论如何做好高校合并后的档案管理工作

韩凤英

（德州学院，山东 德州 253023）

论如何做好高校合并后的档案管理工作

韩凤英

（德州学院，山东 德州 253023）

合并后的高校面临着许多管理问题,而档案管理作为学校的一项重要工作也存在着档案收集整理有缺失、档案管理不规范、管理体制不理顺等一些问题.合并高校的档案管理要按照“机构优化、管理科学、布局合理、服务高效、资源共享”原则统一进行.要切实做好档案的移交工作，确定新的档案管理工作目标，建立完整统一的管理体系，优化档案管理组织机构，提升档案服务层次.

合并高校；档案；管理

近年来,我国高等教育管理体制改革取得了重大进展，很多地区的高校进行了合并与重组.作为高校重要基础工作之一的档案管理工作,在高校合并后如何实现实质性融合,使档案信息资源更好地服务于高校的改革发展,是高校档案工作者面临的新课题.

1 合并高校档案管理面临的问题

1.1 档案收集整理不完善.档案资料来源于学校各职能部门和院系的相关活动,从原始资料的产生到归档要经历一段时间和多个环节,每个环节都可能会影响档案材料的完整性和准确性.合并前的各校由于在学校规模、办学层次、培养目标等方面都存在差异,从而形成了各自特有的相对封闭的管理模式，加之各校档案管理工作的情况也不相同，有的学校实行集中管理，有的实行分散管理，档案分散在各相关部门，如人事处的人事档案、科研处的科研档案，电教中心的声像档案、财务处的财务档案等，在移交的过程中容易造成流失.并校期间，要经历多个环节和步骤，牵涉相关部门尚未立卷归档的文书档案等.由于合校前人心思动,有的工作状态不稳定,有的组织管理出现空白，致使一些正常的工作不能按常规办理,自然给档案资料的收集工作增加了难度.如果是责任心强的部门档案管理人员，会把没有立卷的文件材料收集整理、编拟目录、安全存放;而遇到责任心不强的档案管理人员则不予闻问;更有甚者,在部门调整、办公室搬迁过程中,将大量的文件材料随无用材料一并处理,致使一些珍贵的档案资料该移交的未移交或丢失严重,无处寻找,严重影响了档案的完整性.

1.2 档案管理方法不规范.合并前的各校建立时间不同，隶属关系不一样，由于在学校规模、办学层次、培养目标等方面都存在差异,导致合并后出现档案管理制度规范不一,质量参差不齐、人员构成复杂、管理手段落后等问题.合并前各校档案的管理模式、类目设置、排列顺序也不尽相同，有的已实行档案计算机检索，有的档案分散于各职能部门，由兼职管理员管理，有的仍处于统的手工操作模式，档案整理、阅卷、归档基本上都是通过手工操作完成.同一类型的档案的因阅卷人观念、理解的差异而形成不同的归档形式.有的归档材料没有统一的规格，收集过程中纸张大小不统一;有的档案材料没有进行规范整理,甚至没有进行科学的分类和装订等，致使档案管理难以集中，影响了档案的开发利用和服务工作.

1.3 档案管理体制不健全.合并高校由于原各校建立的时间或早或晚,隶属关系不一,各自的办学宗旨及基本职能有所差异,合并后档案卷宗由原各校的一个全宗成为并校后若干全宗,而各校的档案类目设置、类目排列及档号的编制不尽相同,老校基本沿用文书类、科技类的分类方法,成立较晚的学校基本统一到了高校档案实体分类法上.原各校区档案或实行集中管理,或人事档案归人事处管理,科研档案归科研处管理,声像档案归电教中心管理等;有的合并高校,原各校区或已配备计算机,实行档案机检,有的档案则分散于各职能部门,由兼职档案员管理,档案管理处于原始的手工检索阶段等;这些问题也严重制约着合并高校档案管理工作的开展.

2 合并高校档案管理的原则

要按照“机构优化、管理科学、布局合理、服务高效、资源共享”原则进行统一管理.

2.1 档案管理要强化整体观念.必须打破原有各校独立的档案管理体系，要将各校所有档案管理通盘考虑，形成连续性、完整性、系统性的全校档案管理体系.

2.2 档案管理要协调好多种关系.既要协调好各种档案诸多内容的整合关系，又要协调好纸质档案、电子档案、实物档案等不同载体档案的整合关系，还要协调好学校档案馆与校内各部门之间的关系.

2.3 档案管理要推动管理规范化.不仅要求整合过程中符合规范化程序，而且要求整合的内容达到规范化标准，尤其要求档案数据库达到规划化和标准化，从面构建高质量的全校档案数据库，为多校区提供快捷、方便、高效的检索系统，实现档案资源共享.

3 合并高校档案管理的工作措施

3.1 切实做好档案的移交工作.档案移交是前任和现任档案人员对档案资料核对无误后交接的一项严肃工作，必须做到完全完整.学校领导要高度重视，要指定专人负责收集、清理、保存个体手中的资料，将有价值的材料整理归档，特别是合并前各高校在教学、科研管理方面、跨年度计划项目在合并时未有完成的，不能及时收档的，要尽早地完成收集、整理、归档，以保持其完整性.由于种类多、数量大，为避免出现遗漏和混乱，移交前必须认真清点，对不清楚的地方，双方了解清楚认可后进行交接，坚决杜绝不负责任的交接方式，要严肃认真地对待移交工作中的细节问题，决不可马虎大意，首先要进行档案实体的移交，要按照档案分类体系中的类目顺序，逐逐一核对，逐柜清点.其次是档案检索工具和编研材料的移交.最后要将原各校的图章、牌匾、奖品、证书、校级文物、纪念品等，新档案管理部门应及时做好登记、造册、收集和保管.

3.2 制定新的档案管理工作目标.由于合并高校层次较前相对提高,并校后应根据变化了的新形势,制定新的管理工作目标和发展战略,使档案工作围绕新目标有的放矢地开展.明确了档案工作目标,即明确了档案工作的发展总方向,可以根据总目标,不断消除偏离目标的因素,还可以通过局部优化,使日常具体工作的开展有利于促进总目标的实现;明确了档案工作目标,便于加强日常管理,有利于调动档案工作人员的主动性,增强竞争性.

3.3 建立健全完整统一的管理体系.确定适宜合并高校的档案管理模式，制定一系列规章制度和管理办法，对所有档案资源按照一定的规则和办法进行有效整合、合理布局和科学管理，使全校的档案工作走上规范化、标准化和科学化轨道.完善档案的保管、利用、借阅、保密、归档、鉴别制度,及时收集、补充、更新和完善人事档案材料,对收集档案材料,从手续是否完备,表述是否准确、精练,观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别,使档案的收集和归档工作真正做到不丢失、不积压、客观真正地反映事实.顺应时代的发展,增加资金投入,严格执行现代化管理标准,注重信息的准确性、唯一性,做到划分准确、排列有序、条目清楚、查找便捷.

3.4 优化档案管理组织机构.对合并高校的档案管理机构、档案管理组织网络、档案工作队伍等进行重组整合，建立一个统一领导、结构优化的学校档案管理机构.构建责任明确、层次分明的档案管理网络、组建结构合理的高素质档案管理工作队伍，实现合并后的学校档案管理组织机构协调有序、正常运转.要保持档案管理人员的稳定性.当并校现实发生时，档案人员会对合并产生不确定性，这种不确定性和对未来的不可预期会转化成心理负担，造成人心浮动、状态不稳、常规打乱的局面.因此，在合并时需要及时做好安抚工作，尽快消除其心理压力，保持档案人员的稳定局面.尤其是要稳住档案核心人员，防止档案管理队伍的流失.培养管理人员的适应性.高校合并后的工作环境、人际关系、档案管理模式发生了改变，档案管理人员对新环境新关系新模式会有不适应感.要培养对新环境的适应性而且要培养档案人员对新管理模式的认同感和对新的档案管理部门的归属感，还要帮助档案管理人员建立起新的和谐的人际关系.提高人力资源的可持续性.重视重组人员的可持续发展，通过对档案人员实行定期考核的目标管理、引入激励机制、加强培训教育等一系列措施，增强其责任心和使命感，提高工作积极性，提高职业道德水平和业务工作能力，要根据学校档案事业发展的需要有计划地引进高素质档案专业技术人才.

3.5 提升档案服务层次.在档案服务的内容、方式、方法及手段上要不断创新，提高档案工作效率，提升档案服务水平，提高档案利用率，扩大档案的服务效益.要优化档案信息自动化管理系统，建设高质量的档案目录数据库；加强库藏档案数字化建设，开发档案特色数据库；加强档案信息网络化建设，构建档案管理网络化平台；以此，开展网络查档服务，满足各校区师生网络查档需求，实现全校档案资源的多校区无障碍服务，实现档案资源共享.

〔1〕陆建芳.浅论合并高校档案档案资源整合策略[J].兰台世界,2010(1).

〔2〕张亦军，王春莉.高校合并档案管理存在的问题和策略[J].档案，2009(4).

〔3〕安岩.浅论高校档案管理现代化建设[J].科技情报开发与经济，2007（20）.

〔4〕于立华.加强高校档案服务工作[J].兰台世界，2006（9）.

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1673-260X（2012）05-0125-02