论信息环境下的高职院校档案管理

王 青

（江苏省海事职业技术学院，江苏 南京 211170）

档案管理工作是高职院校中一项十分重要的基础性工作，是支撑学校健康发展的基石，也是衡量学校管理水平高低的重要因素之一，其价值越来越被社会所认同。在科技日新月异、信息技术迅猛发展的今天，高职院校正在通过扩大办学规模、办学条件、强化教学管理不断改革创新，相应地也为高职院校档案管理事业的发展带来了新的契机和挑战。档案管理工作如何顺应时代发展和院校改革的潮流与时俱进，抓住机遇、开拓创新，突破传统的、封闭的、静态的档案管理模式，更好地服务于学校的建设和发展，服务于经济社会，是各高职院校亟待解决的问题，也是各个高职院校面临的一项重要而紧迫的任务。本文拟从加强高职院校档案管理工作的重要意义、高职院校档案管理工作存在的问题及原因、加强高职院校档案管理的着力点等方面，作些探讨。

一、高职院校档案管理信息化的价值与意义

1.高职院校档案管理信息化是信息化时代发展的内在要求。信息化水平在某种程度上已成为衡量某项事物现代化程度的一项重要标志，而信息技术也以摧枯拉朽之势渗透到社会的各个领域，其高效、便利、快捷的优势日益凸显。那么，为了适应时代发展，高职院校档案管理工作也应在社会信息化这个大环境下，加快档案管理现代化、网络化、信息化的步伐，开拓信息环境下档案管理工作的新局面，实现档案管理的“快、广、精、准”（快，即资料收集整理速度快；广，即内容涉及范围广；精，即内容筛选精确；准，即管理方法准确到位）。

2.高职院校档案管理信息化有利于推进档案管理工作的全方位革新。首先，高职院校档案管理信息化有利于提高档案管理人员的工作效率。传统的档案管理侧重于档案实体管理，管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，工作量大，效率很低，费时费力，档案管理如果实行信息化后，档案管理实现自动化、实时化、网络化，数据的录入、查询快而准，效率必然会迅速提高。

其次，高职院校档案管理信息化有利于档案管理人员专业水平的提高。档案管理信息化后，将档案管理人员从繁琐的手工劳动中解脱出来，节约大量的手工工作时间，管理员有充足的时间钻研业务，开拓创新，学习各种管理知识，不断提高管理水平。

3.高职院校档案管理信息化是创新档案管理模式的必然选择。信息环境下，电子技术迅猛发展，造就了一场轰轰烈烈的电子办公改革，于是电子档案应运而生，档案管理模式也必然发生本质性的改变。所谓电子档案管理，简而言之就是利用计算机进行档案相关信息的处理，它具有容量大、速度快、应用广泛、传输简便等特点，能及时、准确、系统地提供档案信息，特别是随着计算机管理档案软件的开发，档案现代化管理技术已经在各层次档案管理系统中被广泛应用，并发挥着至关重要的作用。在电子技术迅猛发展的今天，高职院校档案管理信息化是电子档案管理模式的必然选择。

二、高职院校档案管理工作存在的问题及原因

1.档案管理意识淡薄。当前，大部分高职院校是由原来的中等专业学校升格而来的，为了快速扩大本校的教学规模、改善教学条件、提高教学与科研水平，学校的人力、物力、财力投入基本都集中于与办学直接相关的设施，对于档案工作，则被认为在短时期内不会对学校的建设和发展带来负面的影响，因此并未引起学校相关领导的重视，对档案的基础配套、档案管理的方法、档案管理人员的素质培养等方面都缺少相应的投入。

另外，高职院校为了落实国家颁布的扩招政策，不断扩大招生规模，师资队伍迅速膨胀，档案管理工作的任务也随之加重。基于此，合并后的高职院校的档案管理工作应该变被动为主动，这样，才能适应高职院校发展的新形势。然而，合并后的大部分高职院校，并未配备专用的档案库房，未设立单独的编制，未配备专业的档案管理人员，仅由各部门的有关人员兼管档案工作，对档案工作年初没有部署，年中没有检查，年末没有总结，出现用时想到，不用时不要，评估考核检查时突击整理的现象。档案工作总是处于可管可不管的被动状态，使其难以发挥其应有的作用。

2.档案信息管理手段落后。当下，大多数高职院校对档案管理主要依赖的仍旧是传统的手工管理手段和技术，这种管理模式的特点是以档案信息载体为核心，工作对象却不是档案信息，而是纸张、塑胶等载体材料。计算机的作用只是辅助人工管理档案实体，而不是处理档案数据。具体表现在：从文件材料的形成和积累，到文件材料的立卷分类，再到整理组卷，最后拟写案卷标题装订成册、填写卷内备考表，都已经形成了一套比较成熟的以纸张、案卷为载体的收集、归档、检索等方法。殊不知，随着电子文件的不断增加，如果再继续按照传统的管理模式，档案管理工作将需要准备大量的打印纸、文件档案柜，还要增加工作人员，所耗成本之大，给教学管理、教学组织都带来一定的压力。总之，传统的档案管理手段和技术已经不适应现代社会的需求，档案实现信息化、数字化势在必行。

3.高素质的档案管理专业人员匮乏。信息化是目前高职档案管理的必然趋势，信息化使档案管理的技术和手段有所提高，同时，也对管理人员的水平和素质提出了更高的要求。档案管理除了具有很强的政治性、机密性外，还是一项专业性很强的工作，然而传统的档案管理对工作人员的学识水平、综合素质相对要求较低，甚至对计算机操作上也没有明确的要求，造成即使有管理人员但缺乏专业管理人员的局面。如大部分高职院校并没有为档案部门聘请专门的管理人员，而是让其他部门人员兼管档案管理，这些人员几乎都未接受过管理专业的专门培训，缺乏档案管理及档案信息化的基本理论、基本知识和基本技能。由于没有配备专职的档案管理人员同时也疏于对兼职管理人员政治素质、业务能力、管理水平的培训与提高，造成众多高职院校高素质档案管理专业人员匮乏。

三、高职院校档案管理信息化的着力点

1.更新观念，增大投入。首先，档案管理人员要认识到自身工作的重要性，既不能把档案管理简单看做一般的、可有可无的工作，也不能仅仅以藏为主，重藏轻用，被动服务，而是要确立现代化管理意识，把知识和创新作为档案工作的管理目标，逐步实现档案管理的知识化、网络化、社会化，也即信息化。

其次，高职院校的领导必须充分认识高职院校档案管理在院校建设中的价值、地位、作用和意义，把档案管理工作与院校的全面建设结合起来，找准档案管理工作的定位点，切实推进档案信息化建设。应当看到，信息时代高职院校档案管理的功效较之原来相比发生了质的变化。与此相应，档案管理硬件与软件也要提升，比如在库房的结构、面积、功能上，以及计算机设备方面都提出了新的要求，如果没有必要的财力支持，是很难达标和发挥档案工作效能的。因此，高职院校要想方设法筹措资金，投入专项资金进行档案信息化建设。

2.变革传统档案管理模式，提高档案管理信息化水平。随着信息化程度的不断加深，高职院校传统的档案管理模式已不再适应高职院校快速发展的形势与任务。因此，高职院校必须尽快用现代化管理手段替代传统的手工管理，以提高工作效率和服务质量。档案管理人员也要认真研究与解决档案现代化管理与学校办公自动化的衔接问题，研究解决文档一体化问题；院校相关领导也应当努力采取多种形式，主动地把档案工作重点与学校中心工作结合起来，为教学、科研服务，使高职院校档案管理工作不断上台阶、上层次、上水平，实现管理手段方式的社会化、多元化和优质高效化。

3.把好人才关，建设一支高素质的档案管理队伍。首先，高职院校必须重视高素质档案管理人才的选拔。有计划地引进档案专业的毕业生特别是具有计算机等专业知识和技能的应用型、复合型人才，尽可能地把一些政治素质好、工作责任心强、业务能力过硬的人配备在档案工作岗位上。

其次，要不断加强现有档案管理人员的学习与培训。根据工作需要，每年抽出一定时间举办一至两次档案人员现代信息化知识培训班，建立强化学习激励机制，以提高档案从业人员的现代信息素质和管理意识。

再次，重视提高档案管理人员的福利待遇，使其爱岗敬业、安心本职，以促进档案工作不断升级上档。通过这些措施的有效实施，造就一支具备现代化信息素质，能够掌握计算机现代化管理知识的一专多能的复合型档案管理队伍。

总之，在信息化时代，高职院校档案管理工作的创新势在必行，必须提高档案管理工作人员的管理意识；优化管理手段，提高管理层次；提高工作人员对先进设备的整体应用能力，建设一支高素质人才的管理队伍，这样才能适应新世纪、新阶段、新形势的发展，才能使高职院校档案工作建设向更深、更广、更有效的方向发展，使高职院校档案的管理水平迈上一个新台阶。

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