浅谈医院人事档案管理的现状及对策

马俊英

(邯郸市第二医院，河北邯郸056001)

医院人事档案是医院人事工作重要参考依据，人事档案管理是医院管理的重要组成部分。医院人事档案管理工作如何发展始终是医院管理者探讨的重要课题。随着档案法律法规陆续颁布实施，人事档案管理逐步有法可依。但随着医院转型中出现的人员流动增加，用人制度改变等各种问题，原有的思路、模式、观念，已经不能适应医院档案事业的发展。面临新的工作形式和挑战，要使医院人事档案工作有新的进展和突破，就要形成新的档案思想、档案观念，健全制度、加大投入，才能适应档案事业的发展，提高医院的档案管理水平。

1 人事档案管理的现状

人事档案管理工作作为保证人才队伍素质的重要手段，能够促进人才合理配置、合理流动和合理使用，是全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。人事档案这种在人事管理活动中形成的人事文件，由组织的领导及其人事管理部门负责。医院人事档案管理工作的发展是关乎医院管理改革的重要问题，也是影响卫生人事制度改革的决策依据。但当前医院对人事档案管理工作在制度、手段、管理模式、管理人员等方面还存在很多问题，这些问题的出现使我们更加认识到转变现状、解决问题的必要性。

1.1 人事档案管理规范相对滞后

随着人事制度的不断改革发展，人才成规模的合理流动，医疗卫生单位选拔和使用人才的手续也不断简化。然而由于原有的人事档案管理制度没有得到充分、及时地补充和修正，这种相对滞后的档案管理规范在一定程度上阻碍了人才的流动。例如，对于某些已辞职、辞退、解除劳动合同等流动人员的人事档案不加重视，由于没有及时移交当地人才服务中心或是将人事档案交由没有人事权的单位擅自保管，导致部分流动人员人事档案丢失、材料不齐全、手续不完备。档案管理制度的规范的滞后性导致了对这种无管理责任的人事档案移交不及时，以及没有明确责任承担规定，也体现了管理监督工作的漏洞。而正是由于档案材料的缺失，给人员出国政审、职称评定、出具人事档案相关证明和办理流动手续工作带来相当大的困难。同样，档案材料的缺失、手续不完备也给新录用单位在人事审核、审批工作中带来诸多不便。这些问题的出现使档案管理工作增加了难度，也增大了工作范围，同时也影响了人事档案工作的改革发展。因而档案管理滞后的规范已经成为档案管理工作发展的阻碍，需要不断改进和完善。

1.2 人事代理服务无法满足需要

人事代理机构档案管理的条件及管理制度不健全，在很多业务领域还处在单一服务阶段或是空白。人事代理档案管理模式仍限于一般的接收、保管、存放，而对于档案材料补充、收集、装订非常不及时，不能全面、准确、真实地反映代理人员的现实情况，实际上已无法充分发挥人事档案的作用。此外，人事代理费普遍过高，也导致“弃档”现象日益严重。而且随着人才流动日益频繁，人事档案作用逐步淡化。医院的专业技术人员编制与医院实际需求量矛盾突出，为了缓解此矛盾，医院内部聘用大幅增加。医院在聘用专业技术人员时往往只是面试即可，现有的人事档案转档手续繁琐，进而有人“弃档”一走了之，或是新用人单位还可以在当地人事部门的帮助下为其重新建档，给档案管理工作带来一定混乱。可见，人事档案代理服务不能满足现有的形势需要。不健全的的档案管理条件和制度成为档案管理须解决的重要问题。

1.3 人事档案管理队伍建设以及管理方式和手段有待加强

现有档案管理人员队伍建设，尤其是业务培训机制尚未健全。人事档案管理要求专人管理，但部分单位档案管理人员变化较大，新更换的管理人员对人事档案管理业务不熟悉，因而有必要加大对档案管理人员的培训力度。而且有的医院人员编制紧缺导致人事档案管理力量不足，使得人事档案管理大都由非专业人员兼管。由于人事档案工作要求很强的专业性、机密性，同时人事档案材料数量多，内容复杂，需要专人管理、单独存放，并且存放地有相应的设施要求。但有些医院因办公用房紧张，档案室多年来一直和办公室在一起，使得档案管理的机密性得不到保证。而在档案管理手段上，因为没有单独的档案管理软件和计算机，因而手工编辑、检索这些落后的管理手段一直在使用，从而使得人事档案材料不能完整及时地归档整理，也就不能全面地发挥人事档案的资源优势，不能为医院提拔和使用人才提供真实的信息服务。现有的医院人事档案管理现状反映了医院人事档案管理规定的不完善，如何发挥人事档案的资源优势、更好地为医院发展建设服务成为人事档案管理改革的重要问题。

2 加强人事档案的管理

医院人事档案是对职工政治思想品德、业务工作能力等内容的真实记载和反映，加强医院人事档案的管理，可以发其利用价值。随着人事制度改革和人员模式改变，给人事档案的管理模式提出了新的要求。在新的要求下加强医院人事档案管理工作，对提高医院整体管理水平，建立健全任用选拔机制，加快医院发展有着极其重要的作用。针对以上现状存在的问题，笔者就医院干部人事档案管理工作提出以下几点对策及思考。

2.1 加强和完善人事档案管理制度

现有的人事档案管理制度存在明显的不足和滞后性，已不能满足当前人事档案工作的发展形势。对于这个问题可制定《医院人事档案管理条例》和《人力资源信息管理办法》，针对目前档案管理工作中出现的新问题有的放矢，使档案的管理制度更加完善和行之有效。同时，通过档案深层次的开发，提高档案的使用价值，合理分配、利用人力资源。加强干部人事档案管理，实行干部人事档案的社会化、开放式管理模式，全方位进行人才信息软件的开发、人事信息的共享，更有效利用人才资源，进而实现人事档案的社会化管理，为医院的发展提供必要的服务。只有加强和完善人事档案管理制度，才能适应人事制度的不断改革发展，及时补充、修正，充分发挥人事档案的资源优势。

2.2 完善人事代理服务的内容

随着知识经济的发展，人才资源的比较优势将越来越明显，人才的流动数量和质量会逐步增强。作为医院方要积极配合人事档案代理机构做好档案材料的收集工作，使人事代理档案材料及时补充、收集，能够全面、准确、真实地反映代理人员的真实情况。双方在协调档案管理方面需制订出可操作的具体措施，弄清职责范围、规范工作程序、及时反馈信息等问题，做到有法可依、有章可循、规范管理。此外，人事档案代理机构与医院定期联系，将人事档案归档材料的内容及范围以网络形式发到医院，使医院明确移交范围，及时进行档案移交。有效保证代理人员的人事档案真实性和完整性，提高人事档案的利用价值。同时，扩大人事代理的服务领域，合理收费、严格管理、多样服务，使人事代理机构档案管理的条件及制度逐步健全。

2.3 提高档案管理人员的素质，增强档案管理人员服务意识

档案管理工作是一项政策性、专业性很强的工作，人事档案管理人员要不断提高自身素质，努力学习、掌握档案管理工作的新知识、新技术，切实转变工作作风，增强服务意识。档案管理也必须熟悉、了解和掌握国家人事政策和法律法规以及人事档案专业知识和业务技能，为医院提供优质、方便、快捷、高效的服务。同时，医院也要加强和完善档案管理人员的业务培训机制，加大培训力度，加强人事档案管理队伍建设，充分调动和发挥档案人员的积极性、主动性和创造性，从而提高工作效率。为医院选拔任用人才提供有效的决策服务。

2.4 加强人事档案管理的现代化手段

人事档案信息开发是促进人力资源合理配置的重要手段，对此，医院应该增加资金投入，提高档案管理硬件设备，引进现代化技术和设备，真正实现档案现代化管理。医院要根据需要增加档案库房面积，购买恒温、除湿设备，设置防火、防盗的自动监控系统。同时，建立人事档案的信息管理系统，实现人事档案资源的合理配置和利用，确保医院在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面的合理性和公正性。为促进人力资源的合理配置提供有效的途径，为医院在发展、培养、选拔使用人才上提供坚实可靠的材料，也为医院的可持续发展奠定坚实的基础。医院作为专业技术人才聚集的地方，人事档案为医院合理选拔、使用、培养人才提供了真实可靠的依据，为促进人才合理配置使用，加强人才队伍建设，服务医院发展大局起着重要的作用。人事档案在及时有效地为领导者提供决策服务、促进卫生人事制度改革服务以及促进医院快速发展方面提供了有力保证。只有重视和加强医院人事档案的管理工作，才能在信息化时代迎接新挑战，只有保证人事档案工作科学化、规范化、制度化，才能使人事档案工作逐步进入一个崭新的档案管理模式。从而提升医院的整体管理水平，增加医院的经济效益和社会效益。

［1］吴勇.浅析医院人事档案管理现状及对策［J］.中医药管理杂志，2011，(5)

［2］唐微微，李秀艳.医院专业技术人员业务档案管理初探［J］.中国医院管理，2006，(4)