践行档案利用服务 赓续绵延档案文化——无锡市档案局工作亮点调研报告

贲道红（江苏省档案局，南京，210008）

无锡历史绵长，最早可追溯到3000多年前泰伯用开拓精神建立勾吴国，促进了中原文化与江南文化的融合，开创了吴文化。悠远的历史尚未给这座城市积淀沉郁之虞，每当社会变革之时，无锡人所表现出的爱国爱乡、开拓创新、科学求实、奋力拼搏精神常常率风气之先。

无锡市档案局在这样的精神引领激励下，以独到的视角和超前的睿智拓展工作，以积极创新的举措为档案工作注入活力，让档案部门服务触角延伸，让档案文化为中华民族文化赓续绵延。

一、机关档案管理中心服务机关，多方面提升档案工作品质

2010年9月，无锡市档案局设于无锡市新行政中心的机关档案管理中心正式启动运行。机关档案管理中心的建立，是无锡市档案局创新机关档案管理模式的重要举措。一年多以来，中心运行成效明显，强化了机关档案工作，市机关各部门对中心的运行模式及成效给予了一致好评。

基于电子政务平台的电子档案应用系统使文件的收集利用更加及时、便捷、安全,大力推进了机关档案信息化进程。《机关档案中心电子档案应用系统》是无锡市档案局牵头开发的公文档案管理应用软件，使用面向政务网的数据采集模块，每天定时采集政务网上流转的电子文件数据，保存在机关档案管理中心的数据存储器。整个采集过程由系统自动完成，无需人为操作。机关各部门由系统收集的文件可在系统中进行管理，由市档案局专门人员辅助确定文件的保管期限。数据服务器依托政务网，安全等级也是采用政务网的安全标准，数据的安全性有可靠保障。需要查看其他部门文件也可通过系统先行申请，待文件形成部门审批授权后方可查看。整个系统集电子文件收集、管理、申请、审批、查询于一体，电子文件的收集时间大大缩短。系统的使用让2011年以后形成的绝大部分机关档案无需再进行信息化处理，各机关部门多则90%、少则60%的文件无需重复进行数字化处理，突破了以纸质档案为对象的档案归档和管理模式，在档案事业发展进程中具有重要的现实意义。

电子档案应用系统的使用与专门人员的辅助使档案整理得到了有效的规范，解决了机关部门档案人员变动带来的影响。电子档案应用系统所采集的电子文件数据全部依据《电子文件归档与管理规范》所制定的标准生成，保证了电子文件的背景信息、元数据等信息真实、可靠、完整。存在问题的文件，可在系统中进行整改，规范到位。同时，档案部门专门人员帮助各机关档案人员对文件进行鉴定，确定文件的保管期限，让文件的保存价值得到准确的评定，为后期电子与纸质双套文件的移交做好先期准备。档案管理中心运行以来，2011年当年生成的文件做到即时采集即时整理，同时完成了2009年和2010年形成的40241 件档案的检查整改，档案整理的效率有效提高。通过让机关档案人员熟练掌握电子档案应用系统，档案中心工作人员对档案人员的帮助督促，可以确保机关各部门的档案工作不会因档案人员的调动，对档案工作造成影响。

电子文件预归档目录与纸质文件相对应，极大地丰富了档案资源，改善馆藏结构。电子档案应用系统在2011年对17.3 万多条机关网上电子文件信息进行了预归档处理，梳理出1.5 万多条需要归档的电子文件信息。档案中心的工作人员，通过采集到的电子文件信息，可以了解各机关单位的职能，从而帮助机关档案人员修订归档文件的保管期限表。8号令实行后，文件材料按件归档，增加了移交环节文件数量清点核对的工作量。通过电子文件目录，档案部门可以了解机关部门有无重要的文件材料遗漏或缺失，从而及时提醒档案人员补缺，档案的齐全完整得到较好的保证，一定程度上也减轻了后期移交的清点工作量。电子文件的归档，使数字档案馆的电子信息资源得到极大扩充，减少了纸质文件数字化的工作量，也使档案馆的馆藏结构得到优化。

档案管理中心规范整理、集中保管、统一管理、综合利用机关档案，充分发挥档案部门服务大局功能。无锡市行政中心设有档案保管库房1000 平方米，中心内同时配有300 平方米的档案整理、办公用房，用于保存、整理机关各单位搬入行政中心后形成的档案。库房和整理室都配备了防磁柜、温湿度测量计、除湿机、空气净化器、自动消防灭火器和电脑、复印机等必要的设备。机关形成的档案按年度进入库房保管，避免了一些机关档案室因为库房条件受限制而造成档案保存年限的缩短，延长了档案的生命周期。中心工作人员主动承揽档案整理、整改等大量工作，大幅度减轻了各部门档案人员的工作量，使他们腾出时间和精力重点做好档案的前期收集工作。为机关工作人员提供档案检索、调档、复印等利用服务，2011年接待查档利用达900 多人次，查档满意率和成功率接近100%，受到各机关单位的好评。

二、民族工商业档案馆服务社会，充分发挥档案文化传承作用

北依长江，南临太湖的无锡在中国近代工业发展史上占有独特的地位。她曾经是工商殷埠, 以产业的纯粹性为特色，拥有清一色的民族资本，凭借得天独厚的地理条件和高度发达的水道交通,孕育了中国近代工商业史上众多杰出的民族实业家,也因此被誉为“中国近代工业的发祥地”。

为了有效保护、整理和开发利用无锡市民族工商业文化遗产，无锡市档案局从2010年开始筹建“无锡市民族工商业档案馆”。原无锡市机床厂老厂房成为这个档案馆的所在地。老厂房将仿效北京“798 艺术区”的理念改造成利于档案展示、保存的民族工商业档案馆。目前已接手的40 多万卷（件）档案，暂时存放在原无锡市机床厂的厂房内。

民族工商业档案馆正在筹建但已发挥作用，积极服务民生。民族工商业档案馆先期接受的40 多万卷（件）档案中有很大一部分是破产企业的劳动工资报表和财务原始凭证，是相关企业职工维护自身权益、获取应有待遇的唯一记录。馆舍尚在建设中，没有专业的库房，查找十分不便。就在这样的工作环境中，该馆工作人员仍千方百计为前来查档的企业职工提供优质服务。工作人员在历年独生子女领用清单中为老职工找到能够接续工龄的有效证明，帮助职工提高了个人社保待遇；为特殊工种职工查找历史的工资发放单，找到了领取高温特殊工种补助费的记录，帮助其顺利办成了提前退休手续；根据工伤人员当年工资单的变化情况，找到了他们工伤的具体时间，为他们办理提前退休提供了有力的依据。这样的档案查找利用相信在开馆后还会有很多，无锡市档案局不因档案未整理上架就将查档利用者拒之门外，为民众切实解决了问题，很好地发挥了档案服务民生的功能。

民族工商业档案馆充分挖掘特色资源，传承民族工业文化理念。作为近代中国民族工商业的重要发祥地，无锡有丰富的民族工商业文化遗产。以荣、唐、杨、薛四大家族企业为代表的一批民族工商企业成为地方经济的重要支柱，在中国近代经济发展史上具有独特而重要的地位。这部分档案数量可观，内容丰富，特色鲜明，许多著名企业的文字材料和珍贵历史照片系统而生动地反映了近代以来无锡民族工商业先驱“实业救国”和“实业兴国”的理念，是研究民族工商业兴起和发展的第一手资料。无锡工商文化作为江苏历史文化的重要内容，凝聚了民族工商业先驱们实业报国的思想，集中展现了他们勇于创业、善于创业的精神力量，是以“三创”为核心的新时期江苏精神的重要历史渊源之一。民族工商业档案馆将尘封的档案再一次展示于人前，以此来激发广大干部群众创业勇气、创新锐气、创优志气和创造胆气，为无锡新一轮发展提供精神动力和文化条件，为江苏“三创”精神注入更丰富的思想内涵。

民族工商业档案馆集中展示文化，让传统文化再放光彩。建成后的民族工商业档案馆除了面向企业，接收破产、转制企业的档案外，还充分拓展与文化相关的功能。计划在馆内设置非物质文化遗产工作室、民间收藏展示室、书画摄影工作室，提供场地给民间文化研究会、学会等组织使用。根据老厂房场地现状和保留建筑的功能定位，设置颇具创意的体验功能区，即让参观者可以亲身体验缫丝等传统工艺的操作，了解制丝等工业流程，增加动手的趣味性，对工艺有更直观的印象。档案馆中还设置了现代艺术家现场创作区域, 艺术家已完成的作品也一并在馆中展出。无锡市民间蓝印花布博物馆在民族工商业档案馆落成后，将搬入其中，让来参观的民众在淳朴自然、千变万化、绚丽多姿的蓝白艺术世界中徜徉，欣赏寄托着百姓对美满生活的向往和朴素的审美情趣的花布图案。更有工艺大师用蓝印花布现场制作衣物，让参观者近距离接触蓝印花布这一古老手工印花织物，感受蓝印花布所带来的深厚文化和艺术积淀。

三、用创新的理念指导工作，形成“大档案、大服务”新局面

无锡市档案局在紧密围绕党委、政府中心工作的基础上，着眼于长远发展，大胆创新，细致筹划，进一步加强档案法制建设，提升档案服务水平，拓展档案文化平台，在各方面工作中取得突破和进展。

在省内率先修订地方性档案法规，《无锡市档案管理条例》 在2011年修订，经省人大常委会批准，2011年8月1日正式施行。随着经济、社会的快速发展和转型发展，档案工作面临越来越多的新情况、新问题。一是一些单位的档案管理意识淡薄，特别是重大活动、重大事件处置，建档不及时、归档不完整、管理不规范、移交不及时的现象时有发生，导致重要档案资源处于分散、缺失的状态；二是国有企事业单位在资产和产权变动时，特别是企业在改制前及改制过程中，档案管理混乱，丢失、损毁现象比较严重；三是社会保障和民生服务等涉及个人权益的档案，在建档、归档方面滞后于社会和人民群众的需求。《无锡市档案管理条例》正是针对以上3 个问题进行了修订，使之成为一部符合无锡市目前档案工作实际情况，便于规范操作的地方性法规。通过修订，将原条例施行五年多来所积累的经验和取得的成果，以地方性法规的形式固定下来，形成更有效的档案管理工作机制，提升档案工作规范管理的水平。

多形式、多方面掌握资源流向，推进资源建设，形成资源持续收集模式。机关档案管理中心收集的电子文件是数字档案馆基础资源之一，直接在网上采集电子信息，避免了在数字设备上生成数字文件后转为纸质文件，再对纸质文件进行扫描数字化的不必要程序，快速而规范地充实了数字档案馆。无锡市档案局进馆单位名录达160 多家，侧重向涉及民生或具有典型意义的重点骨干单位拓展延伸，已覆盖了市政公用、医疗卫生、教育、社会保障、司法公证等民生保障和社会建设板块。对于面广量大的非进馆单位，采取建立多个协作组分片活动的方式，经常组织相关单位的档案人员进行业务交流，掌握基层单位档案形成、流转动向，对其中的重要档案、资料实现信息共享，纳入全市档案资源体系总盘。通过无偿捐赠、有偿征购、免费寄存和个人陈列等方式有效掌控民间收藏档案流向，吸引民间珍贵藏品进入档案馆保管和展示。每年举办2 次以上民间收藏档案捐赠仪式，2011年征集到南明史研究家钱海岳著作《南明史》120 卷完整手稿，书稿的史学价值在国内外备受推崇，极大提升了馆藏档案的价值。

提供全过程、全方位服务，与单位团体个人建立相互信任关系。机关档案管理中心对机关档案采取“全过程衔接、全方位提升、集中化管理、集成式服务”管理模式。中心工作人员分片负责定点单位，随时提供业务指导，帮助整理档案，及时整改，以精益求精的态度，服务机关档案工作。市档案局信息化团队启动数字化档案馆项目以来，建成了机关文档一体化应用系统、社区档案管理系统、公务员绩效考核考评系统，优化改版了苏同档案管理系统、《无锡日报》数字报管理应用系统和“无锡档案信息网”，为机关单位、企事业团体提供档案数字化服务。市档案馆一楼展厅布置着“纪念苏州美专建校九十周年——苏州美专师生作品展”，展览是档案局义务借出场地给民间收藏家展出藏品，供市民参观，纪念我国近代美术奠基人、教育家、画家、苏州美专创办人颜文梁。承办展览的同时与各位画家、民间收藏家建立良好关系，收集民间艺术信息，为他们搭建交流平台，用真心诚意与画家、收藏家交往，宣传档案工作，争取他们的支持。

放开脚步，放长眼光，扬长补短，用现今的工作培育将来的成果。无锡市档案局与德国海德堡市档案局建立了友好合作关系，2008年海德堡市档案局的“干杯！海德堡——德国啤酒文化节”在无锡举行，取得圆满成功；2009年无锡市档案局赴海德堡开办“美丽无锡”摄影艺术展，在欧洲多个城市巡展，向海外展示今日中国的风景。两市档案局还约定了互派人员驻馆工作、高校档案馆对口合作、国际档案学会特邀演讲等国际交流项目。2011年4月无锡市档案局举行“国际档案学术业务交流讲坛”，邀请德国、瑞士的多家知名档案机构领导出席并作演讲，交流档案界的学术成果和业务经验，双方相互学习，共同探讨，推动世界档案事业发展。借助宣传、教育、外事、文化、旅游和妇联等相关部门的力量，多次联合举办以档案文化为核心的活动。通过签订协议、挂牌、定点实习、志愿服务等形式，无锡市档案馆爱国主义教育基地同50 余家机关、大中小学校、驻锡部队、企事业单位和街道社区建立共建共育关系，共同搭建一个宽口径、网络化的爱国主义教育平台。

四、无锡档案工作对省馆工作的启示

档案工作具有效果滞后性，所以开展档案工作眼光要放长远，充分评估工作在各环节所起的作用，建立利于档案工作开展的机制。无锡的机关档案管理中心设立后，档案局工作人员的任务又加重了，但从长时间来看，机关档案管理中心的运行给机关档案工作带来的源头规范、文件备案、集中保管等有益作用，解决了机关档案原本繁杂琐碎、需要花费大量时间专门处理的问题，提高了机关档案工作的效率。

正确认识“所有”与“所在”的关系，熟悉掌握社会档案资源的结构和流向。档案部门作为具有文化属性的服务机构之一，传承中华文化是发挥档案作用的重要方面。档案从业人员应该认识到，档案的所有权是国家的，只要符合保存条件，即使不在档案馆里保存，也可以发挥其作用。无锡市档案局提供场地给无锡市民间蓝印花布博物馆和民间收藏家举行苏州美专师生作品画展，正是在正确认识这个关系的基础上开展的。无锡市档案局并没有要求展品的所有权属于档案馆，完全义务提供展览场地，既圆收藏人的个人心愿，服务社会，也为档案馆今后的资源建设找到线索。省档案局馆也有这样的服务机遇，有些艺术家因自身条件所限，无法举行个人作品展览。我局可以考虑从无锡市档案局的做法中吸取有益经验，提高局馆服务水平。

脚踏实地，探索档案工作目标实现的有效途径。政府机关进行电子政务改革后，电子文件的归档、移交成为档案部门工作的新课题。我省各级档案部门对此进行了探索，力求摸索我省档案实际工作的解决方法。在全省省辖市中，无锡率先趟出了与自身实际相结合的路子，利用电子档案应用系统解决了大部分电子文件的归档问题，实现了电子文件的规范整理、馆室接续、有效利用。对于新的工作任务和目标，要结合本地实际，利用现有条件，细化任务、分解程序，逐步实现既定目标。这有可能过程比较漫长，在一时间段不能将任务全部完成，达到预期的效果，可以借鉴先进地区的成功经验，在已有方法的基础上逐步完善，以实现最初制定的目标。

不拘一格，多种形式对档案部门资源进行利用。“十一五”期间，我省各地对档案工作越来越重视，纷纷兴建新的档案馆室。新档案馆都设有档案展览场所，用于展示馆藏档案。在展示馆藏的同时，也可以将展览场所开发利用，与社会组织合作举行某个主题展览或展示民间收藏家的藏品。一方面可以充分利用档案馆的展览场地，使展览内容得到经常性的更新；另一方面，多举办有档案文化内涵有鉴赏品位的主题展览，可以提升档案馆的公众形象，扩大档案馆的社会影响。省馆新馆建成在即，展览场地5000 平方米，硬件设施水平一流，可以充分布展，除了展出我馆的馆藏外，还可以考虑让社会名流、专家学者、民间组织进入布展或举办讲座，将展览馆功用充分发挥。