电力科研院所档案管理工作探讨

邢玉红，张文艳

(辽宁省电力有限公司电力科学研究院，辽宁 沈阳 110006)

档案作为一种资产对企业的发展、企业生产的有序进行具有重要的作用。随着网络技术的发展，利用现代化技术进行档案管理成为可能。探讨新形势下电力科研院所的档案管理模式，确保档案工作的正常开展，提高档案利用率、提升在企业生产过程中的地位变得越来越重要。

1 单位级档案管理的意义及可行性［1－3］

档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，档案信息资源的有效利用可以为单位带来社会效益和经济效益。作为一个现代企业，实现单位级档案管理有非常重要的意义。一方面国家档案局DA/T42—2009“企业档案工作规范”明确了企业档案管理的工作原则、组织制度要求，对档案管理业务工作、档案信息化建设、档案工作设施设备配备提出了明确要求;另一方面，实现单位级档案管理可以通过档案移交流程，规范企业的业务活动，确保不会因业务人员变动造成档案不全或遗失，为以后的生产经营活动提供可靠的保证。

电力科研院所大都具有独立的档案管理部门，但由于管理理念的原因，有些企业进行了各类档案的单位级管理工作，但仍有部分单位的企业活动未全部纳入档案管理范畴，造成企业的一些业务活动不能正常进行。例如某单位经历了若干年的基础建设后，发现本单位的电源接地问题应该重新进行规范，于是进行了电源接地改造工程，将若干“地”进行了重新整合，工程结束后，施工方案未及时到档案部门存档。两年后，该单位有新的项目要开工，需要找到接地线，但当时负责该项工程的员工已经调离本岗位，施工方无从查找，后几经辗转，找到原接地工程的负责员工，根据其回忆重新进行了测量，给新工程增加了很大工作量。作为电力科研院所，依据对外服务任务出版的技术报告等对本单位都属于无形资产，对后续的生产活动都可能会有借鉴作用，因此敦促项目负责部门将有关资料归档，以确保企业资产不会随着人员的离岗而流失。

鉴于电力科研院所目前的岗位设置情况，实现单位级档案管理是完全可行的。公司管理层需对本单位可能形成的有价值的信息进行汇总，按国家档案局“企业档案工作规范”，形成本单位的档案工作管理体系，建立档案管理网络图，定义相应的工作流程，以确保本单位档案管理工作有序开展。

2 档案管理工作模式［4－5］

2.1 档案工作组织体系建设

建立单位级的档案管理工作领导小组和档案工作办公室。档案工作办公室实体部门设在单位级档案管理部门，领导小组组长应由单位级领导担任，成员应由档案管理部及各业务部门的主管领导担任。档案工作办公室主任为主管档案工作的公司领导，副主任为档案管理部门负责人，成员为相关部门工作人员。在档案管理部门设置专职档案管理人员，在各业务部门设置兼职档案管理人员，以便在档案移交流程中，职责明确，具有可操作性。

档案工作领导小组负责本单位的档案管理工作，贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，建立健全档案工作制度，将档案工作纳入企业发展规划和工作计划，为档案工作持续发展提供保障;负责规划本单位的档案工作，确定归档范围及档案销毁的审定工作;负责本单位档案工作的考核。

工作办公室在档案工作领导小组的领导下，统筹本单位的档案工作，组织档案的销毁工作，协助档案工作领导小组进行档案工作的考核工作。

档案部门负责制定本单位文件归档和档案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等相关规章制度;负责本单位档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用工作;指导各部门、项目及专项工作文件的形成、积累、整理及归档工作;配合档案工作办公室完成档案考核工作;依照国家有关规定向国家档案馆或相关单位移交档案;组织完成省公司布置的各项与档案相关工作任务。

各职能部门及负责人按公司《档案管理办法》按时保质保量按交接流程完成档案的移交工作。各职能部门设兼职档案管理人员，职能部门负责人应对本部门移交档案的完整性和可用性负责，兼职档案管理人员负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的质量负责。

2.2 档案制度建设

要做好电力科研院所的档案管理工作，除了建立档案工作管理体系外，还要有相应的管理制度，以确保档案工作的有序进行。应建立健全档案管理制度，制定档案员岗位职责和档案员工作标准。管理制度是档案管理工作的根本，档案管理制度包含档案工作的方方面面，主要包括档案收集、鉴定销毁、借阅、安全保密、超前管理、应急预案、档案归档范围及保管期限等制度。

2.3 档案类别设置

作为电力科研院所，档案管理工作应从7个方面开展:文书档案、人事档案、科技档案、财务档案、声像档案、基建档案、其它。

2.4 档案工作流程

a． 文书档案

按年度由公司文书将本单位收到或下发的文件及列表经本部门领导审核后移交档案管理部门，由文书档案管理员核对后在移交列表上签字，将签字后的列表进行复印，将复印件返还文书，由文书所在部门留存，文书档案管理员将文件进行加工整理后装盒入库。

b． 人事档案

按年度由公司人事部门将本单位有关人事变动事项原件及列表经本部门领导审核后移交档案管理部门，由人事档案管理员核对后在移交列表上签字，将签字后的列表进行复印，将复印件返还人事部门留存，由人事档案管理员将文件进行加工整理后装盒入库。

c． 科技档案

按年度由生产管理部门对本单位发生的生产活动形成的报告进行审核，报单位生产领导审批后，形成技术报告列表，将技术报告原件及列表移交档案管理部门，由人事档案管理员核对后在移交列表上签字，将签字后的列表进行复印，将复印件返还生产管理部门留存，由科技档案管理员将文件进行加工整理后装盒入库。

d． 财务档案

按年度由公司财务部门将本单位财务凭证原件及列表经本部门领导审核后移交档案管理部门，由财务档案管理员核对后在移交列表上签字，将签字后的列表进行复印，将复印件返还人事部门留存，由财务档案管理员将文件进行加工整理后装盒入库。

e． 声像档案

按年度由公司声像部门及生产部门将本单位生产过程中产生的声像资料原件及列表经本部门领导审核后移交档案管理部门，由声像档案管理员核对后在移交列表上签字，将签字后的列表进行复印，将复印件返还移交部门留存，由声像档案管理员将文件进行加工整理后装盒入库。

f． 基建档案

按年度由公司基建部门将本单位基建有关的文档资料原件及列表经本部门领导审核后移交档案管理部门，由基建档案管理员核对后在移交列表上签字，将签字后的列表进行复印，将复印件返还基建部门留存，由基建档案管理员将文件进行加工整理后装盒入库。

g． 其它

除以上6类档案外，企业日常活动中有保存价值的信息也需要存档，如审计信息、实验室认可有关材料等6类之外的可形成有价值资产的资料存档，应由相关部门提出存档申请，由档案管理工作办公室主任批准后，由相应部门移交档案部门，由档案部门加工处理后装盒入库。

3 档案现代化建设

档案管理现代化是企业现代化的重要组成部分。档案现代化包括2个层面，即技术层面和管理层面。技术层面是指在档案管理工作中采用先进技术，提高档案工作的效率。先进技术包括计算机技术、网络技术、数据库技术、多媒体技术、海量存储技术以及自动控制技术等等。管理层面指以现代企业为目标，参照有关国家标准，建立科学合理的档案工作管理体系。做好档案管理工作是一个企业健康发展的需要，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。

档案管理现代化是一项复杂的系统工程，是网络技术发展的必然结果。随着电力企业信息化工作的稳步推进，协同办公及一体化平台的顺利上线，档案网络化管理也提到日程上来。目前东北电科院协同办公系统已经上线运行多年，文件归档工作顺利，文书档案已实现了全文网上加工处理、目录打印、卷背打印等功能，网上借阅已开发完毕，正在实施阶段，不久可投入使用。

其它类档案上网方式正在探讨中，档案不同一般意义的电子文档，具有一定的机密性，因此在项目开发及实施中，一定要加强安全设计，在系统建设初期，要进行等级保护定级工作，按相应的保护等级进行安全设计及安全部署，强化信息审计功能，以确保数据的保密性。

4 结束语

进行单位级档案管理是现代企业的需要，只有实现了单位级的档案管理，强化档案管理过程，才能确保企业各类生产经营活动有序开展。建立统一集中的档案管理网络，加强档案管理人员的业务培训，提高档案管理人员的专业素质，保证档案工作的资金投入，提高档案利用率，以便更好地为生产、科研及日常工作服务。

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