浅谈实物档案的管理

俞 歌

（黄河勘测规划设计有限公司 河南郑州 450003）

实物档案是指以物质实体为载体，能够反映单位历史真实面貌的特定物品。是档案全宗的重要组成部分，具有较高保存价值，在企事业文化建设、市场经营中起着举足轻重的作用。由于实物档案具有形体直观、形式多样的特性，加大了实物档案的管理难度，使档案收集、整理、保管和利用更为复杂。为此，针对实物档案管理存在的突出问题，探讨相应的管理措施，确保各种形式的实物档案进行有效地管理尤为重要。

1 加强实物档案的收集工作

（1）实物档案收集难。

实物档案是以单位或部门所取得的工作实绩为基础。实物档案本身形成时间不确定，没有纸质档案在形成时间上的周期性规律；形成规律不一致，没有胶片档案在形成和数量上有相对固定的规律；载体不一致，没有声像档案那样有既定的载体材料，具有不可预见性。加之实物档案形成部门归档意识淡薄，往往导致实物档案归档延时、归档疏漏，这就使得实物档案的收集工作变得更为复杂和困难。

（2）提高对实物档案重要性的认识。

实物档案可以从一个侧面直接反应单位成长和发展轨迹，具有较高的保存价值、研究价值和典型意义，是单位文书档案的重要补充。特别是在市场竞争中、招投标中、项目谈判时，是不可开放性的第一手资料，充分代表一个企事业的资质和业绩水平，能够给企业带来巨大的经济效益。

（3）档案管理部门要认真做好实物档案的收集和归档。

档案人员要高度重视实物档案的管理工作，增强工作的主动性和责任心，切实将实物档案与文书档案同等管理。因为实物档案形成时间没有规律的特性，实物档案多分散于各个部门和个人，需要档案人员进行全面收集和各方面的积极配合。比如通过关注单位的新闻和宣传报道等渠道，了解档案的形成情况，保证实物档案能够及时完整地收集归档。

2 建立完善的管理制度

（1）管理制度不健全。

各企事业单位因实物档案形成时间不长，对实物档案的管理还不太规范，实物档案的分类也没有一个统一的界定，基本处在摸索阶段。从各个环节的操作规程和技术手段的角度而言，可以说实物档案的管理开辟了一个全新的档案管理模式。

（2）加快相应的规范和体制建设，构建实物档案管理的标准体系。

做到规范先行，以明确的管理和操作规定统一各个职能部门的相关工作，夯实整个保管工作基础。要使实物档案规范化，必须将实物档案管理工作纳入日常工作的总体，明确责任，建立健全一整套档案管理制度。如：《实物档案工作职责》、《实物档案保管制度》、《实物档案立卷归档制度》、《实物档案保密制度》等，规范实物档案的收集、整理、归档、保存、利用等各项工作程序，使实物档案管理有章可循。

（3）加强实物档案管理工作的检查指导。

档案部门要适时开展实物档案管理知识业务培训，明确实物档案归档范围、归档时间和归档要求，提高基层单位档案人员业务水平，同时加大实物档案管理的检查督导力度。

3 做好实物档案的利用工作

（1）利用难。

实物档案本身的特性决定了其备份困难、数字化存储不易，而跨库房、跨区域的保管性又直接导致实物检索不便，因此实物档案利用工作开展缓慢，利用面狭窄。

（2）科学的分类。

必须对实物档案进行正确的分类，因为只有按照实物信息内容和载体形式分门别类地进行保存，才能最大限度的保护档案。将统一载体档案材料的档案归为一类比较合理，按其载体形式一般分为荣誉类 （奖状、证书、奖牌、奖杯等）、纪念品、印信类等。

（3）科学的鉴定。

从实物档案实际利用和历史发展的需要，准确鉴定其保存价值，根据它的形成背景、具体内容、载体形式等多方面进行综合评价。按照实物档案类型划定归档范围，根据不同价值、不同层次确定其保存期限，确保馆藏档案的质量，更大程度地提高馆藏档案的利用效率。

（4）开发档案信息数据库。

比如：清华紫光企业档案管理系统，在此管理系统中建立实物档案库，并设项目文件库：奖状、证书、奖牌、奖杯、锦旗、纪念品、印章等等，然后分别把各文件库的数据信息输入库中，再通过扫描或照相的方式将图片转换成JPG格式挂接电子文件，这样通过网络用户既可以看到文字信息，又可以直观地看到实物图像信息，利用时可以直接传送电子文件，不仅极大的方便利用者，还保护了实物档案原件，同时改变了传统的利用模式，给实物档案的管理带来了新的突破。

4 做好实物档案的保管工作

（1）实物档案保管技术不成熟。

实物档案的载体形态各异，材料多样，大小不一，其载体分别有金属、塑料、玻璃、纸张等多种材料构成，载体上的信息内容有镀金、油漆、墨汁等多种表现形式。上述各种材料要求不同的保存环境和保管方式，同一级别的载体也可能由于信息表现手法的不同在保管要求上各有所侧重。因此，可能存在跨库房、跨区域现象。即使在一个库房也可能分散在各处，给日常维护造成不便。如今对纸质档案的保管技术条件，显然不适合实物档案的保管需求，保管技术不成熟成为制约实物档案管理工作发展的一个瓶颈。

（2）加强实物档案保护技术的研究。

在实践中，我们大部分档案馆还没有形成规范的实物档案保管操作规程，也不具备纯熟的技术和方法，管理上还依附于现有的纸质档案的保管方式，导致许多实物档案得不到有效保护。

（3）统一装具。

实物档案日常的环境保护和管理维护是非常重要的。针对实物档案的载体材料和外形特征，分别进行平放和立放，避免其遭到损坏，延长实物档案的使用寿命。按照实物的载体形式制作相应的、统一的装具。比如印章，制作标准统一的档案盒，盒子里做成隔断分别放入印章，既美观整洁又节约库房位置，更有利于印章的保护。不然，印章长期裸露在外面，随着时间的推移，印章就会干枯、风化，以至于最后无法使用。有条件的单位可以制作或购买专门的实物档案柜，更加便于实物档案的保管利用，能够充分展示实物档案的风采，展现单位的历史文化和综合实力。

我们要积极探索实物档案的管理方法，利用现代化的管理手段，真正使实物档案管理工作步入正常化、规范化和标准化的轨道。充分发挥实物档案的作用，增强单位凝聚力、真正体现出实物档案的管理价值。