关于科技文档数字化建设的思考

2012-08-15李军强

科技传播 2012年14期

李军强

石家庄市科技信息研究所，河北石家庄 050031

0 引言

现在，由于我们国家的经济水平快速发展，现代信息技术也有着突飞猛进的发展，因而在这种情况下，对于科技档案按理者而言，不能只是停留在保存原有的资料功能上面，现在更多的是要求信息的现代化，使网络技术和现代电子技术应用到企业的档案信息管理中去，真正的提高企业的综合动作能力，最终使企业在行业的竞争中获胜。所以，信息化是科技档案管理的心由之路。作为企业的档案管理者，一定要有强烈的职业意识和精神，这样才能使企业的档案信息管理随着社会的发展而不断的进步，使企业的档案化管理可以实现网络化，使馆藏科技档案实现数字化、服务对象和需求扩大化达到资源共享。

1 科技档案信息化在企业中发挥的作用

人们认为的档案是一种可以将历史、信息再现的信息，它是一种具有政治性、文化性、社会性、价值性和教育性等特点，在这其中，历史的再现性是整个信息化档案的本质属性，其他的特点均为一般的属性。所以，人们可以将档案的信息性定义成：档案是可以将历史现象重现的原始文献。

所谓的科技档案是指在自然科学研究、基本建设活动、生产技术等活动中，形成的一种归档保存的纸质文献、计算资料、照片、影象等科技文件资料。所以说，科技档案管理是档案管理中的重要组成部分，它是整个企事业单位的一项基础工作。尽管档案管理的历史十分久远，但是科技档案管理还处于一种落后的方式，科技档案的管理在企业中显示出来的作用越来越明显，因而具有相当高的经济价值。

当今社会已经步入了一个新的科技革命的时代，这些高新技术已经被广泛应用到我们生活的各个领域当中，因而信息资源的利用就是人类知识的利用，科学信息的交流一定会使现代的科技生产力得到飞速和发展，由此可知，科技档案的信息化管理是十分必要的。

所谓科技档案的信息化管理指的就是管理人员根据企业的实际运行情况，在科技档案的管理中充分利用现代化的信息技术，将企业的科技档案进行处理，使人们在使用时可以通过网络快速的查找，从而可以为企业更好的服务。企业科技档案信息化管理就是将企业的科技档案网络化和信息化，使科技档案能够达到信息的接收、传递和使用一体化，将企业的档案信息资源共享。

2 科技文档信息化管理中注意的问题

2.1 安全隐患问题

在企业内部，文档信息本身就具有严格的保密性，对于文档的使用者来就，其也有着十分明确的使用限制，因而对科技信息文档的数字化加工也要注意这个问题。在加工的过程中，要对一些不同级别的文档信息进行电子标识，这样就可以区分出其保密的等级，如果有必要的话还可以对生成的文档进行加密传输。

在企业的科技信息文档加工中，其泄密的主要途径就是电磁波的干扰、互联网泄密、存储媒体泄密等等。因而对这些科技文档进行数字化加工时要将所使用的计算机进行严格的杀毒，并规范管理所有的文件存储媒体。现在，我们国家企业在进行数字化信息的存储和制作时会使用由国外进口的产品，所以在特定条件时应对所使用的部件进行安全检测，确保无误后方可使用。

对于进行科技文档信息数字化处理的人员来说，应该具有较高的职业素质，如果只有狭隘的道德观，那么就会使科技文档信息在进行数字化处理时泄密。文档信息数字化处理的操作人员是直接接触文档信息的人员，所以，在企业内部应该建立一套完整的操作人员管理制度，以此来避免人为因素造成的安全隐患。

2.2 科技文档信息数字化的重点

我们不能盲目的将所有的科技文档进行全部的数字化处理，要根据馆藏文档信息的特点和信息的利用程度来进行特定的选择。在进行数字化处理之前要进行科学策划和相关的调查论证，将信息的实际利用效果作为信息数字化处理的关键内容。只有将一些利用率高的科技文档信息数字化处理才能真正达到发挥科技文档信息作用的目的。此外，还要根据不同历史时期、不同层次的使用者来确定科技文档信息整体的利用率，时刻把握社会的整体需求。总之，科技文档信息管理室在进行文档信息数字化处理时要根据实际情况制定出一套适合的规范和标准，以此来确定转化的范围。

2.3 科技文档信息的纠正

在对科技文档信息数字化处理的过程中，管理人员应该对文档信息进行有序的整理，以求使文档信息真正的反应信息的全貌，深层次挖掘科技文档信息的资源。如果在整理的过程中发现一些缺漏要即时的改正。例如，在文档信息真实性的判断中，应该将废止的文件删除，来避免文件的鱼目混珠；如果文件信息的保密时期已过，就该使文件即时的解密；将重复的文件即时的删除来节省数据文件的空间；使文档信息蜕变字迹进行必要的恢复，将破损残缺的文档信息进行修复；对文档信息进行重新的命名，经此来反映文件的内容。