档案工作为节能低碳服务

上海市电力公司检修公司 邢维萍

随着我国档案管理水平的整体提高，档案数字化的深化应用，档案管理的方式、内容、目标发生了很大的变化。上海市电力公司扎实推进档案的高效管理,不断主动提高档案管理水平，加强档案的综合开发利用,特别是在上海电网节能技术改造方面的应用，促进档案工作更好地为本市节能低碳服务。

1 档案在上海电网节能低碳技改方面的应用

长时期以来，公司在各项工作中形成了内容丰富、形式各异、价值不同、各种保管期限和载体的档案。它们中有在一定时期内需要利用的保管期限在50年及以下的档案，也有在一定时期内利用后还具有历史传承和查考作用的永久性的档案；不仅有传统的纸质档案，还有磁性等各种载体的档案。

1.1 重要的永久性档案资料管理

在公司的各种档案中,有不少非常重要的永久性档案，尤其在众多的重要工程档案中,有着大量的特别重要的永久性档案。它们记载和反映的工程往往代表了国家或者上海甚至国际电力科技发展水平,在我国电力或者上海电力的电压等级、容量增大等技术上具有突破性，而且也往往是我国或上海电网构架加强与提升、新的绿色能源的应用、更大范围的电网联网运行、更长距离的电力引入的开始。因此，这些工程在我国或者上海电力发展史上具有代表性，而在这些工程项目建设中形成的重要档案，则是这些工程的重要的真实历史记录，是非常宝贵的具有特别重要意义的永久性保存的工程档案。

例如在编制上海市电力公司“十一五”节能规划时，就需要对上海电网的现状进行调研，课题组从档案上查阅了很多资料，尤其是上海电网线损及其降损工作的资料，对规划的编制发挥了很好的作用。还有国内第一座将交流、直流电源汇集于一处的±500 kV交、直流南桥变电站和国内第一条±500 kV直流输电线路（葛上±500 kV直流输电线路）的建立，使上海能够在常态时接受来自葛洲坝的清洁电能；220 kV人民广场地下变电站的建成,填补了我国在大都市建造特大型超高压地下变电站的空白,大大节约了土地资源；我国目前最大的第一座大型海上风电场——东海大桥海上风电场工程，揭开了我国绿色能源开发应用的新一页，采用了世界首创的风机高桩承台基础设计，在技术上具有世界性的突破。这些工程在设计、施工、验收不仅要应用已有的档案资料而且要建立大量新的档案资料，这些档案资料对公司的绿色发展，节能减排工程的支持与配合作用是非常大的，也充分体现了档案工作能够更好地为本市节能低碳服务的效果。

1.2 光盘等各种载体的档案

公司有着各种载体的档案。除实物档案外，还有母片、胶卷、磁带(模拟信号、数字信号)、磁盘、光盘等各种特殊载体的档案,这些特殊载体的档案,往往要借助于专门的设备才能识读。由于光盘等声像档案在反映和记录声像方面所具有真实感，在为公司的生产和新能源应用中，发挥着独特的作用。那些反映公司新技术和新工艺的声像档案，使公司节能项目的开发和应用少走了弯路，提供了宝贵的经验，为节能减排高效进行发挥了重要的作用。倒如东海大桥海上风电场工程的光盘，将为我国类似绿色能源开发与应用提供了极其宝贵的经验和科学依据，是非常重要的信息资源。

2 公司档案集约化管理的意义

通过档案集约化管理，实行档案管理工作的转型，有助于适应国家电网公司的“三集五大”体系建设，促进档案为“创新驱动，转型发展”和节能减排提供更高效服务，同时也是促进公司档案管理高效节能的有效途径。

2.1 公司档案集约化管理的必要性

公司有大量的特别重要的永久性档案和各种特殊载体的档案,它们的存放环境要求,不同于普通档案的库房要求；要对档案进行专业性的修复和保护；配置必要的档案保护设施和设备及特殊载体档案识读设备等。

我公司有着完整健全的档案组织管理体系,每个单位都有专门的档案人员管理本单位的档案,并设有专门的库房,存放本单位所有的档案。这种管理模式，保证了档案收集、整理归档等档案管理工作规范有序进行和健康发展，也方便了档案利用。但是随着社会档案信息化的不断推进,对档案管理和保护技术日趋重视和要求的不断提高；随着公司大量重要的永久性档案和特殊载体档案的产生，所有档案都分散式的存放，虽方便了利用，但在档案管理和保护上具有一定的不利因素，和现代化档案管理和保护的要求也存在一定的差距。首先分散式存放不利于按档案的价值和载体特性，分门别类的存放到专门的库房内，不利于集中配置现代化档案保护设施和档案专用设备及工具，不利于档案专业人员对档案进行技术修复和保护，因此不利于特别重要档案的重点保护和永久性保存；其次，每当体制变动，档案的归属也随之变化，如把档案搬到新的接收单位，会造成接收单位库房的紧张，同时档案搬来搬去容易引起损坏，如档案留在原地不搬，则使档案库房远离档案人员形成档案管理的不便和弱化。

2.2 档案集约化管理的含义及作用

如将公司的各种重要的永久性档案、特殊载体档案、历史档案集中起来，实行集中保存，统一管理，实现档案的集约化管理,就可解决上述档案管理和保护方面的矛盾。我们这里讲的档案的集约化管理，就是以节能、高效的方法，对档案进行科学的集中管理，从而达到最大限度的延长档案寿命，提高档案的利用水平。具体来讲，就是通过建立电力档案馆,使档案管理具有一定的规模，集中档案管理专业人才,集中配置现代化档案保护设施和专用设备,根据不同载体、不同价值的档案需求，设置不同环境要求的库房，将相同载体、相同价值的档案集中存放到对应的专门库房内，对档案集中统一管理和专门保护。这种科学的相对集中的管理，有利于避免文件重复归档，避免设备的重复购置，既实现了重要档案的重点保护和特殊档案的特需保护，又避免了能源浪费，降低了管理成本，同时促进了档案的高效利用，解决了大量永久性档案和历史档案的归属及流向。

2.3 实行档案集约化管理，促进档案管理水平的整体提高

实行档案集约化管理，能使档案管理与经济的转型同步发展，从而使档案更好地为公司的节能低碳提供现代化服务。

档案的集约化管理是在应用信息化技术，以数字化档案实现档案远程利用的基础上，实行档案实体的集中管理。我公司已实行了统一的档案信息管理系统,对档案基本进行了数字化，实现了数字化档案远程利用，生产管理也已经实现了信息化管理，这些现代化信息管理的方式为公司档案实体集中管理打下了坚实的基础，是档案集中管理的有利条件。档案的集约化管理，有利于深化和推广档案应用，促进档案信息资源进行优化整合和综合利用，促进企业档案从单一的工作查考和凭证，扩展成为传播企业历史和专业知识的平台，成为职工扩充专业知识的宝库。档案的集约化管理是通过改变档案的业务流程，实现了档案的全程管理和控制，有利于基层的档案工作者集中精力，做好档案的前期形成、归档监督和指导工作，提高案卷的质量，做好档案的著录等相关业务，为做好档案利用工作打好坚实基础；有利于档案馆专业人员，应用现代化设备按档案的特性进行专门保护，集中开发企业的核心信息资源，对信息资源进行集中的深层次加工，提高档案的编研和利用水平。同时也有利于促进公司档案信息化的更深入地进行，促进档案实体和信息管理协同发展；促进数字档案和实体档案的整体保护；实现永久性档案的永久保真、保读、保存。

[1]《档案保护技术教程》.郭莉珠等著.中国人民大学出版.

[2]《中华人民共和国电力工业史》上海卷.王岫霓.中国电力出版社.