试论高校学籍档案管理工作的问题与建议

蓝静红

（广东广播电视大学·广东理工职业学院，广东 广州 510091）

试论高校学籍档案管理工作的问题与建议

蓝静红

（广东广播电视大学·广东理工职业学院，广东 广州 510091）

学籍档案管理是学生在校期间全过程情况的记载和控制，是高等学校教学管理的一个重要组成部分，完善高等学校档案管理制度，对于提高教学与教育质量有着十分重要的意义。本文分析了高校学籍管理具有维护教学秩序、提高教学质量、确保档案质量三大作用，针对当前高校学籍管理中存在的认识不到位、执行不规范、信息缺共享等问题提出了具体的应对措施。

高等学校；学籍管理；规范化

建立健全学籍管理制度是确保高校学籍管理工作有序进行的前提条件。在当前高校管理制度改革的大环境中，建立健全学籍管理制度对提高高校管理工作效率具有一定的现实意义。

一、高校学籍档案管理工作的重要作用

1．维护教学秩序

《广东理工职业学院学生学籍管理规定》开宗明义，“为维护学校正常的教育教学秩序，加强学生学籍管理，依据教育部《普通高等学校学生管理规定》，结合学校实际，制定本规定。”这就明确了高校学籍管理的目的和意义，体现了学籍管理的规范制约功能，发挥高校学籍管理在维护教学秩序中的重要作用。学校的学籍管理制度明确地作出规定对学生作弊行为进行处罚、对学习成绩优秀进行奖励、对创新的实践进行支持。通过学籍管理制度来激发学生对学习的热情，从而树立学校良好的学风。高校学籍管理是建立与维护正常的教学秩序和树立良好学风的重要条件。

2．提高教学质量

高校学籍管理具有导向激励功能，对学生在行为规范、品行、学业、能力等方面提出了具体要求，体现学校办学理念和人才培养目标，为提高教学质量提供了重要保证。学籍管理规定是学校教学活动的方向标，引导教学活动的有序进行，为学生成长创造良好的环境，也为学生明确努力的方向，规范学生的行为，在一定程度上确保了教学质量的提高和培养人才的素质。按照学籍管理规定，新生入学需符合国家招生政策和录取条件，保证新生的政治、业务素质；在籍学生要完成教学计划规定的全部课程，考核合格并通过鉴定者，才准予毕业并获得国家承认学历的毕业证书。对政治思想表现好、学业成绩优秀的学生，要给予表彰和奖励；对违反校纪校规，或犯有错误的学生，要给予教育或处分。只有这样，才能保证人才培养目标的实现，才能使培养的学生掌握本专业的基本理论、基本知识和基本技能，能熟练从事相应的专业技术工作和管理工作。因此，高校学籍管理是促进教学质量提高的重要保证。

3．确保档案质量

高校学籍管理为学校颁发学历证书提供重要的凭据。学籍管理是从学生被录取到学生毕业离校前的全过程管理。在这个过程中，学生的德智体等各方面的表现在学籍档案中均有记载。学校根据学籍管理规定和学生学籍档案记录，对毕业学生的学业成绩和表现严格审查后，对符合毕业条件者颁发毕业证书，国家承认其学历。毕业学员的待遇、使用、晋级、职称评审等一系列的政策执行才有可靠的凭证。[1]严格的学籍管理，能原始、准确、客观记载学生在校过程的表现，包括学生的成绩与考核，升、留、降、转学、休学、复学、退学，报到与注册，考勤与纪律，奖励与处分等。为档案管理提供了真实和原始的材料，确保了学籍档案的质量。

二、学籍档案管理工作中普遍存在的问题

1．认识不到位

自高校扩招以来，大学教育由精英教育向大众教育转变，大学生工作由政府分配向自主择业转变，因而现在的大学生就业走向市场化，由市场调节和检验。而市场主体如企业更看重的是大学生的品行和素质，而不注重学校的评价。在这样的指挥棒之下，多数学校把工作重心放在招生、就业以及教学质量等工作上，努力提高学生的素质，提高学生的市场竞争力；而学生方面也更注意技能的培育，努力提高自身的就业竞争力。因而不管是学校还是学生，对学籍档案工作没有引起足够的重视。一是领导重视不够。学籍档案作用的发挥往往是潜在的、隐性的、滞后的，而加强对学籍档案的管理又是需要投入的，投入与回报不可能“立竿见影”，因此也容易被领导忽视。二是档案管理者重视不够。由于档案工作未引起领导足够的重视，因而学校在对待学籍档案工作方面必然配套跟不上，比如档案办公设备陈旧、场地面积不足、缺少专项业务经费和专职的档案管理人员等，加上管理者本身也不能正确认识和认真对待。三是学生重视不够。学生为应付竞争激烈的就业市场，往往集中精力于各种考证和考试，对学籍档案了解不足、甚至认为可有可无，因而也对各种涉及档案的东西没有认真对待，导致原始学籍档案不规范、不清晰、不齐全等情况。

2．执行不规范

2005年实施的《普通高等学校学生管理规定》第三章专门就学籍管理作了具体的规定，这是高校学生学籍管理的基本规范，各高校也据此制订了学生学籍管理规定。这就是当前高校学籍管理制度，因而学籍管理工作基本能做到有章可循。但现实的情况是，一是档案管理人员队伍不稳定且整体素质不高，影响制度执行的规范性。由于认识上的原因，档案管理部门往往不受重视，处于从属地位，各院系基本没有专职学生档案管理人员，而且更换较为频繁，这就不难看出具体工作可能出现的缺乏专业性、规范性和连续性等问题，制度执行可能出现折扣。二是学籍管理工作者主观性太强，影响制度执行的严肃性。这主要是因为学籍管理制度不健全，措施不得力，异动处理不严谨，学生信息处理收集不及时、不全面等。所以在学籍的管理的过程中，特别是异动处理，经常有“领导”的影子出现，不够规范。由于新生在入学的时候，专业选择不够理想，要改专业的时候就需要学籍异动处理。由于学籍管理工作不够规范，导致学籍异动里面充满人为的主观性和随意性。而学籍异动档案的管理更是无章可循，都是根据主管领导的要求去做，随意性太强。有些教学单位对学籍档案的保管不重视，缺乏学籍档案管理的意识，有的学院甚至纸质的与电子的材料均不保留，有问题就推到院校的教务部门，权责不清，管理混乱。在目前高校学籍管理的人员中，有很多管理者的年龄偏大，很多都不能熟练地掌握计算机的操作、没有办法掌握到科学的学籍管理办法。导致这些人在管理上有心无力，根据自己的主观思想去进行学籍管理工作，而不是规范地按照学籍管理制度去做。

3．信息缺共享

随着信息技术的发展，学校与部门、部门与部门之间的学籍信息共享变得容易了，然而现实的情况并非如此。一是早期档案管理缺乏信息条件和意识，影响到现今信息的建设与共享。大多数高校在早期的学籍信息建设过程中缺乏统一的规划和部署，各行政部门和教学单位在信息化建设方面自成一体，同时各自的管理制度和标准也不统一，这就形成了信息孤岛，给在全校范围内数据的整合和共享带来了困难。目前很多高校也针对这一个问题提出解决方法，比如建立学校的学籍信息库，但是很多高校只是简单地把学生入学的相关信息输入，并没有完善学籍信息库，使院系之间的学籍的共享还处在学生入学的时候。二是档案信息储存分散、各录入部门缺乏沟通。目前高校档案管理出现多头管理的状况，多数情况是学校教务处负责学习成绩和学籍变动的记载，学生工作处负责学生的奖惩情况，各系辅导员负责学生每学期参与素素拓展等活动后的鉴定材料，这样也就形成多头管理。而且各院系在记录学生的学籍信息的时候，也不尽相同，没有统一的格式和规范，记载的内容也各不相同，无法统一，影响学籍信息库的建设和共享。三是学籍信息化程度还有待提高。完整的学生学籍信息还在各院系纸质档案上，未能实现电子化，造成当前信息内容不够完整，更不用谈共享了。

三、进一步完善高校学籍管理工作的建议

1．强化档案意识，提高学籍管理在人才培养中的地位

学籍档案管理工作是高校管理的重要组成部分，在人才培养中具有重要的作用，学籍档案的质量直接反映了学校的管理水平。其实，在人才培养质量评估的指标体系中，在专家的现实核查中，原始档案记录是必不可少的，也是最关键的方面，可见其重要性。因此，我们要强化档案意识，一是领导要重视。领导重视是学籍档案规范化管理的关键，领导重视了，学籍管理者的积极性就高了，很多事情就容易了、好办了、规范了。二是档案工作人员要重视。档案工作人员要摈弃地位低微的传统观念，提高对档案重要性的认识，增强职业成就感，以高度的责任心投身到这份“默默无闻”的工作中去。

2．加强业务培训，提高学籍档案管理队伍素质

学籍管理人员政治素质和业务水平直接影响到学校学籍管理的质量。要提高学籍档案管理人员政治素质和业务水平必须做到以下三点：一是要加强对学籍管理人员的思想培训，使他们工作态度能够端正并且有良好的职业道德，从而提高学籍管理人员的思想觉悟和工作效率。二是要注重学籍管理人员的业务培训。要不定期地组织学籍管理人员外出学习和召开专题研讨会，鼓励相关人员进行在职或者脱产进修。确保专业人才不流失，保证学籍管理队伍的专业性。特别是适应现代信息社会，更应重视现代信息技术和科学管理方法的培训，加强信息技能训练，以适应现代网络化、信息化技术对管理人员的要求。三是要建立行之有效的激励机制。学籍工作人员的工作态度和留住专业人才都需要物质的保障，有效的激励机制可以让学籍工作人员提高工作积极性，从而确保学籍工作人员的政治素质和业务水平，这就要求建立相应的激励、约束、评价机制，充分调动学籍档案管理人员的积极性、主动性和创造性。

3．完善管理制度，规范学籍档案管理行为

学籍档案管理要做到规范化，必须有严谨、科学、配套的学籍档案管理制度和工作规范，这也是有序、有效开展学籍档案管理的可靠保证。职能部门应建立健全收集整理、检查核对、鉴别归档、保管保密、转递送交和管理职责等各项规章制度，做到有章可循、有据可依、照章办事。学籍管理规定每个学校都有，主要问题是制度的完善性和执行的规范性。这里重点强调两方面的设想，一是建立学籍管理工作者的工作章程。目前学籍管理工作的随意性很强，建立起一个有效的工作章程，就可以让使工作有章可循，也从制度上限制了歪风，树立了良好的风气。各院系实施其具体管理过程，使学籍管理工作程序化，规范化。加强全校的统一协调管理，可使大家工作起来配合默契，有章可循，并能杜绝互相扯皮、推诿、隐情不报及对问题处理起来轻重不一的现象。结合各校在管理中的经验、教训，并借鉴兄弟院校的管理经验，制订和修订相关学籍管理制度，努力使学籍管理更加科学、规范、适应时代要求。[2]二是建立一个全校性的学籍管理部门。建立全校性的学籍管理部门既可以有效地管理各院系的学籍工作者，也可以加强各个院系学籍方面的交流，使全校的学籍管理得到进一步的统一。建立全校性的学籍管理部门主要是为了方便管理，首先，一项措施制定时，要让各系（部）共同参与，这样可以提高其贯彻执行规章制度的主动性和自觉性。其次，在目标管理中充分体现学籍管理工作，责任到系、到人，避免相互扯皮、推诿。最后，建立约束机制，哪个部门出了问题追究哪个部门的责任。[3]全校性的学籍管理部门有效地进行学籍管理，从而降低学籍管理的成本。

4．建立学籍信息库，共建共享学籍档案资源

建立和完善学籍信息库有利于学校各个部门之间的学籍信息共享和统一，方便学籍管理。完善学籍信息库，一是学校要在人力和财力方面加大投入。学籍管理部门要增加计算机专业人员，提高信息化管理水平。高校学籍信息更新不及时主要是因为人力有限和技术水平跟不上，这是当务之急。二是要规范各院系的学籍信息内容。目前很多院系的学籍信息内容填写各不相同，要汇总输入信息库的时候很难操作，所以有必要由院校学籍管理部门统一规范表格、内容。三是院系的学籍管理工作者要及时上报学生的学籍信息。信息库的信息最终来源于院系的学生学籍信息，所以及时上报是很重要的。三是科学选择分类方法，准确地对档案信息进行归类。建立网络版学籍档案对学籍档案的有序整理、对日后的检索利用都有意义，而且在一定程度上减轻了档案管理人员的工作量。建立学籍信息库主要是通过计算机的管理系统，快捷方便，但是一旦计算机发生故障，就很容易丢失数据。因此，应该留有纸质备份，经常核对并添加新增信息。

学籍档案管理工作是一项具体细致而又繁杂的工作，要求档案管理人员具有极大的耐心和责任心。为此，学籍档案管理部门及工作人员应在学习和实践中不断积累、不断总结、不断发现新问题，关注和掌握新技术和新手段，探索新规律，保持高度敬业精神，始终把握学籍管理为育人服务的方向，发挥学籍管理工作在高校人才培养中的积极作用。

[1] 王伯杰，何俐. 简论高校学籍管理中的电子注册制度[J]. 四川文理学院报，2011，（1）.

[2] 蒋雨. 高职院校学籍管理之我见[J]. 才智，2010，（19）.

[3] 焦春红，陈成志. 高职院校走出学籍管理误区的对策[J]. 职业时空，2009，（8）.

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