高校档案管理创新浅谈

崔爱荣

（德州学院 山东 德州 253023）

近年来，随着社会改革和建设的不断发展，必然也要求学校及其档案工作改革和发展， 学校档案工作是学校科学管理的重要组成部分。 学校的档案室是学校档案管理部门，担负着学校各类档案资料的收集、鉴别、整理、分类、立卷、统计、保管、开发、利用等工作，而要实现高校档案管理创新，首先要从管理意识形态即管理思想上创新，继而在具体的档案管理全程各个环节上遵循创新思想。

现阶段，由于高等教育事业的日益发展，高校档案工作有了很大进步，档案部门的基础设施和条件得到了较大的改善，档案基础工作和信息化建设不断加强，社会服务功能不断拓宽，档案法制意识也逐步增强。 但我们也应该看到，目前高校档案管理工作还存在一些与时代发展不相适应的问题。 如档案馆在收藏与管理上的矛盾，服务对象的局限性，服务方式的单一性，服务手段的滞后性等，这就要求我们必须根据时代和实践的发展要求，不断创新，持续发展，才能与时俱进，开创高校档案工作的新局面。

1 高校档案工作创新的必须性

1.1 信息社会的发展需要创新

计算机技术、 现代通信技术的发展告诉我们人类社会正逐步进入网络信息时代。 各行各业都需要高质高效的信息服务，高校档案部门作为社会信息资源的一部分，当然也不例外。 人们对高校档案信息的需求量与日俱增，需求范围也日益广泛。 所以，高校档案工作必须不断创新，与时俱进，摆脱传统的管理体制、陈旧的观念以及落后的服务手段，根据信息社会发展要求和高校改革发展的需求， 重新确定档案工作思路和目标，在体制上、管理上以及服务上做好调整，满足高校日新月异的需要和管理育人、服务育人工作的需要，充分发挥高校档案的价值。

1.2 档案人员意识需要创新

观念创新是管理创新取得成功的保证，高校档案人员必须改变过去那种“重保管、轻利用”的观念，确立现代化管理意识，把档案管理的知识化、网络化、社会化作为档案工作的管理目标。把对档案的开发利用作为中心工作，最大限度地发挥档案的价值，为利用者提供快捷、便利的服务，满足教职工和社会利用者对查询的需要。同时，有针对性地学习档案立卷、著录、计算机管理、电子文件归档、信息技术、网络技术、多媒体技术等技能，以保证专业知识的更新和补充，成为复合型人才，以适应档案管理现代化的需要，迎接电子化管理时代的到来。要勇于打破传统的条条框框和管理模式，善于提出新办法、新思路，解决新问题，争取在业务上有所创新，有所突破。

1.3 服务手段和利用方式需要创新

服务创新的唯一出路是走信息化道路，有针对性的开发档案信息资源，对利用率高、保存价值大的档案信息进行数字化转化，建立档案数据信息库，利用校园网、档案管理软件等平台实现资源共享。 例如，我校使用网络版档案管理系统以来，对各部门形成的文件由兼职档案员进行收集、立卷、归档，上交纸质文件，同时上传电子文件，各兼职档案员对各自上传的文件可随时查询利用，方便了日常工作。同时，我们对库存中保存价值大、利用率高的纸质档案进行数字化转换，建立档案数据库，教工可在网上进行数据查询，大大方便了管理、科研、教学等各部门对档案的利用。

1.4 编研工作需要创新

高校档案具有综合性强、信息量大、指导性强的特点，它记载着高校深化教改的每一项重大举措及科学研究的每一重大课题，反映了高校教育科学事业最新成就和发展水平。编研工作的创新主要体现在内容的多样化和形式的多元化上。档案人员要以科学的发展观来指导整个编研工作，必须经过深入调查研究，及时分析了解用户对档案的需求，有针对性的编辑档案信息。要尊重其历史性，把零碎的、片面的、单个的历史属性连贯起来，组成一个历史概念，让人们通过档案编研记住历史，同时需要注意编研成果的专题化和系列化。另外，在编研工作的人员配置上，可联合校内其他智能部门合作编研，从而多角度、多层次、全方位挖掘库存信息，实现优化整合，开发利用，这样既节约了经费与人员不够问题，又提高了编研效率，提高了整体实力。

2 高校档案工作创新的措施

2.1 加强档案管理人员的技术创新与知识创新

技术创新是档案管理创新的内在驱动，档案管理的技术创新包括两方面内容：一方面，档案工作者将社会科技成果创造性的应用于档案管理与保护，防止档案损毁，延缓档案老化；另一方面，要求档案工作者针对档案工作操作技术方面存在的弊端和缺陷，研制出新的档案工作技术和方法，以提高工作效率和质量。 因此广大档案工作者应积极开动脑筋，大胆设想，勤于动手，在平凡琐碎的档案管理工作中创造出不平凡的业绩。 知识创新就是档案人员要树立创新意识，培养知识的创新能力，并要认真学习，较熟练的掌握计算机网络化与多媒体等先进技术，培养信息的处理能力以及信息技术的开发应用能力，有计划的开展岗位培训，对档案人员进行在职继续教育，把学历教育、岗位培训、短期培训、学习考察、离职深造和学术交流等有机的结合起来，使档案人员的知识不断拓宽和创新。

2.2 确定高校档案用户需求的评价指标

高校档案人员要主动深入基层，深入实际，调查和了解本校党政、教学、科研等各项管理工作的特点及对档案需求的内容，为开展档案利用工作提供参考性信息。档案部门要注意收集上级传达的有关教学工作的文件，各专业的教学规划、教学大纲、教学计划、课程设置、教学改革、教育教学评估及各种教研活动中有保存价值的档案材料，教学工作人员可以此为依据，不断总结教学经验，更新教学内容，改进教学方法，从而提高教学质量。学校的人事、后勤、财务等各职能部门，则需要与他们各自的职能活动相对应， 有针对性和时效性的档案资料；另外高校中档案机构的设置、档案的管理形式和利用的方式，以及服务态度，都会对利用者的需求心理产生影响，所以提供的这种需求心理环境的好坏可直接引起利用者心理变化， 从而产生相应的内省体验，影响档案需求行为。 如果建立了良好的环境，就可以激发利用者利用的热情，形成一支动态发展、充满活力的高校档案用户队伍，也就能更好的开展有效的利用服务工作。

2.3 为档案利用者多元化服务

高校档案应充分利用资源的优势， 通过举办展览如校史展览、教学成果、德育教育成果和校园文化特色展览，印发档案知识宣传普及册及档案资料利用指南等多种形式，更好的为教学和管理服务，为学校发展服务。 网络环境下的档案服务不等于网上的宣传栏，不能只提供一些见解、消息等静态信息，而应该是一方面提供具有高校档案馆特色的经济、科技和文化信息，使其形成有序的信息群，最大限度的向利用者提供所需的信息另一方面还要提供一个和档案利用者相互交流的平台。 如利用校园网，可以展示学校知名教授的风采，校友剪影；可以展示反映教职工教育教学、科研成果的档案资料；还可以利用校园网发挥档案信息资源的宣传教育功能，营造良好的校园氛围。

创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力，开拓创新是引导社会前进的强大力量，档案事业也是如此，要发展就要有创新，只有根据时代和实践的要求，勇于和善于创新，才能使档案工作不断适应和服务于社会，使档案事业充满生机与活力，跟上时代发展的步伐。

［1］赵丽华.浅谈档案管理创新[J].忻州师范学院学报,2008,4(1).

［2］舒丹.刍议高校档案管理创新[J].佳木斯教育学院学报,2009(1).

［3］赵华伟.浅谈高校档案管理创新思维[J].文化论坛,2011(2).