档案执法监督问题的探讨

曾翠沂

（广东轻工职业技术学院综合档案室 广东 广州 510300）

1 为什么要对档案进行执法监督

档案工作执法监督是《档案法》明文规定的。 如果我们不进行执法监督，导致档案事业的损失，就是失职行为，也是一种有法不依的表现。 档案的执法监督工作，包含有监督及指导两个方面，首先是监督，在监督前提下进行指导。 不讲监督的指导就没有权威，指导的意见，别人可听可不听，或者当面表示接受，过后仍然我行我素，不讲监督的指导，就会变成纯业务的指导，自己没有主动权。 只监督，不指导，只讲该做什么，不该做什么，没有解决怎样做的问题。 轻监督、重指导的思想和做法是片面的，必须处理好监督与指导的关系，坚持在监督前提下进行指导，通过指导达到监督的目的。

2 执法监督的内容

执法监督内容从宏观上有：一是对党和国家制订的关于档案工作的方针、法律、法规有否贯彻执行以及执行的程度如何的监督；二是对基层单位有关档案工作的各项管理制度是否健全及其付绪实施的程度监督。 从微观上有：

2.1 对各种门类、 载体具有保存价值的文件材料立卷归档，包括确定归档范围、编目、整理、组卷、移交手续等，特别要注意归档的文件材料完整性、准确性和是否有“据为已有”的现象。

2.2 对档案管理的监督，包括档案库房的选址、设计、建筑是否符合规范，库房设施配置如何。

2.3 对档案利用、公布的监督。主要是监督档案开放、利用及利用权限等原则、范围，保密的档案密级的变更和解密是否严格按照有关程序执行。

2.4 对档案鉴定销毁监督，对保管期限已满、已失去保存价值的档案，在执行销毁档案前是否有严格履行相关的手续。

2.5 对“违禁行为”的监督，主要是《档案法》第五章“法律责任”所列的违禁行为的监督。

2.6 对档案机构设置及档案员的考核、奖惩、教育培训等实行监督。

总之，档案部门和档案人员的一切法律活动、职务活动等原则、方式等都属执法监督的内容。

3 目前，执法监督存在的问题

3.1 只重视业务建设，忽略监督、指导机制。 长期以来，档案部门强调档案工作是一项业务性、技术性的工作，注重业务指导工作，忽略了档案监督手段，导致档案法规、方针、政策的实施缺乏监督环节， 影响了档案行政管理部门的权威性。而档案行政管理部门对各单位档案工作业务指导有求必应，有请必到，整天忙得不可开交，只注重业务上的指导，而行政监督管理职能跟不上。 在人们心目中档案行政管理部门只是一个纯业务部门。

3.2 法律条文不够具体，难以操作。 随着《档案法》、《档案法实施办法》的实施，地方性档案工作法规相继出台，我国档案法规体系正日趋完善。 但现有档案法规条文普遍比较笼统，或是不具体，或是定性不明，或是没有定量。 在实际工作中，违犯者以“法律为准绳”这一原则难以把握，碰到具体问题难以服人，难以治人。 这是档案执法监督工作难以顺利开展的根本原因。

3.3 执法手段缺乏，执法重复监督现象普遍。所谓档案“执法手段缺乏”， 指的是档案行政执法部门本身缺少强有力的执法监督手段来推动档案法规的贯彻执行，大部分情况需要依靠其他部门来行使执法权，这就很大程度上限制了档案部门的活动范围，也制约了档案执法监督工作的开展。 此外，由于过多监督部门的介入， 致使有的监督工作属于有名无实，有的监督工作互相推诿不能落实，给档案执法监督造成不应有的损失。 如有些单位的档案工作及其档案人员虽然同时接受档案系统监督，上级档案部门监督等多重管理，但还是会出现档案的损毁、泄密等现象，这不能说与体制的监督重复没有关系。 当然，并不是说，重复监督本身是不可取的，从体制上看，一定程度的重复监督是必要的，各类监督部门只有各尽其责，密切配合，才能形成监督系统的良性循环。

3.4 执法监督队伍水平不高。档案执法监督人员大多来自档案专业队伍， 虽然有丰富的档案理论知识和实际工作经验，但对法律和法制工作一般接触不多，在工作中缺少经验和办法，对于法律条文的理解与把握，对违法事实的确定和查处，对于法定规范程序的操作等，都在学习和摸索中，所以说档案执法监督人员不仅是一名档案工作者，同时也是一名法律工作者，只有单一的素质是难以胜任这项工作的。

3.5 新时期的档案的执法监督工作有待加强。随着电子文件的诞生，特殊载体档案管理不容忽视，虽然国家档案局和有关行业主管部门先后出台了专门档案管理办法、规定，但并未很好执行。 档案行政管理部门同意制定的专门管理办法，有的与档案管理部门现行的标准相矛盾，使具体业务部门难以适从，给档案执法监督工作带来新问题。 现代科学技术日新月异，管理的手段已经发展到以电子计算机为中心进行指挥、调整、统计和监督。 在电子计算机技术出现以前，我们执法监督的主要对象是针对纸质档案的，对各种现代技术接触少，掌握不多，因而在进行档案工作现代化执法监督时，往往避而远之，使执法监督的工作效率难以提高。

4 提高档案执法监督工作的措施

加强档案执法监督工作是一项系统工程，需要建立一套科学、完善的执法机制。 首先，要各级档案行政管理部门的领导要进一步增强法制观念，深刻理解加强执法监督工作的重要意义，要将这项工程放上议事日程，认真抓紧抓好，具体要做好以下几方面工作：

4.1 提高对档案执法监督工作的认识。认真做好法制宣传教育，为加强档案执法监督工作创造良好的环境。 虽然有了《档案法》《档案执法监督检查工作暂行规定》， 但由于传统观念和一些客观因素的影响，至今还是有许多人的档案法律意识还相当薄弱，要真正做到“法治”还需要一个进程，任务相当艰巨的。 进一步深化对档案工作执法监督的认识，是加强对档案工作执法监督，搞好档案工作的重要保证。

4.2 完善档案法规体系，提供档案执法监督依据。 完备的档案法律、法规是执法监督的基础。 为此，我们要以科学发展观为指导， 紧紧围绕档案事业发展方向和社会经济发展热点，制定与档案法相配套档案法规，将档案事务纳入法制管理的轨道，以完善档案执法监督工作的法规体系，有效地解决执法监督工作中出现的职责不清、关系不顺的问题，增强档案法规的可操作性，真正做到有法可依，有章可循。

4.3 加强档案执法主体建设。 首先明确执法主体，使档案执法“名正言顺”。 档案部门要注重执法主体建设，明确执法主体资格和行使处罚权，为开展档案执法监督工作奠定坚实基础。 同时要建立档案执法监督网络，逐步建立一支行为规范、监督有效、保障有力的监管体制，对档案执法监督工作统筹规划，组织协调。 在档案部门设立相应的、负责执法监督的具体组织。 建立工作制度，定期不定期地对档案法规执行情况进行监督检查，规范档案工作行为。

4.4 提高档案执法监督人员素质。提高档案执法监督人员素质是决定开展档案执法监督的关键，也是影响档案执法监督能力高与低、行使执法职能是否充分的主观因素。 因此，档案执法监督队伍的素质极为重要，必须要重视对执法监督人员的思想教育工作，不仅要具备档案专业知识，还必须要掌握法制的相关知识，办案方法，从而提高业务能力。 加强执法监督队伍建设，优化执法人员素质。 建立起一支作风正、业务精的档案执法监督队伍，以确保执法监督工作正常开展。

4.5 采用多种形式抓好档案执法监督工作。要做好档案执法监督工作，在具体的实践中应采取灵活多样的手段。 首先要做好监督检查工作，坚持集中检查与平时检查、专项检查相结合。 专项检查，针对性强，适合应对突发事件，如库房的管理是否安全，利用档案是否有失密、泄密和丢失。 其次是运用行政手段进行执法监督，档案行政管理部门坚持派人参加基建工程竣工、设备开箱验收、产品试制定型、科研成果鉴定等工作，严格把好归档文件材料质量关。 通过这些工作能发现问题，及时解决。 同时档案业务指导等工作也是一种广泛的带有主动性的执法监督形式，在工作中应该根据实际情况和需要选择相应的监督检查方法。 要将档案执法监督和档案指导有机结合起来，深化两种职能手段，不断提高执法监督工作效率与工作质量，以达到提高档案执法效果。

4.6 更新执法监督手段，适应时代步伐。随着网络化的普及，网络手段在档案事业发展中的作用日益显现，引入网络手段开展执法监督是新形势下的一种必然要求。 我们可以以信息技术为手段， 促进档案执法监督事项在网上规范、 公开、透明、高效运行，实现档案执法监督业务办理电子化、流程标准化，办公网络化、信息公开化的总体目标。 通过对执法依据的梳理、执法流程的固化、执法职责的细化等，将档案执法监督内容实现网上运行。 充分发挥网络优势，不断完善“依法治档”的科学化、规范化和高效化，把档案执法监督网上运行、查询、监督和统计有效地结合起来，便于档案行政管理部门及时发现问题，及时依法处理。

依法行使档案执法监督是十分重要的，当立法机关颁布一项法律，就要宣传教育，深入学习，贯彻执行，就要加强监督检查。 有布置，无检查，有立法，无监督，听其自然，是不可能有显著成效的。 因此，强化档案执法监督职能，依法行使执法监督是不容忽视的。

［1］曾淑珍.对档案执法监督检查工作的再认识[J].科技档案，2010，1.

［2］薜宝琴.试论加强档案执法监督工作[J].晋中师范高等专科学校学报，2004，9.

［3］王子肖.对基层单位档案工作监督和指导的几点认识[J].科技档案，2010，4.

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