记账凭证类型只设一种通用格式，即“记”字类账凭证。

3.充分利用软件自动生成凭证功能，做到数据准确、工作高效

在电算化会计条件下，利用软件自动生成凭证功能，可以生成相应的会计凭证，且数据准确、高效。如固定资产折旧的计提可以通过固定资产模块完成；工资的分配与发放，福利费及工会经费的计提、应交社会保险费的提取、代扣应交个人所得税等业务，均可以在工资模块完成。

对于没有单独模块但有固定对应关系的记账凭证，如果其数据来源于已输入系统的记账凭证，也可以利用自动生成凭证功能。如每月均需结转的损益类科目，在月末所有收入、成本费用凭证输入、登记入账后，汇总结转至类似本年利润一类的科目时，自动转账凭证能自动汇总指定科目的发生额或余额并自动生成一张转账凭证。在使用该功能前须进行必要的参数设置，包括转出科目和转入科目，以及汇总数据的性质(余额、发生额)，在此应注意，转出科目可设置多个，但转入科目只能设一个。

4.充分发挥会计软件的辅助核算功能，减少会计明细科目设置数量

会计电算化的优势之一，体现在完成一般的总账、明细账核算外，还提供以下辅助核算功能可供选择：如部门辅助核算、个人往来辅助核算、供应商往来辅助核算等。

在设置辅助核算时，还应考虑辅助核算多对一的关系，即一类辅助核算能满足两个或两个以上科目的需要，以减少会计明细科目设置数量。如辅助核算—职员，既能往来账的核算需要，又能满足工资模块核算的需要。同时需注意，避免在辅助核算下再分类，如在其他应付款辅助核算下，设置二级分类单位和个人。此种设置不能形成会计科目与辅助核算一一对应关系，在账务处理时，容易出错，且不易被发现。

5.关键性名称、代码的前后输入要完全一致。

电脑与人脑的区别在于：电脑是根据规定的概念进行逻辑分析判断，而人脑在对事物进行判断时，既要考虑既定的概念，又注意一些随意性的东西。其次，在录入基础资料中有标点符号的，还应注意输入状态全角和半角的区别，防止出现上述重复录入的问题。所以同一内容的东西在前后输入时要绝对一致，不能有丝毫差别。这样才能真正发挥电算化输出结果的快捷、准确性。

6.建立严格的内部控制制度

企业建立了电算化会计系统后，其会计核算和会计管理的环境发生了很大的变化，企业手工会计的内部控制制度已不相适应，应与时俱进。比如，编制科目汇总表、凭证汇总表等试算平衡的检查，总账明细账进行平行登记、账账核对、账证核对等，在会计电算化中由于核算程序的变化，这些控制已失去了其真正的意义。其次，手工会计中的一些平衡检查在电算化会计中被移入计算机系统内部，通过计算机程序体现出来。在实行会计电算化以后，应充分利用计算机财务软件用户管理权限功能，按照不相容职务分离分设的原则，设置系统管理员、数据管理员、档案管理人员、复核人员、核算人员、出纳、财务主管等岗位，使每个岗位既互相牵制，又层层负责。根据每个人的岗位职责、内容赋予相应的权限，形成各司其职、各负其责、相互制约的工作机制，以满足电算化条件下企业内部控制的要求。

以上是笔者在会计电算化软件应用中的一些认识，当然，在应用过程中还有许多应注意的问题，如:操作人员的口令保密问题；对软硬件进行维护、保养的问题；定期备份财务数据的问题等等，都需要我们在今后的实际工作中加以注意、进行总结和完善。