关于推进施工企业项目物资管理现代化的探讨

2012-08-15段兰英

科学之友 2012年3期

段兰英

（中国水利水电第四工程局二分局，河北涿州 072750）

近些年来，由于金融危机的影响，通货膨胀的日益迫切，政府采取宏观经济调控措施等，导致建筑施工企业的竞标竞争非常残酷。尤其在水利水电施工行业，企业为了生存和发展，无序性竞价日益加剧，甚至为了中标和承揽到项目，不惜低于工程成本价去竞标。在技术水平同等的基础上，水利水电施工企业基本上都是以牺牲利润为代价而去追求中标，即使像水电四局这样有特级资质的大型企业，企业效益仍然很不理想。

1 物资管理在施工项目管理中的重要地位

在施工项目成本构成中，材料成本占整个工程总成本的60%以上（实行建造合同以后，材料费的预算往往大于这个比例），加上运杂费可能会高于70%。有的中标施工项目所处地理位置非常偏僻，工地上基本不通公路。二分局中标的丹达河工程，地处西南大山深处，从工地到购买材料的县城，汽车需要6～7 h，仅仅是路程的遥远和材料的运费在投标的成本上已经增加很多。因此，物资管理对保证施工项目的顺利进行、降低成本和提高经济效益，起着举足轻重的作用。只有全体项目部员工的参与，才能有效构筑施工项目物资管理现代化的完整体系。

2 施工项目的物资管理存在的问题

2.1 从思想观念上看，成本意识淡薄，现代化管理理念不强

材料管理是一个覆盖整个施工过程的管理，成本控制目标要通过施工生产组织和实施过程来实现，其主体是施工企业和所有生产人员，也包括经营、会计人员。但是目前，大多数项目的管理人员满足于成本核算，他们对材料的超支和结余的项目、原因不作具体分析。而有些领导则认为，材料管理完全是物资部门的职能。目前，许多项目对材料费用的核算过于简单，很多单位对各种材料不设“库存材料”科目核算，而是在材料购入后一次性全部计入工程成本。有些单位对部分材料设置了“库存材料”，但是形同虚设，施工地点的分散使得管理人员难以经常深入工地实地核查，出入库手续不健全，造成账实不符，不能对材料成本控制起到应有的经常性监督作用。成本观念淡薄，受传统管理观念的束缚，一些施工企业领导对材料管理的意识不强、重视不够，导致项目亏损和成本加大。

2.2 物资管理基础薄弱，配套设施不完善

由于长期以来形成单一的物资管理模式，在思想上对物资管理重视不够，资金投入有限，计算机管理系统应用受到很大制约，大多施工项目停留在原来的手工操作账务、采购、仓储和控制的管理模式上，以至于当前物资管理基础工作相对薄弱。上述物资管理存在的弊端：项目上普遍对物资管理重视不够，老一辈的管理人员有丰富的管理经验，具备较为丰富的专业知识，却无有效的管理手段；新一代的管理人员能掌控最新的管理软件，却缺少丰富的相关专业知识。

2.3 从日常工作上看，重供应、轻管理的现象严重

依据施工计划表的安排，将物资供应进行分解。项目的领导层、厂队施工层对物资管理部门的要求是：准时提供生产所需的物资，出现延误生产的情况，物资管理部门要承担责任。因此，物资管理人员唯一能做的就是依据施工计划来加强计划预算，按照品质、品种、期限提前并齐备地准备供应施工生产所需的各种物资，宁肯物资管理水平停留于传统水平，也不愿承担因改革创新带来的风险和责任。物资管理操作上重供应轻管理的现象普遍存在，尤其是工期紧张的项目，物资管理更谈不上有序组织和专业化统筹，甚至是不惜成本保证供应。项目施工时，不认真测算，结果多订货，造成大量存货积压,占用大量资金，花费大量的仓储费和保管费；完工退场时，还得花费大量的搬迁运费。

2.4 从人员结构的角度上看，物资管理人才比较缺乏

从人员结构的角度上看，物资管理人才缺乏主要表现在3个方面：①物资管理人员是施工项目的辅助人员，在施工项目上居于次要地位，不属于决策层，缺少吸引人才的动力，使得既懂信息技术又懂物资管理、既懂经济金融又懂法律的人才严重缺乏。②物资管理人员进行系统、专业的培训少，在工作中凭借的是个人历年的经验，而缺乏科学的管理理念。③在项目上的物资管理人员，往往年纪偏大，知识结构老化，接纳现代化管理理念与手段比较困难。

项目物资管理人才普遍存在人才知识与年龄结构老化，专业的物资管理人员很少，从正规学院毕业的人员就更少了，处于青黄不接的地步。在开工项目比较多的情况下，人员调动非常频繁，往往设备的管理和物资的管理是混在一起的。

3 从宏观战略上采取的措施

3.1 应用物资管理信息系统

公司在2010年进行应用OA、POWERON（物资设备管理信息系统）普及运行，推行了计算机局域网建设，基本上解决了企业资金流、信息流、物流的整合优化问题，使公司成功地实现了内部企业管理信息化，为整合供应商管理提供了条件，对供应商管理模式进行创新势在必行。针对管理中存在的问题和不足，公司制定了物资管理总体目标，企业的物资管理总体目标是：集中采购、分散储存、微机联网、资源共享。第二分局9个项目率先进行了录入和管理，通过公司视频和实地分片培训POWER ON，系统功能得到不断扩充和完善，设备物资管理模块功能设置、数据录入、数据关联使用、基础信息维护符合日常管理工作需要。

3.2 建立宏观的战略联盟，发挥优势互补

随着WTO的顺利发展，中国经济逐步和世界经济接轨，中国的物流市场迅速发展，并且已经成为规模，联盟重要性不言而喻。战略联盟能减少渠道冲突，快速传递信息，降低中间环节成本，利于双赢局面和未来共同发展。施工企业应选择专业化、信誉好的第三方物流商、区域性销售商，或者长期以来有良好合作关系的供应商，形成长期稳定的供应链关系。通过应用这种现代化的供应链管理手段，施工企业的外部形象以及内部管理水平都可以提高，减少不必要的消耗，帮助施工企业实现项目效益最大化。

4 从微观经济上进行深层次的考虑

4.1 确立科学管理理念，完全实施水电四局公司的POWERON（物资设备管理信息系统）

根据工程项目用料计划，可运用ABC分类法，根据最终的计划，保证按品质、规格、质量要求实现全方位的物资供应。

4.2 采购控制

加强项目部管理，提高物资设备集中采购监管力度。确保各项目认真执行申报、审核、审批制度，做好询价、评审、洽谈、合同签订等工作。例如：二分局沙河渡槽工程是南水北调中线干线工程的关键性工程。沙河梁式渡槽是目前世界上规模最大的输水渡槽，渡槽采用的U形双向预应力结构形式，预制场预制、架槽机架设的施工方法。单片渡槽槽体高9.2 m，宽9.3 m，长30 m，重约1 200 t，体积庞大，起重吨位大。因此，沙河项目部投入施工设备为分局历年来投入之最。槽场设备和槽体模板于2010年4月20日在水电集团网站进行了公开的招标邀请，集团于2010年5月5日在北京进行封闭评标。评标委员会由集团公司、公司、分局及项目部有关人员组成。评标现场手机由专人统一保管，切断评委与投标商的联系。严格按资质评审、商务评审、技术评审等3个方面进行评审，评标人员对所有评标供应商按照评标原则打分，定出入围供应商，对所有入围供应商进行性价比对照后，确定出首先供应商和备选供应商。随后，分局资产管理部与沙河项目部对首选单位和备选单位在沙河施工现场进行了多次谈判协商。对设备的技术方案、技术指标、安装指导要求、售后服务等内容进行了磋商。通过几次商谈，最后将提槽机价格优惠到1 830万元，运槽车价格优惠到480万元，架槽机价格优惠到1 770万元，总价合计为4 080万元。

4.3 存储控制

降低采购成本的一个有效的途径和方法，主要是通过采购本地化来实现。要同本地供应商建立关系，鼓励其在公司附近设厂或建仓库，有利于减少不确定因素的影响，加强相互交流，提高彼此响应速度，保证出现问题后能够及时得到解决，减少运输中的复杂性和不确定因素，同时也减少了储运成本。项目材料保管中要加强监督，防止出现监守自盗的情况。水电施工企业有点多、线长、面广、露天作业等特点，往往没有正规的仓库，导致材料堆放不易管理。因此，仓库保管员要经常清点，规范堆码，防止变质、锈蚀，从而做到材料的有效利用，降低工程材料成本。做好各种材料余料回收，坚持废料利用。例如：第二分局穿黄项目采取物资一级管理制度，坚持限额领料、节约预扣、余料还库、交旧领新、以损换新制度。收发手续齐全，严格执行物资保管和领发制度。每天对库房内外进行安全检查，检查易燃物是否清理，货垛牢固程度和异常现象等。再如：南水北调天津干线项目部业主供应φ22螺纹钢库存用完，业主通知由施工单位自行采购，为了不影响正常的施工生产，分局派人参与此次采购招标工作。最后确定由北京中福恒业商贸有限公司和天津铭源顺钢铁贸易有限公司中标，φ22钢筋到现场价为4 430元/t。这样招标的结果就是以储代存，钢材供应商依据项目部提供的材料供应单及时供钢材。由于供应商距离项目部的路程都很近，项目部不设置钢材库，一方面达到了真正的零库存的效果，另一方面，储运成本降低，减少了材料成本。

5 全面推行现代化的物资管理模式，加强内部管理

5.1 物资管理科学定位

物资工作总目标是要达到及时保证供应和创造效益。因此，不但要建立良好的物资供应系统，还要建立质量保证体系，更要致力于降低物资采购成本，节省物资供应成本，建立有效的材料责任成本控制体系，以实现创效增效的目标。加强供应商的选择和管理，尤其是供应商的合同管理。及时上报供应商的供方业绩评定表、供方评价表与合格供方名单。

5.2 物资管理科学管理

物资管理科学与否直接影响施工项目的顺利施工、验收、竣工，从而影响项目的经济效益。物资工作具有微观性、专业性、规范性的特征，是一项操作层面上的工作。因此，要从基础管理实际出发，从每个环节抓起，落实制度措施，讲求科学，应用计算机网络技术来实施各项管理职能工作，在物资管理目标上创新。

5.3 物资管理以人为本

（1）加强培训。持证上岗基层物管人员是基层生产施工需用物资的计划、采购、保管、保养、发放、质量控制及工程成本控制的责任者，因而对基层物管人员的业务能力、综合素质有着较高的要求。物管职能部门要加强对物管人员的业务培训，使其熟练掌握有关铁路物资管理工作的方针。

（2）最大限度地激发和调动广大物资人员的聪明才智。要努力使物资管理人员熟悉物流管理技术，成为储存保管、运输装卸的专家。

（3）建立与市场经济相适应的用人制度，吸纳大量有用的专业人才，以满足企业物流现代化的需要。

6 加强人员与物资管理的配合

6.1 强化财务管理人员对物资成本的控制

财务管理人员由于自身知识面所限，必须加强对材料成本会计核算的审计监督。项目财务人员要经常深入现场和厂队，对库存材料进行核算检查。对各种材料应设置“库存材料”明细核算，每笔账务处理都附有完整、齐全、合理的单据，定时进行实物盘点，做到账实相符。对工作中发现的问题及时提出，帮助领导出谋划策，把好材料核算关。

6.2 全体职工及合同工都参与管理

物资管理部门要接受全体职工及合同工的监督，每季度将甲供材料物资、自购材料物资张榜公告，所反映内容尽可能全面、一目了然。对于有疑问的事项，职工可以向纪检部门报告。二分局别迭里项目部甲供材料分批进场后，严格按照验收条件进行验收清点入库。对进场的水泥、粉煤灰实行抽检过磅，并督促有关单位对运输车罐内剩余的水泥、粉煤灰进行清扫，减少损耗。为了减少亏损，项目部又投入资金，购买了轴重秤，对每车水泥、粉煤灰进行过磅登记，同时对自购的柴油也过磅登记，方能入库。对原材料的检验方面，配合有关部门作了大量的工作，对原材料的材质证明书、合格证、试验报告单等进行统计、造册，严格控制原材料的质量。在材料采购方面，严格按照公司和分局有关物资采购管理的精神和程序进行，认真编制物资采购计划表，做到先询价、货比三家、后采购的原则，避免造成材料浪费和损失。在购买柴油时，派专人进行全程押运，堵住在运输途中有可能出现的漏洞，保证了整个工程物资的需求。