关于会计电算化内部控制采取的对策与措施

瞿金海

通过会计电算化的实践表明，计算机本身处理出错的可能性很小，但人为造成出错，甚至舞弊的现象难以避免，而且一旦出错、甚至发生舞弊，则损失巨大，因此，非常有必要采取相应的对策与措施。

一、明确职责分工，加强组织控制

职责分工首先是将电算化部门与用户部门的职责相分离，用户部门指产生原始数据的部门或人员。所谓组织控制，就是将系统中不相容的职责进行分离，即在系统中的各类人员之间进行分工，并以相应的管理规章与之配套。其目的在于通过设立一种相互稽核、相互监督和相互制约的机制来保障会计信息的真实、可靠，减少发生错误和舞弊的可能性。

二、加强会计核算控制

会计核算结果是会计预测、决策和分析的基础，会计核算控制是防范和化解会计核算风险的重要环节，必须引起高度重视。从核算环节把关，必须保证业务处理合法、有效，账务处理的正确性、规范性，做到数据真实、完整和安全。会计核算控制内容包括：原始凭证经过审查，在录入处理前一切经济业务处理必须经过相应的权级审批，简明、准确、完整地填制与录入。不正确的业务更正与删除，待解决凭证单据的处理等都必须严格按规定进行，严格执行复核制度，充分保证计算机账务处理不错不乱。会计数据输出必须进行严格审核并签章，无论是静态审核，还是动态审核，都要仔细核对输出的账务凭证与实际发生的经济业务是否一致。

三、加强操作程序的控制

会计电算化除了对软件操作方面需作一定的内部控制设计以外，还要制订并严格执行操作管理制度，培训提高从业人员的计算操作水平及营造提高职业道德修养的氛围也是重要的问题，有效的保证会计电算化系统的安全运行，保证财务数据的安全性、完整性。

操作管理制度一般包括：（1）操作人员的工作职责和权限。（2）预防原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而输入计算机的措施。（3）预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等未经核对而登入系统账簿的措施。（4）建立必要的上机操作记录制度。此外，在会计软件中还应设置防止重复操作、遗漏操作和误操作的控制程序。

四、加强系统安全控制

加强系统安全控制是为了保证计算机系统的安全运行，避免由于外部环境因素导致系统运行错误的不安全隐患。主要控制措施包括：明确规定上机操作人员对会计软件的操作内容和权限，杜绝未经授权人员操作会计软件，防止会计人员越权使用软件；操作人员身份的密码控制；操作人员离开计算机时，应执行相应的命令退出会计软件。财务软件应开发出相应自锁定功能，在一定的时间内若不做任何财务操作指令，则系统应当会自锁定，设置接触与操作的日志控制，各单位应根据本单位的实际情况，设专人保存上机操作记录进行“日志管理”；数据存储和处理相隔离，严格控制系统软件的安装与修改，对系统软件进行定期的预防性检查；工作环境保护则是为了尽量减少外界因素所致的计算机故障，以保障机器正常运行。

五、加强会计档案控制

实现会计电算化后，会计档案包括贮存在软盘、硬盘及光盘等介质上的会计数据和纸质形式的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算资料，会计档案管理工作就显得更为复杂些，应建立相配套的制度作保障。

会计档案管理制度应包括：（1）实行会计电算化后的会计档案以计算机打印的纸质形式保存，保存的有关规定按《会议档案管理办法》的规定执行。（2）全套会计电算化系统文档视同会计文档保管，保管期限截止至该系统停止使用或有重大修改后的三年。（3）妥善保管存有会计信息的磁性介质或其他介质的措施。（4）科学规定会计档案的有关权限。如规定查询以前年度的会计档案应经有关人员批准等。（5）保证会计档案安全与完整的措施。

六、加强内部审计控制

内部审计既是企业内部控制系统的重要组成部分，也是强化内部会计监督的制度安排。在会计电算化中，由于是“人机”对话的特殊形态，因而对内部审计提出了更高、更严格的要求。内部审计必须包括以下几方面：（1）对会计资料定期进行审计，检查电算化会计账务处理是否正确，是否遵照《中华人民共和国会计法》及有关法律、法规的规定，审核费用签字是否符合公司内控制度、凭证附件是否规范完整；（2）审查机内数据与书面资料的一致性，如查看账册内容，做到账表相符，对不妥或错误的账表处理应及时调整；（3）监督数据保存方式的安全、合法性，防止发生非法修改历史数据的现象；（4）对系统运行各环节进行审查，防止存在漏洞。