加强水利声像档案管理的思考

程 立

（江苏省水文水资源勘测局南京分局，210008，南京）

水利声像档案,是指在水利建设管理工作中产生,以声音或影像为记录,具有保存利用价值的照片、底片、录音带、录像带、唱片及相关文字说明的历史记录。全国各地在水利工程建设管理、水资源管理、农村水利建设以及防汛抗洪抢险等方面工作中留下大量的声像资料，记载了治水管水的历史。但水利声像档案管理中也存在摄录人员不固定、设备管理不规范，声像资料收集不完整，保管场所条件差等情况。因此，加强对水利声像档案管理，如何收集好、保管好、应用好声像档案，已经成为一项迫切的任务。

一、水利声像档案的特点

1.形象生动，时效性强

水利声像档案以其独特的载体形式，反映水利发展各个历史时间的重要人物和重大水事活动，如大禹治水、都江堰等都反映其悠久的水利历史面貌。尤其在水利工程建设中：一是反映工程建设过程中的情况。通过照片影像资料反映水利枢纽工程基坑开挖，浇筑混凝土，机电设备安装过程等等。这些照片影像资料一般都是即时性的，随着施工过程推进，影像资料也不断更新。二是记录防汛抗洪抢险的珍贵镜头。洪水发生的过程是不断变化，抗洪抢险的关键时刻，稍纵即逝，这些影像资料也是特定地点、特定时效的特定显示，是某一个瞬间情况的反映。三是记载水利管理中水事执法过程。这也是动态的过程，不可能重复出现，声像档案这些记载方式能起到纸质档案无法达到的纪实效果。

2.内容广泛，利用率高

随着水利服务领域的不断拓展和延伸，水利工作也从以前的水利建设、防洪抗旱逐步发展到水利环境综合整治，水生态保护以及城市水务和民生水利等事务中。具体来说既有水利重点工程建设轰轰烈烈场面，防汛抢险的危急时刻，又有水环境治理，河道水质监测，水利生态技术应用与保护，农村饮水安全，城市供排水等生动记载画面，形成的音像资料也不断丰富，全面反映了水利改革发展的全局。在水事活动中形成的声像资料既是对水利工作的真实记载，也将为今后更好地工作提供借鉴和参考。通常，对每一项工作阶段成果，制作成大型展板展出，或编制专题画册，以及邮册的形式，甚至制作专题多媒体宣传材料，通过大量的音像资料进行精心制作并作为水利发展成就的宣传展示。如某一项重点工程竣工验收，需要将建设过程中的音像资料制作成多媒体，农村河塘疏浚、饮水安全等民生工程可编制专题宣传画册。

3.空间感强，使用方便

声像档案以画面形式，生动地将档案内容展现在利用者面前，可将一瞬即逝的现场记录再现，并可进行超越时空远距离的传递，具有较强的时间感和空间感。同时声像档案信息存储量大，体积小，便于携带，复制简捷，可多次重复使用。

二、江苏省做好水利声像档案管理的实践

江苏省水利档案工作较早地开展了声像档案建设工作，积累了一定的经验，在做好收集、保护和开发利用等方面都取得了较好的成效。

1.加强领导，规范管理

江苏省水利厅党组十分重视声像档案工作，明确提出工作要求，厅领导积极为声像档案建设管理创造条件，配备了必要的人力、设备和保管场所。结合新闻宣传工作，省水利厅专门配备了摄影、摄像专业人员，购置了专业摄录设备，保障了摄录资料的高质量。为提高声像档案工作质量和管理水平，江苏省水利厅还专门制定了《江苏省水利行业音像档案资料管理制度》，对音像档案管理的原则、收集范围、归档与报送要求都作了明确的规定。

2.加强培训，提升能力

近年江苏省水利厅加大投入，在全省水利系统做好两方面专业培训，提高相关人员业务素质：一是结合宣传工作进行各市县区专兼职摄录像人员业务培训，二是全系统档案工作人员培训，每次培训都达一二百人，他们的业务素质有了很大的提高，全省水利声像档案工作提高到了一个新的水平。

3.抓好重点，注重效益

在整体推进全省水利声像档案管理工作的同时，突出重点，将声像档案管理与工作需要以及水利宣传报道相结合，重点抓了重要领域的声像档案管理和利用工作。在重点建设工程方面，从工程实施之初就将声像档案作为整个档案工作和宣传工作的重要方面进行安排。例如，江苏沿海通榆河工程、泰东河工程、太湖治理走马塘工程，声像资料将各个时间节点、每个工作环节全部摄录，为加强效果，甚至还组织了航拍。收集的声像资料不仅满足工程档案验收的需要，而且制作的精美画册、展览和电视片宣传品对重点水利工程风采起到了很好的展示效果。在民生水利方面，重点抓了农田水利建设、小型病险水库除险加固、水利风景区建设等面广量大的项目，对建前建后情况通过摄录和收集声像档案资料建立。在工程管理方面，结合工程管理达标升级、规范化管理，完善了声像档案管理。在水行政执法方面，结合查处案件、收集证据，强化声像档案管理。此外，结合全省重要水利数据库建设，将声像信息进行数据集成，为开展河湖管理、防汛防旱等提供资料。

三、加强水利声像档案管理和利用的对策建议

水利声像档案的管理,既有一般档案管理的要求,包括分类、编目、馆内阅览和外借等工作,又有其电子数码介质管理的特殊要求。针对目前水利声像档案管理中存在的薄弱环节,应该从以下四个方面予以加强。

①落实声像档案管理制度。水利声像档案涉及面广，形成时间系列长，又分散在不同摄录人员手上。按照声像档案的分类，形成时间分段，提出水利声像档案的管理要求，明确收集范围、技术要求、归档时限、移交程序等，并对声像档案的日常保管、借阅、利用作出具体规定，永久长期保存的声像档案应定期向上级档案管理部门移交。要完善督察机制，确保声像档案管理落到实处，声像档案产生集中的部门要制定有效的配套措施，依法管理，有章可循，确保声像档案归档质量。

②加强培训，提高声像档案管理的技术水平，强化归档意识。声像档案既有一般文书、科技档案管理要求，又有声、影、图像的特殊性，产生形成过程随机性。一般人员借助设备也可以建立声像资料。所以要针对单位现状，采取相应办法，切实加强管理，提高声像档案的整体水平。

③加强声像档案的保护。声像资料由于其载体由胶片、磁带、光盘和数码设备等特殊材料制成,所以对声像档案的保管要求更高。要求防火、防光、防磁、防潮、防尘、防有害气体。要建立专门的声像库房，库房的温度应控制在14℃～24℃，相对湿度控制在20%～50%,录音带、录像带采取定期倒带检查等措施，数码储存设备也要制作备份，及时进行技术处理。

④积极开发利用，充分发挥声像档案的作用。随着信息时代的来临，既有文字、声音，又有图像的声像档案利用也越来越频繁。作为档案管理部门，要善于利用时机，提供珍贵声像档案，制作大型展板、专题画册和多媒体影像资料，以更加生动直观的形式宣传水利改革发展的过程和取得的成果，使全社会更广泛地了解水利，支持水利，为水利的可持续发展营造良好的环境。

[1]李水萍.声像档案在档案管理中的问题和对策[J].学理论，2012（8）.