FEMA在ERP项目风险管理中的应用研究

2012-09-18汪义军

长春理工大学学报(社会科学版) 2012年11期

关键词：频度项目风险分析

汪义军

（广东白云学院管理学院，广东广州，510450）

FEMA在ERP项目风险管理中的应用研究

汪义军

（广东白云学院管理学院，广东广州，510450）

ERP信息系统已广泛应用于制造企业中，但调查表明我国制造业实施ERP的成功率却较低。在ERP项目风险管理中应用FEMA技术可以通过对各种潜在失效模式进行量化分析，找出ERP项目的关键风险，并引导资源去解决风险度高的问题，从而达到降低项目风险提高项目成功率的目的。

FEMA；ERP；风险管理

随着原材料价格上涨、劳动力成本上升及人民币持续升值，越来越多的制造企业选择实施ERP信息化来提升企业竞争力。企业资源计划（Enterprise Resource Planning，ERP）系统是集信息技术与先进管理思想于一身的现代企业运行模式，通过ERP信息系统，企业不仅可以使企业内部的各个子系统协调一致，还可以把经营过程中的有关各方如供应商、制造商、分销商以及终端客户纳入一个紧密的供应链中，依靠对信息流的有效控制来降低库存、提高库存资金周转次数、减少生产成本和提高交货履约率。但是ERP项目是一个复杂的系统工程，从计划到软件安装到实施直至取得预期的实施效果，需要耗费大量的时间和资源，其实施效果会受到多种因素的影响和制约，因此目前国内外企业ERP的实施成功率并不高，众多研究机构的数据表明全球ERP的实施失败率一直高达60%以上［1］，对我国本土企业而言这种风险性就更大。所以如何有效地对ERP系统实施过程的可能风险进行评估和控制是保证企业成功实施ERP的关键。

美国学者James P.Lewis曾在其专著The Project Man⁃agersDesk Reference中将FMEA技术应用到项目风险管理中。本文将在其研究的基础上，以FMEA对失效模式事前预防的特性为基础，将设计FMEA中的RPN方法应用于风险的量化，并结合项目管理的理论，构建一套适用于ERP项目的风险识别、评价和应对管理程序。

一、FMEA简介

潜在失效模式和效果分析（Potential Failure Modes and Effects Analysis，FMEA）是一种前瞻性的可靠性分析方法，它在项目实施之前进行风险的识别，分析失效的后果和概率并提出改进和预防措施，从而达到防患于未然的目的，其本质是一种风险的事前控制技术［2］。

20世纪50年代初期，美国Grumman公司第一次把FEMA思想用于战斗机的操作系统设计分析，取得了良好的效果。60年代美国太空总署（NASA）针对航空航天产业中的安全问题开始使用FMEA并将其应用于阿波罗登月工程。20世纪80年代美国军方将FEMA确认为军用标准（ML—STD—1629A），这是一种系统化的工程设计辅助工具，其目的在于改善产品和流程的可靠性。1985年，国际电工委员会（IEC）根据MIL—STD—1629A制定了IEC812—1985。之后，汽车、电器、电机等民用工业也在自身质量保证体系中规定在产品工艺设计确认之前进行FEMA，以确保无缺陷和隐患，并且将其发展为对供应商的要求。1987年原中国国家标准局等同采用该国际标准制定了国家标准GB/T7826—1987《系统可靠性分析技术失效模式和效应分析（FMEA）程序》。FMEA国际标准和国家标准的发布实施大大推动了FMEA的应用，使其成为最为有效的可靠性分析工具之一。现在FEMA风险控制技术已经广泛应用于产品的设计开发、服务、市场、采购等各个方面。

FEMA的切入口是通过对可能发生的失效模式的严重程度S、发生的频度O以及被检出的可能性D三个方面着手进行分析，得出各失效模式的风险度RPN，从而找到项目的关键风险，并依据风险的大小确定预防和改进的优先顺序［3］。

二、FEMA在ERP项目风险管理中的应用

参考产品设计中FMEA的应用，本文将ERP项目的风险细分为风险对项目实施效果的影响程度（严重度S）、风险在企业中发生的频度（频度O）和预防风险的难度（预防难度D），并依据S、O、D来计算事先风险数RPN，RPN越高，失效的风险越大，它确定了行动的优先级。

本文将FEMA在产品设计分析中的可探测度替换为预防难度是基于ERP项目相对于制造业产品工艺的特殊性，因为在ERP项目实施前和实施过程中，所有可能存在的风险都已被识别出，不同于产品制造过程中需要通过检查手段来预防某些存在的隐患，所以在ERP项目中应用FEMA分析时不需考虑风险被检查出的可能性。另外，ERP项目不仅是一个IT项目，更是一个管理项目［4］，所以其风险不仅体现在技术上，还体现在实施某改进措施的难度上，而改进的难度直接影响了ERP项目成功实施的可能性。

使用FMEA进行ERP项目风险管理包括以下几个步骤：

1.组建ERP项目FMEA分析工作团队。团队成员主要是企业各个部门的管理人员和关键岗位工作人员，既要有熟悉管理业务的人员，也要有熟悉计算机业务的人员，另外还应包括有实施经验的ERP咨询机构以及业内专家。

2.分析和审查过程，整理潜在的失效模式。FEMA团队在了解本行业企业实施ERP的情况的基础上，充分听取本企业一线员工的意见，采用德尔菲法、头脑风暴法等确定企业ERP项目实施风险，提出企业ERP系统实施过程中可能存在的潜在风险。风险识别后要把结果整理出来，形成ERP项目的主要失效模式。

3.分析各失效模式的潜在影响、发生频度和预防难度。分析每个失效模式可能产生的后果及其严重程度、每个失效模式的起因及其发生的频度和消除该失效模式的难易程度，并对事件发生的频率、严重程度和预防难度进行排序。

ERP项目S-O-D评分采用5分制，严重程度是评估可能的失效模式对于项目的影响，5分为最严重，系统瘫痪无法运行，1分为没有影响，系统能正常运行，仅极个别功能需改进；发生的频度是分析各失效模式的失效原因和发生的几率及频繁程度。5分表示肯定要发生且经常发生，1分表示发生的可能性非常小；预防难度是预防失效原因产生的难度，5分表示难度非常大，需耗费大量资源和时间来解决，难度相当大，1分表示基本没有难度很容易解决。

4.计算各失效模式的发生风险度并排出处理的优先顺序。根据失效的严重程度、频度和预防难度计算事先风险度，RPN=S×O×D，并根据风险度的大小从大到小确定解决的优先度。ERP项目FEMA工作小组可以决定优先解决风险度数值在多少以上的失效模式，如先解决RPN在80以上的项目。另外，不管RPN大小，企业应特别注意严重度高的失效模式，因为即使某些失效模式发生频度低，但一旦发生将会给项目造成无法挽回的损失。

5.讨论如何消除或减少风险高的失效模式的对策。对风险顺序数高和严重度高的失效模式优先采取纠正措施，完成后重新进行风险评估。

使用FEMA进行ERP项目风险管理的工作步骤如图1所示：

图1 基于FEMA的ERP项目风险管理工作步骤

三、应用FEMA案例分析

（一）项目简介

E公司主营生产电子产品，公司产品品种多，批量小。2010年之前该公司一直采用传统的人工管理方式，随着企业不断发展，产品需求量和需求种类也不断增加，管理人员经常加班仍不能满足企业的要求。首先物料品种多达近万种，使得仓库的管理工作量巨大，库存数量经常出现误差；生产部门需要花费大量人工和时间计算每种物料的生产用料，由于库存数据不够准确，导致计算出的缺料数据也不准确。一方面公司每月的库存金额高达5000多万元，资金积压严重，而另一方面生产线却经常发生停工待料现象，无法满足客户的交货期。为了解决公司在生产物流上的混乱现状，企业决定通过实施ERP信息化来解决物流问题。

（二）项目风险管理

由于E公司经营的产品具有多品种、小批量的特点，且物料品种多达近万种，因此该公司不能完全参照同行业ERP应用模式，需要ERP软件供应商根据E公司的具体情况设计专门的定制化信息平台。因此该项目涉及到ERP供应商选择、信息平台硬件和结构的设计和开发、企业内部自身管理的规范性以及员工的支持度等诸多风险。根据上文提出的使用FMEA进行ERP项目风险管理的步骤，首先由FMEA分析工作团队对该项目进行风险识别和评价，然后对于RPN较大的风险事件采取了相应的预防和改进措施，并重新进行风险评价。具体内容如表1所示。

通过FEMA分析可知，企业自身管理不规范的RPN值最高，因而整个ERP项目中最大的潜在失效模式是企业自身管理上存在的问题，所以企业在准备实施ERP项目前，要首先解决企业自身的各种问题，例如产品品质不稳定、创新不足、市场销售乏力等。企业应认识到ERP虽然对于规范企业的运作流程及管理有一定的作用，但软件一般只能提供功能性的帮助，其本身并不能代替管理。科学、严格和规范的企业管理是保证ERP项目成功实施的首要条件。

其次，基础数据的完整性、准确性、时效性差也是较大的失效模式，所以企业在ERP系统上线之前，一定要做好各种基础数据的准备工作，包括建立BOM，划分工作中心，确定工时定额，编制各种部件的工艺路线、制造提前期和损耗标准，确定各种物料的采购提前期、安全库存以及批量规则等，保证静态数据的准确性和动态数据的时效性。

另外，企业一把手在实施过程中要对项目予以高度重视，因为ERP的项目实施几乎涉及企业所有部门，关系错综复杂、习惯势力大，同时需要在整个企业内组织和调配人力、物力和财力，如果没有一把手的重视，很多工作将无法展开。对不同人员进行专门培训也是保证ERP成功实施的重要保证，如对管理人员进行ERP知识培训，对设计开发人员进行现代企业管理知识培训，对基层操作人员进行ERP系统操作、数据的录入和整理等培训，通过充分的培训，使企业从领导到中层管理人员、基层操作人员都能扫除思想障碍、互相配合，保证ERP项目的顺利实施［5］。

目前许多企业在看到ERP信息系统可能带来的巨大效益的同时，却很容易忽略实施ERP的风险，有些企业认为只要参照同行业ERP的应用模式，投入足够的资金，购买计算机、应用软件和相应的技术服务就能确保ERP系统正常运行并获得预期效益，但事实恰恰相反，很多企业投入巨资来实施企业信息化，不仅未获得预期的效果，相反还导致企业运行混乱和员工不满，给企业带来无法估量的损失。

因此，企业必须高度重视ERP项目的风险预防。相对于其它的项目风险管理方法，FEMA技术提供了一套完整的工作程序和系统的分析方法，应用FMEA进行风险管理具有流程明确、简洁的特点，使用该方法可以进行风险评估排序，提供改进的优先顺序，从而引导资源去解决需要优先解决的问题，严格控制项目实施风险，确保ERP项目的成功实施。