新时期高校成人教育档案信息化管理浅析*

袁新芳

（河南机电高等专科学校成人教育部，河南 新乡 453000）

目前各高校的成人教育(简称成教)有着鲜明的共同特点——“多、杂、忙”，即头绪多，业务杂，工作忙。成教的培养模式可分为业余与函授两种，业余侧重于学校利用节假日与周末教学培养，函授侧重于外地市的二级教学站点进行学历教育，成教本身又具备着极大的灵活性，业余生可插入统招班中进修，而社会企业也可以以函授模式进行集中教学……林林总总，每种模式都意味着独立的教学体系，业务信息量大，工作不可谓不繁杂，因此，如何做到忙而不乱，这与成教档案管理工作是否得力息息相关。

我国档案局在《全国档案事业发展“十二五”规划》中明确指出，我国十二五发展期间档案事业的主要任务之一就是档案信息化工作。即加强以计算机网络设备和数据库为主要内容的档案信息化基础建设;加快推进传统载体档案数字化、电子文件接收、重要数字信息采集等数字档案资源建设;制定文书类档案长期保存格式标准等。我们可以看出，档案信息化管理工作有着丰富的内涵，如果高校举措有力，将会对成教工作起到极大的推动作用。

1 加强成教档案信息化管理的意义

从档案的实质内容上来看，档案指将分散状态的文件按一定逻辑规律整理而成，是具备保存价值的文件，这种价值在于一方面佐证历史，另一方面是对即将展开工作的参考。具体到成教工作，档案管理一方面起到对已完成工作的详细凭证作用，另一方面，通过对档案资料的总结分析，可以有针对性地规划好下一阶段的工作。

1.1 文件归档快速化

在网络没有普遍应用时，档案业务工作主要是人工将传统纸质资料进行一一汇总与整理，对于成教工作来说，其头绪多，归档业务杂，相当多的资料甚至需要外地教学站点进行逐个邮寄，费时费力且效果差强人意。信息化管理的实施意味着手段的革新，档案资料可以通过熟知的网络沟通软件如Email、飞信来进行即时传递与汇总。河南省教育厅成教部甚至面向省内各高校成教部门设置QQ服务群，将多项工作档案资料置于群空间中，便于各成教部门参考与应用，这本身便是一种高效应用。更深入的，信息化管理意味着专业化管理，目前多家高校非常注意专业化教学软件的应用，如省内多家高校应用了某企业设计的专业化教学系统软件，使行政服务部门、系部教学部门、教师、学生均可以通过该平台参与到学籍管理、教材管理、课程设置、考试安排、成绩录入与查询之中，相关资料档案的汇总便捷快速，这也是成人教育档案管理信息化的发展方向。

1.2 学教联动一体化

成教部门是一个半封闭的办学机构，从整体来看，这就是一个小型的教务处，麻雀小而五脏全。其内部设立了学生管理科室与教学管理科室，负责学生生活管理、团支活动、理论与实习课程安排、教材管理、学籍管理、考试安排、教学督导……这每一项都意味着大量的档案业务工作。资料归档等工作很大程度上又并非成教部门自己就能进行的，需要与其他相关部门的协作，这些部门包括上级领导机构、平行行政部门、普通教学系部、外地教学站点，甚至涉及学生个人，没有这些相关部门和个人的支持，信息资料归档工作不可能顺利进行。

在传统档案管理时期，由于手段落后，方式单一，归档工作一直都是难题，成教部门和相关单位的互动中，任何一个渠道或方面的沟通不畅，都会使档案资料的整理出现迟滞、误交、不交现象，影响工作进度。随着信息化的实施，归档手段现代化，方式多样化，为相关单位尤其是外地的二级教学站点提供了极大便利，各单位可利用飞信、Ftp、E－mail、QQ等网络沟通工具实现与成教部门的紧密联系，构成有机整体，通过信息一体化的沟通，实现资料的迅速汇总，交由领导部门归纳整理，更便于下一步计划的执行，有效地实现了学生管理、教学管理与相关支持单位的工作联动。

1.3 文件资料规范化

在档案管理建设过程中常常遇到过分强调本单位个性，文件资料标准不可更改的情况。尤其对于成教工作来说，由于牵涉单位多、广，往往会出现同一系列的资料多达十几甚至几十种格式，这种无视标准化的情况极其有害，造成档案资料必须进行二次筛选、归纳与整理后方可应用。在传统档案管理时期，这又常常是无法避免的情况，档案业务工作者之间当时主要靠传统的口头、电话、会议等方式进行沟通与协调，这些推广方式的广度与深度受人员素质限制会产生不同的折扣，效果很差。信息化的实施使规范的统一推广得以实现。

1.4 教学工作有序化

档案的一大特点是其参考作用，往宽泛了讲是借古鉴今，档案资料形成后不能束之高阁，应多做参考分析。成教部门工作以忙著称，那么忙而不乱是工作得当与否的体现。对前期的工作信息归纳整理后，加强分析其对现今工作的参考价值，在促进日常教学工作有序进行方面，有极大的参考价值。如河南机电高等专科学校成教部，在对历年成教工作资料的归档汇总后，总结出全年成人教育工作的流程与每月重点，并将常用表格和文件规范化，形成纸质稿与电子稿，发送至各二级教学站点，保证二级站点能清晰了解自己何时该做何事，工作的有序进行得到了保障。

2 成教档案信息化管理面临的问题

自2000年以来，高校的很多领域都基本实现了信息化普及与管理，几乎没有哪个部门是没有电脑和网络的，但对于成教的档案信息化管理来说，仍存在着信息化水平低、建设速度慢等明显弊端。

2.1 思想上不与时俱进

思想上的问题是最根本的问题和阻碍，不能与时俱进就意味着落后。很多高校领导更愿意把眼光放在速见效益、出政绩的工作上。档案工作的服务性特点导致它受不到应有重视，也限制了档案工作者创造性的发挥。对于成教部门的主管领导来说，由于平时业务工作多，也极易疏忽此项工作，或认为档案信息化管理就是简单的电子数据上传和收集，而不能进一步扩大认知，提升其到应有的地位上。当工作信息紊乱，造成工作障碍时，甚至意识不到是档案信息化管理没有实施到位。

2.2 责任上不明确

正是由于在人力资源等方面投入不足，成教部门与其相关单位在指定档案管理人员方面往往也会含糊，由于缺乏相关的档案管理知识，又没有明确职责，经常会出现问题各单位与人员间推诿责任，相互扯皮，最后造成工作事故而无法处理。如某高校将其所有业务工作资料电子稿都存放在网络中心的FTP服务器中，但未指定专人负责，也没有资料备份，网络中心搬家时不知该通知何人，在搬家途中服务器受损，数据全部遗失，对工作造成极大阻碍。

2.3 方式上不求进

观念上的不与时俱进，就会造成对应用方式的滞后。信息化指的不仅仅是纸面资料电子化存储，它是指在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务，提高档案管理效率与效益。很多成教部门工作者，总会认为所谓的信息化就是将工作资料存在电脑上，或通过QQ、飞信、Email进行传递，这固然属于档案信息化工作的一部分，但与全面应用信息技术相比，又差得太远。虽然提升了一定的工作效率，但未能做到整体优化。

2.4 人财物不跟进

在实施信息化管理的今天，更迫切需要懂一定网络技术和计算机操作能力的人员，而这些往往由于成教部门的性质所在，极为缺乏。作为学校的二级部门，成教部门一般不会像学校一样设置专门的档案管理岗位，这造成了档案资料管理的人手不足。在财力物力方面，成教部门往往注重在招生宣传和二级站点培训方面加大经费投入，而由于本身对信息化的认知不足，必需的服务器、网站建设等经费的投入则少之又少。这导致了一些必需的档案保管设备无法备齐，档案的管理与利用还停留在原始的手工操作上。这种状况，大大影响了档案的利用效率。

3 成教档案信息化管理对策研究

3.1 思想上认真重视

对于成人教育部门来说，其档案信息化实施的步伐常常落后于学校的教务与学生管理部门，原因在于其支持单位的复杂性与二级层次的特点。所以，应当强化档案管理的现代化意识、科技化意识、计算机管理档案意识，尤其注意不仅仅要将归档工作由手工管理向计算机数字化管理转变，还要具备整体宏观意识，积极装备专业化管理系统。将档案管理从重管理、轻利用、问题多、工作乱的恶性循环中解脱出来，变“封闭型”为“开放型”，主动面向二级站点与相关系部单位，积极提供优质信息服务的轨道上来。

3.2 体制上统一规范

体制上不统一，机制运行就不会有活力，这也是制约档案信息化建设的重要因素之一。成教部门作为半封闭的办学机构，组织结构上呈发散形。所以成教部门一定要尽早建立独立的档案管理体系，真正形成“统一领导、分级管理”的档案信息化管理模式。相关教学单位、个人与二级教学站点的档案管理工作应以成教部门提供的规范为标准，形成上下一体、规范统一的局面。

目前高校校园网的成熟运用，也为成教部门为开展档案信息管理及服务工作提供了良好的条件。在网络平台中，要注意文件制作与编制检索工具同步，文件制作与档案管理可适用同一软件。根据文件制作平台，把文件内容所包含的相关检索字节，如题名、负责单位、密级、产生时间、文号等应用固定格式，再加上档案管理的部分——如档号等，在编制检索时有序调出，将极大地提高能效。

3.3 方法上先进全面

对于成教部门来说，其所面向的相关单位多、人员广、层次参差不齐，所以档案管理的信息化手段应因对象而异，先进全面。在方式上力求进取，紧跟时代技术发展。一方面、建立并完善成教工作网站，积极应用专业化系统软件。另一方面在与二级站点对接时要充分使用Ftp、Email、远程登录、即时沟通等网络工具，与业务人员形成快速有效全面的数据交流，有条件的情况下可以通过接收电子档案，对各种类型档案进行数字化归纳，积极建设相关的全文和多媒体数据库，实现档案全文信息查询，更好地为提高办学质量提供佐证和参考价值。

3.4 财力人力上投入

在财力人力的投入上，成教部门负责人与学校领导应具备这样的认识，即作为教学单位，成人教育核心仍是教学管理，只有提高办学质量才可能吸引更多的生源。如果仅仅把成教部门当做盈利机构，经费和人力的投入只在于眼前的招生宣传上，是目光短浅的行为。

一方面成教部门要投入专项资金进行档案信息化建设。通过增加经费投入，迅速配置必要的档案安全保护设备和必要的计算机设施，切实夯牢档案信息化建设的物质基础。另一方面，要坚持全员培训，全面提高队伍素质。这种培训首先要面对本部门及相关单位成教业务人员，其次更要针对二级教学站点的成教业务人员有的放矢。由于人手力量薄弱的问题，二级教学站点的工作人员往往是招生、教学、档案管理集一身，大多毕业于非档案管理专业，档案管理基础理论和基本知识贫乏，整体素质偏低，直接制约档案信息化建设。成教部门可针对这种情况定期开展培训会议，根据需要进行网络远程培训，形成本单位成教工作电子化规程，形成办学共识，即形成了有效的档案信息化管理机制，更有助于办学效率和准确率的提高。

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