论企业采购成本控制的方法和策略

○颜冬

（华中光电技术研究所-武汉光电国家实验室 湖北 武汉 430000）

论企业采购成本控制的方法和策略

○颜冬

（华中光电技术研究所-武汉光电国家实验室 湖北 武汉 430000）

采购成本的控制，是企业管理的基础环节之一，对于企业管理的成功与否，意义重大。本文首先探讨了企业采购成本的含义，论述了影响企业采购成本的因素，最后提出了采购成本控制的方法和策略。

采购成本 控制 因素 策略

采购成本是综合反映企业生产经营管理水平的主要指标，是构成企业产品成本和产品价格高低的重要因素。采购成本下降不仅体现在企业现金流出的减少，而且直接体现在产品成本的下降、利润的增加，以及企业竞争力的增强。从国内外企业总的发展趋势来看，采购成本占总成本的比重在不断下降，相反采购所获得的利润增值在整个利润中的比重却在不断上升。因此控制采购成本对一个企业的经营业绩至关重要。

一、企业采购成本含义

采购成本指与采购原材料部件相关的物流费用，包括采购订单费用、采购计划制订人员的管理费用、采购人员管理费用等。采购价格可被分成独立的成本要素，采购企业可以从减少或者避免成本的角度来分析这些成本要素。

二、影响企业采购成本的因素

在采购实践中，企业拟定采购策略的时候，应考虑下列几项因素：第一，所采购产品或服务的形态：是属于一次性的采购，还是持续性的采购。这应是采购最基本的认知，如果采购的形态有所转变，策略也应跟着调整。第二，产品所处的生命周期阶段：采购量与产品的生命周期所处的阶段有直接关系，产品由导入期、成长期到成熟期的过程中，采购量会逐渐放大，直到衰退期出现，采购量才会逐渐缩小，不同的阶段，会有不同的采购成本。电子产品的例子就非常明显。第三，年需求量与年采购总金额：年需求量与年采购额各为多少，关系到在与供应商议价时，是否能得到较好的议价优势。第四，与供应商之间的关系：从卖方、传统的供应商、认可的供应商，到与供应商维持战略伙伴关系，进而结为战略联盟，对成本的分享方式各有不同。如果与供应商的关系一般，则不容易得到详细的成本结构资料，只有与供应商维持较密切的关系，彼此合作时，才有可能分享供应商的有关的成本构成资料。

三、控制采购成本的常用方法

针对影响采购成本的各因素，企业应采取对策，在采购中把握主动，应用有效的方法，采取必要的策略，使企业采购物资的价格成本最低化。降低企业采购成本价格，企业常用而有效的方法主要有以下几种。

1、价值分析与价值工程法。价值分析就是针对产品或服务的功能加以研究，以最低的生命周期成本，通过剔除、简化、变更、替代等方法，来达成降低采购成本的目的。价值分析是使用于新产品工程设计阶段。而价值工程则是针对现有产品的功能/成本，做系统化的研究与分析。但现今价值分析与价值工程已被视为同一概念使用。

2、谈判法。谈判是买卖双方为了各自目标，达成彼此认同的协定过程，这也是采购人员应该具备的基本能力。谈判并不只限于价格方面，也适用于某些特定需求时，使用谈判的方式，能够以适当的价格达到所能期望的要求。如果希望达成更大的降幅，则需运用价格与成本分析、价值分析等手法。运用此法的前提是，在直接与对手谈判时，必须清楚了解物资的市场行情，对方的真正需求，运用娴熟的谈判技巧，合理、低价格地实现最终目标。

3、目标成本法。许多企业的产品定价，多是价格=成本+利润。价格的产生忽略了对市场的认知，甚至造成刚把产品推向市场，便不得不开始削减价格，且常常因为价格不正确，而不得不放弃一种很好的产品。著名的管理学大师彼得·杜拉克《在企业的五大致命过失》一文中提到，企业的第三个致命过失是，定价受成本的驱动。产品的研发应以市场乐意支付的价格为前提。因此必须假设竞争者产品的上市价，然后再来制定公司产品的价格。

4、共同合作法。在产品设计初期，选择让具有伙伴关系的供应商参与新产品开发小组，从设计到生产的整个过程，了解大致的产品成本构成情况，根据基本的市场利润率，定一个合理的采购价格。这种双方共同开发的方式，有益于企业双方达到双赢的目标，建立长久的战略伙伴关系。

5、集中和批量采购法。集中集团内部各单位或不同部门的需求量，扩大采购量，其优点是因批量加大而增加议价空间的方式，避免各自采购，造成集团内部不同部门，向同一个供应商采购相同的零配件，价格却不相同的现象。通过集中和批量采购，最终达到降低采购成本的目标。

6、价格与成本分析法。这是专业采购的基本工具，了解成本结构的基本要素，对采购人员是非常重要的。如果采购人员不了解所要购买物品的成本结构，就不可能知道自己所买的物品的价格是否公平合理的，同时也会失去许多降低采购成本的机会。

7、招标采购法。企业应根据市场的形势，采取相应的采购措施。当物资为买方市场时，对大批量的物资采购应采取招投标方式，选择供应商。此法的优点是在公正、公开的方式下，通过现场的竞争和事后的选择，达到降低采购成本的目标。

四、控制采购成本的策略

在实际工作中，由于采购过程所遇到的情况千差万别，具体需要采用什么策略，采购人员应根据具体情况灵活应用，可将两种或两种以上的策略依据实际情况较好地结合起来，来达到降低采购成本的目的。

1、依据采购产品所处的生命周期阶段，采取适当的采购策略和手段。产品所处的生命周期阶段在哪一阶段，降低采购成本的策略就可以依产品生命周期中该阶段的特征来确定。第一，导入阶段。在新技术的制样或产品开发阶段，邀请供应商参与产品从设计到生产的整个过程、价值分析、目标成本法以及为便利采购而设计都是可以利用的手法。第二，成长阶段。在新技术正式产品化大量生产上市，且产品被市场广泛接受阶段，采购可以利用需求量大幅增长的优势，采用最佳订货批量并获得采购最低价格的重要手段。第三，成熟阶段。在生产或技术达到稳定的阶段，产品已稳定地供应到市场上，利用价值工程可以更进一步地找出不必要的成本，并达到节约成本的目标。第四，衰退阶段。在产品或技术即将过时或将衰退，并有替代产品出现的阶段，因为需求量已在缩减之中，此时再大张旗鼓降低采购成本价格或为此而作更多的成本分析已无多大的实际意义了。

2、依据与供应商之间的关系，确定采购策略和手段。依采购特性及与供应商之关系来决定采购的特性。这时候降低采购成本价格的策略应该是：第一，对成本影响性较小的采购，虽然其金额不高，也要对我们所采购物品的价格与一般市场销售价格比较，确认公平合理的价格。采购人员需要切记的是不要让花费在价格分析上的成本高于采购的实际金额。要采用快速、低成本的价格分析方法。具体做法可用：比较分析多个供应商报价；比较目录或市场价格；比较过去的采购价格记录；比较类似产品采购的价格。第二，对于长期持续性的随机采购，但却不愿意与供应商维持比较密切的合作关系，这可能是对价格的波动特别敏感，或是产品上市的寿命非常短所导致，使得采购不得不随时寻找价格最低的供应商。因此，采购人员需要花费较多时间来进行价格上的分析。采用价格分析并以成本分析为辅助工具。具体做法是：价值分析；分析供应商提供的成本结构；进行成本估算；计算整体拥有成本。第三，重要计划的采购。重要计划的采购包括一次性或非经常性的花费，通常其采购金额都相当大，如重大设备或厂房设施等。采用成本分析为主要方法。其具体做法是计算整体拥有成本，分析整个供应链的成本结构。第四，策略性采购。策略性采购一般适用于非常重要的持续性采购案例，采购人员较希望与供应商建立长期或联盟性质的关系。公司应该花较多时间在成本与价格分析上，这是因为所收到的效益会比较大。具体作法是：分析供应商的详细成本资料；计算整体拥有成本；分析整个供应链的成本结构；使用目标成本法；为便利采购而设计或邀请供应商参与产品从设计到生产的整个过程。

五、降低采购成本的手段

降低采购成本的手段是通过建立和完善采购制度，做好采购成本控制的基础工作。采购工作的涉及面广，而且主要是和外界打交道，所以，严格的采购制度是最主要的降低采购成本的手段。

1、建立严格的采购制度。建立严格、完善的采购制度，不仅能规范企业的采购活动，提高效率，杜绝部门之间扯皮，还能预防采购人员的不良行为。采购制度应规定商品采购的申请、授权人的批准权限、商品采购的流程、相关部门（特别是财务部门）的责任和关系、各种商品采购的规定和方式、报价和价格审批等。比如，可在采购制度中规定采购的物品要向供应商询价、列表比较、议价，然后选择供应商，并把所选的供应商及其报价填在申请表上，以供财务部门或内部审计部门核查。

2、建立供应商档案和准入制度。对企业的正式供应商要建立档案，供应商档案除有编号、详细联系方式和地址外，还应有付款条款、交货条款、交货期限、品质评级、银行账号等，每一个供应商档案应经严格的审核才能归档。企业的采购必须在已归档的供应商中进行，供应商档案应定期或不定期地更新，并由专人管理。同时要建立供应商准入制度。重点材料的供应商必须经质检、物流、财务等部门联合考核后才能进入，如有可能要实地到供应商生产地考核。企业要制定严格的考核程序和指标，达到标准者才能成为归档供应商。

3、建立价格档案和价格评价体系。企业采购部门要对所有采购商品建立价格档案，对每一批采购物品的报价，应首先与归档的材料价格进行比较，分析价格差异的原因。如无特殊原因，原则上采购的价格不能超过档案中的价格水平，否则要做出详细地说明。对于重点材料的价格，要建立价格评价体系，由公司有关部门组成价格评审组，定期收集有关的供应价格信息，来分析、评价现有的价格水平，并对归档的价格档案进行评价和更新。这种评议视情况可一季度或半年进行一次。

4、建立商品的标准采购价格并对采购人员根据工作业绩进行奖惩。财务部对重点监控的材料应根据市场的变化和产品标准成本定期制定标准采购价格，促使采购人员积极寻找货源，货比三家，不断地降低采购价格，标准采购价格亦可与价格评价体系结合起来进行，并提出奖惩措施，对完成降低公司采购成本任务的采购人员进行奖励，对没有完成采购成本下降任务的采购人员，分析原因，确定对其奖惩的措施。

通过以上的工作，对于杜绝采购人员的暗箱操作，完善采购管理，提高效率，控制采购成本，确实有较大的成效。

[1]秦文纲：采购与仓储管理[M].杭州浙江大学出版社，2006.

[2]梁世翔：采购实务[M].北京人民交通出版社，2005.

[3]王槐林：采购管理与库存控制[M].北京中国物资出版社，2005.