规范全宗卷管见

王 蕾

（赤峰学院，内蒙古 赤峰 024000）

规范全宗卷管见

王 蕾

（赤峰学院，内蒙古 赤峰 024000）

全宗卷是一个档案全宗的档案.是档案史管理利用档案全宗的检索工具，是信息开发，情报交流的重要渠道.实际工作中，全宗卷涉及诸多问题.规范全宗卷要坚持全宗卷编制原则，注重卷内文件材料的形成与积累.整理要规范化，并加强全宗卷的保管和利用.

档案;全宗卷；规范

全宗卷是档案室在管理全宗过程中逐步形成的、能够说明该全宗历史情况的各种文件材料所组成的专门案卷.全宗卷是一个档案全宗的档案，是不可缺少的管理、利用工具之一.一个高质量的全宗卷有助于全宗档案的连续管理，有利于全宗档案的综合利用.

1 全宗卷的作用

全宗卷对于保管利用全宗档案起着举足轻重的作用.全宗卷是档案全宗的检索工具，是档案室提高科学管理水平的必要条件，是信息开发、情报交流的重要渠道.

全宗卷是档案全宗的检索工具.档案室在收集、鉴定、整理、保管、统计、检索、编研、开发利用全宗档案过程中，产生了一系列的文件材料，记录了全宗档案的主要内容和形式特征，集中地存贮了全宗档案的信息，是全宗的历史记录、原始凭证.具备了检索工具的功能.全宗档案数量庞大、内容繁杂，利用者可借助全宗卷，迅速了解全宗历史、立档单位及全宗档案的情况，以此获得可靠的信息和依据.

全宗卷是提高档案室科学管理水平的必要条件.全宗卷的质量和水平，在某种程度上代表了档案科学管理的水平.第一，通过全宗卷，可以检查档案的收集、鉴定、整理、统计等各项业务工作中的问题与不足，能够及时采取措施，加以改进.同时可澄清事实、明确责任，促进管理水平、人员素质的提高.第二，利用全宗卷，可实行档案管理的连续性.我们开展的各项业务工作，一般都不是一次性完成，一劳永逸的，由于全宗历史的延伸而延续.运用反映全宗历史情况的全宗卷，实现对全宗管理的连续性.第三，由于档案管理人员的变动，利用全宗卷，可缩短熟悉档案工作的时间，提高工作效率，利于管理工作的衔接.

全宗卷是档案信息开发、情报交流的重要渠道.一个高质量的全宗卷，从全宗档案的收集工作开始，到利用效益典型事例的记载，浓缩了全宗档案的全部信息.利用全宗卷，开发、传递、介绍室藏档案全宗的内容和科学价值，为利用者提供利用档案的线索.同时，利用全宗卷，扩大情报交流，实现资源共享.从中扩大视野，掌握情报信息，优化档案利用服务工作的质量和水平.

2 全宗卷问题扫描

在实际工作中，由于对全宗卷的建立重视不够，以致出现诸多问题.如全宗卷的编制临时突击，全宗卷内文件材料不齐全，全宗卷的整理不符要求，全宗卷的管理不规范，以致全宗卷的利用不尽人意，没发挥其应有的作用.

全宗卷的编制临时突击.有的档案室，平时工作中没有注重全宗卷的建立和各种文件材料的积累，在开展档案工作目标管理考评、档案利用服务晋级时，“现上轿现扎耳朵眼儿”，突击、回忆编制全宗卷，例如对立档单位大事记、分类方案、安全检查记录等进行事后补写.不能准确地反映全宗的历史情况，也不能为管理、利用全宗档案提供真实的经验和可靠的信息，违背了建立全宗卷的初衷.

全宗卷内文件材料不齐全.由于平时没有注意对全宗卷内文件材料的收集积累，其材料缺东少西.例如早年接收移交的档案没有交接文据.征集的珍贵档案没有征集记录.经过鉴定、整理的档案没有整理记录、总结，不知何年所为.有销毁档案的审批材料，缺少销毁清册.档案利用产生典型的社会效益或经济效益事例，在全宗卷中也全然没有反映出来.有的档案室在编纂全宗指南时，才发现没认真检查文件材料的完整程度，缺少查遗补漏工作.

全宗卷的整理不符要求.《全宗卷规范》，为全宗卷的整理提供了依据.但立档单位没按其标准执行.例如全宗卷内文件材料没进行系统排列及编卷内目录.卷内文件材料没逐件加封面、封底.封面著录错误.没及时将收集的材料鉴定整理、装订归卷等等，影响了检索利用.

全宗卷的管理不规范.近年来，全宗卷的管理工作不断加强，取得了明显成效.但立档单位管理制度不完善，没将这项工作提到议事日程上来，材料的收集、整理、鉴定、统计等工作不衔接，出现纰漏.全宗档案向档案馆或有关单位移交时，全宗卷没有随同移交或只部分移交等等.总之，全宗卷的管理亟待提高和规范.

全宗卷的利用不尽人意.以上问题产生的连锁反映，影响到全宗卷的提供利用.随着档案信息化建设的全面推进，数字化档案室已从理念走向现实，电子文件的归档，电子档案的管理，磁性载体档案的保护，档案信息资源的网络传输……更需要规范全宗卷.

3 规范全宗卷的方法

全宗卷规范，包括全宗卷编制原则，全宗卷的主要内容，全宗卷的整理，全宗卷的管理等等.

坚持全宗卷的编制原则.建立全宗卷是按照全宗原则管理档案的必然.组成全宗卷的文件材料，是对全宗内档案进行实践管理过程中直接形成的历史记录和原始凭证，它真实地反映全宗内档案及其发展变化情况.一个全宗的档案，无论是收集、整理、鉴定、保管、统计、利用都不只是一次，全宗卷的建立，是在全宗管理中逐步形成、存储，由少到多、由简到繁、不断积累、逐步完善的渐进过程.反过来，对全宗管理的连续性，必须借助于反映全宗综合历史情况的全宗卷.坚持全宗卷内各种文件材料的准确、齐全、规范，按照其固有的特点，保持文件材料间的有机联系，以真实地反映全宗的历史面貌.档案工作者是历史真实面貌的维护者，要坚持全宗卷的编制原则，把建立全宗卷纳入全宗管理工作程序，纳入档案管理各业务环节，纳入档案管理工作制度，纳入档案人员责任目标.

注重全宗卷内文件材料的形成、积累.全宗卷内文件材料随全宗管理的延续而逐渐增加.在进行的档案管理各业务环节活动中，注意形成文字记录，及时收集积累.一个内容齐全的全宗卷，从文件归档、档案接收开始，每项业务工作都留有文字记录，并记载立档单位与全宗历史考证及整理编纂、研究档案的成果.全宗卷的内容大体由两部分组成，一部分是在档案管理、利用过程中产生的具有记录和凭证作用的材料；另一部分是对立档单位及档案内容进行研究、编纂的材料.可分为以下七方面：第一，档案收集方面，包括档案接收文字凭据、移交目录、征集记录、档案来源和价值说明等.第二，档案整理方面，包括分类方案，案卷目录说明，整理方案、小结等.第三，档案鉴定方面，包括档案鉴定组织情况，档案保管期限表，档案鉴定报告与销毁档案审批手续、销毁清册等.第四，档案保管方面，包括档案安全检查记录、分析报告，重点档案采取特殊保护措施，档案抢救与修复情况报告等.第五，档案统计方面，包括档案收进移出登记，案卷基本情况统计和重要利用统计表等.第六，档案利用方面，包括全宗指南，立档单位大事记，开放利用，档案汇编和公布出版情况，档案产生的社会或经济效益典型事例等.第七，档案信息化建设，包括基础设施建设、档案信息数据库建设、管理应用系统建设、电子文件归档与管理、标准规范与安全保障措施建设等文字说明材料.

全宗卷的整理要规范化.全宗卷的整理要遵循便于保管和利用的原则，及它所具有的灵活性和不定型性的特点.文件材料达到一定数量时，及时进行整理组卷，数量较多的可设若干分卷.卷内文件材料按“问题──时间”系统排列，一般顺序为：全宗指南、立档单位大事记、档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、信息化建设等方面的文件材料.卷内文件材料逐件加封面、封底、编件号、装订，并编制卷内目录.全宗卷采用盒装.按照《全宗卷规范》规定的尺寸制做封面、封底及卷盒，并进行规范著录.

加强全宗卷的保管和利用.档案室形成的全宗卷，置于全宗档案排列的卷首.全宗卷随全宗的转移而转移，当一个完整的全宗由档案室向档案馆移交时，其相应的全宗卷也必须随同全宗移交.档案人员不仅要重视全宗卷的建立，而且要充分发挥全宗卷的作用.当用户通过一般性检索不能满足需要或发生疑难时，当需对档案进行综合利用时，当要了解全宗档案的历史情况时，当在档案管理中要澄清事实、明确责任时……可利用全宗卷，方便、快捷地达到目的.规范全宗卷意义深远.

〔1〕全宗卷规范.中华人民共和国行业标准.DA/T 12—94 1995—6—12.中华人民共和国国家档案局批准.

G275

A

1673-260X（2012）06-0134-02