对文书档案进行科学化管理的策略初探

陈贞

摘要：随着社会的发展进步，文书档案的管理也在逐步更新。本文首先分析了文书档案科学管理的特点，然后分别阐述了进行文档科学化管理的措施和文书档案管理工作者应拥有的条件。

关键词：文书档案；科学化管理；措施

中图分类号：G27文献标识码：A 文章编号：

1 文书档案科学管理具有以下几个特点：

1.1全体人员参加。

文书档案全面质量管理要求与档案形成过程有关的工作人员，包括领导、拟稿人、校对人员、印刷人员、档案人员等密切配合，严格按照有关标准和要求共同完成公文处理和立卷归档管理工作。树立"档案质量，人人有责"的观念。

1.2全过程控制。

从公文的起草、审核、印制、传递、执行到档案的收集、整理、立卷归档、编研、开发利用的整个过程都实行质量管理。

1.3运用科学的手段。

采用数理统计方法、现代科学技术和现代管理手段来解决档案的质量问题，不断提高档案质量和档案工作管理水平。

2对文书档案进行科学化管理的一些措施

2.1 文书档案为科学决策提供依据。科学管理的核心是决策，迅速、合理而科学的决策离不开事实前提和决策环境，它包括旧案所提供的经验参考、人文背景和各种必要的真实数据，文书档案方式就是取得这种支持的最佳途径。于是，文书档案被纳入信息一体化管理的模式，在颇具理性色彩的科学决策和信息观念的引导下，无论是国家宏观管理与决策，还是企业管理与决策部门，文书档案方式都逐渐被视为获取可靠信息的重要手段。传统文书档案管理方式下档案信息的零散、迟缓和重载体正逐渐变得系统可靠、及时快捷和重信息内容。这都缘于文书档案全面质量的提高。

2.2 控制是指文书档案方式在现代管理控制中的预先控制和事后控制功能。控制在现代化科学管理中被视为保证各项活动达到预期效果的职能。控制的过程是否有效依赖于能否找到问题的症结。在出现偏差"不合格"以后，通过分析偏差"不合格"的原因，追溯责任，谓之事后控制或间接控制。直接或预先控制则强调控制事物的过程而不是结果，强调提高被控制对象的自我约束能力。对一个企业而言，重视全过程控制，有利于全方位、全过程地预防和控制经营过程，从而通过提高文书档案管理水平来提高企业的管理质量。需强调的是，文书档案的积累要立足于研究规律、预测未知和科学的决策规划。如果过于强调惩罚性控制，必然影响文书档案形成的客观真实性，失去文书档案在科学管理控制中的意义。

2.3激励是文书档案工作中的组织管理与开发的重要手段。新时期的文书档案工作，正在实现由封闭向开放的现代化转型。新时期的文书档案理念，也由实体保管向以信息组织和利用转型。随着人事管理的改革，人们已着意探讨如何把人事管理转变为人力资源的组织管理与开发。

2.4加强文书档案的法制建设，构建现代企业制度下的文书档案管理运作的法律框架，规范企业文书档案工作。在档案工作已有的基础上，科学管理，依法治档，不断完善文书档案的各项制度。文书档案行政管理部门要了解企业文书档案工作特点，研究企业文书档案工作遇到的新问题，有针对性地制定出台切实可行的企业文书档案管理办法，建立和完善企业内部执法监督保障体系，把文书档案法制建设纳入企业依法治厂工作程序中，完善企业内部各项监督机制，使文书档案管理工作更加适应新时期的要求，更好地推进企业全面质量管理工作的深入开展。

2.5依靠计算机来进行管理。随着科学技术的快速发展，计算机的推广，文档的管理工作越来越离不开对计算机的运用。文书档案的操作过程均依靠计算机来进行实现使得文书档案的管理模式从过去的手工操作逐步地向计算机操作过渡，这也导致了文书档案的储存方式从过去的纸质形式转化为如今的电子资源形式了。基于计算机的文书档案管理所存在的优势，文书档案的管理工作在使用计算机操作后能随即实现按件整理归档，这在很大的程度上减轻了文档管理工作人员的劳动量，从而也使文书档案管理的效率得到很大的提高。

2.6使用计算机操作来进行对文书档案的管理在对已整理归档后的文书重新修改时也带来了很大的方便之处。在过去人工操作管理文档的时候，若要对整理归档后的文件进行修改就必须要对这些文档进行拆卷重做，使的管理工作者的工作变得繁琐有加。但是，在使用计算机操作管理后，文书的修改便显得容易轻松得多了。修改文件时，管理者只需通过键盘操作，轻轻一按就可了事，整个流程进行得快捷多了。而且，在计算机的使用上，由于文书档案的资料已转变为电子版的文献信息，这在网络技术的帮助下，利用计算机的检索功能来对文书档案的资料进行检索修改，这无疑是大大提高了文件的查准率，可以说，这样的优势是传统的文书档案管理方式所远远无法媲美的。

2.7处理好电子文件的接收与归档问题。档案是否真实有效是需要通过文件最初的收集、整理、鉴定来进行检验的，这在传统的文书档案管理模式上是很容易实现的，毕竟人工操作的纸质档案管理有迹可循。但在使用计算机进行文书档案管理后，转化为电子文献信息的档案文件由于其收集、整理、鉴定的过程包含了相互交叉的流程,它在形成最终的文献信息后可以在再次编辑修改后与它的原文件有所不同，再加上它转化成为电子档案时是没有文件到档的明显界定，而是由完全的网络上传与复制来进行完成的，因此，电子版的文书档案资料是很难以保证它的真实有效和它的原始性的。所以，在处理电子文件的接受与归档这一类问题时需要加强对档案原始性的确认。这就要求档案管理者在在接收电子文件时通过对其数据信息来进行有效的核对与审验，只有信息有所不符合就必须发回归档人，除此之外，管理工作人员还应该最大限度地保证数据信息的来源是以系统的自动提取为主的。因此，管理人员在对电子文件进行归档管理的时候就需要确保其文献资料都附属于每一份电子文献的静动态数据信息。

2.8对电子档案的文件进行储存和备份。电子档案是新时代科技的产物，它的生存与可读性都是依赖于计算机的硬件与软件产品，而为了对电子文件进行安全有效的管理，对电子档案的文件进行储存于备份就显得很有必要性了。这其中，电子档案的储存格式，储存设备以及储存方式都很关键。在对电子文献进行归档整理的时候一般是运用主流储存格式的，而对于其它非通用性的文件则应该提供格式的转化功能来进行管理；而对于电子档案的储存设备则要求其友有着充分的成熟性与发展性，能够脱机保管不公开的机密电子档案；再者，电子档案的储存方式应选择多样化。

3文书档案管理工作者应拥有的条件

3.1有高尚的职业道德修养。

一般地，文书档案的管理工作都是比较乏味和枯燥的，而也正因如此，文档管理工作者就更需要拥有能耐住寂寞和清苦的高尚职业道德修养，这样才能最大程度上避免由于工作的沉闷而使得工作人员在核对信息的时候出现错误的情况，从而保障文书档案的准确性。

3.2熟悉档案管理相关的专业知识。

要担负文书档案的管理工作是需要拥有一定的专业知识和过硬的文书档案管理技能的，这是对文档管理工作者的要求，也是一个合格的文档管理人员所拥有的一些基本特性。而在另一方面，管理工作者还需要把自身所掌握的一些科学管理理论灵活运用到文书档案的管理工作中，通过先进的管理方法来深化文书档案的管理工作，从而实现真正的现代化文档管理。

3.3坚持不懈地做好档案管理的基础工作。

文书档案的管理工作做得好与不好对其文献资料的日后运用影响很大，都说万丈高楼平地起，要做好文档的管理工作就要从其最基本的要素开始。这就要求管理工作人员从基本做起，全心全意对待文档管理工作的每一个细节坚持不懈地做好文书档案管理的基础工作。总之，随着时代的发展与进步，采用科学的管理模式和先进的计算机技术成为了文书档案管理工作的所追随的一种潮流，如何掌握现代化的管理技术成为了每一个社会单位适应时代潮流的课题。推动文书档案管理的现代化改革，提高文档管理的效率性与准确性成为了时代发展的一种必然趋势。

结束语

文书档案实行全面科学化管理，有利于实现文书档案管理的规范化、标准化。并加强档案管理质量，使企业切实发挥文书档案的作用，提升档案管理和利用水平，充分发挥档案的功能，真正实现其应有的价值。

参考文献

[1]曾文芳.论文书档案的科学化管理[J].淮南职业技术学院学报,2006年01期.

[2]洪静.如何做好文书档案工作[J.黑龙江科技信息,2010年10期.