房地产企业建设工程类档案管理和归档的探讨

邓学伟

（鹤岗市城市建设综合开发公司 黑龙江 鹤岗 154100）

中华人民共和国原建设部发布的《建设工程文件档案整理规范》从2002年5月1日起施行，其编号为GB／T50328－2001。近几年，我在档案整理过程中，依据档案法律法规，重点对房地产企业的工程类文件档案的管理归档工作进行了一些探索和研究。

一、房地产企业工程类档案的内涵、管理现状和存在风险

（一）房地产企业工程类档案的内涵

指与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，并依据国家对建设工程归档的一系列要求，归档形成的实体档案。

（二）当前房地产企业工程类档案的管理现状

没有专门的档案进行专业化的管理。出现此类问题一是大部分房地产企业的管理层或决策者对档案不够重视。为了节约成本，都是让工程内业岗位或行政人员兼任。二是档案学专业的毕业生从事私营（民营）企业档案管理工作的非常少。一些大学档案专业的学生在大三左右就已经基本上被国有大中型企业相中了，所以真正进入人才市场进行流通的档案学人才就微乎其微了。档案实体管理混乱,查找利用率低。大部分房地产企业产生的大量档案没有进行鉴定、分类、归档、组卷、编目，没有形成整套的档案管理流程，都是堆放或乱放。没有编制档案检索目录或借助于管理载体 （专业的档案管理软件），导致档案的查找率非常低，存在查找麻烦，利用困难的问题。档案载体的信息化建设还有待提高。当前,大部分房地产企业的档案管理还停留在“一个盒子、一个柜子、一把锁子、一个房子”的阶段，即用案卷盒装好，放在文件柜中，然后放在办公室内锁起来，档案载体的信息化建设还有待提高，同时也是一个很漫长的过程。档案管理的经费得不到保障，档案管理工作没有列入年度工作计划当中。在企业的运营中，老板可以为聚一次餐或请一次客花去上万元的经费，但是对于档案管理的经费（购买档案软件、改善硬件设施、人员在职培训等）却是一省再省，一压再压，总是以经费紧张或没有预算等借口，减少档案管理经费，有的甚至在年度的工作计划和经费开支中就根本没有档案业务费用这一栏，导致大部分企业的档案管理工作一直处于很低的水平，发挥不了所存档案的作用。

（三）当前房地产企业档案管理现状存在的风险

档案信息的不安全性。没有一个系统的档案管理框架、没有一个档案专业人员、没有一个档案管理的整体思路，那么在档案的保管过程中出现信息失泄密就不可避免；同时，一些关乎企业生死存亡的重要档案信息也是岌岌可危。在法律纠纷中走麦城。法律一直是讲究以事实说话，以证据定论的。由于我们在日常的企业经营中没有认识到档案的作用，那么在关键时刻也只能是无据可争，败走麦城了，这方面的实例真是举不胜举。在遭遇重大自然灾害时，档案资料损毁不可避免。中国是世界上自然灾害频发的国家之一，如何在重大或特大的自然灾害过程中更好地抢救和保护档案信息载体，维护档案信息的安全性和完整性，是每个企业管理者都应该考虑的问题。此次5.12大地震,其档案资料的损失是毁灭性的，也是无法用金钱来衡量的。

二、房地产企业工程类档案管理要点

（一）工程类档案的归档范围

根据GB／T50328－2001《建设工程文件档案整理规范》和各地区关于建设工程档案的整理规范,其归档范围如下:综合性文件。包括项目建议书批复及项目建议书（立项报告）、建设用地系列材料、征地拆迁安置、用地申请报告、国有土地使用权出让合同等有关协议、工程地质、水文地质勘察报告等等。土建、安装质量保证资料。包括开工报告、竣工工程申请验收报告、钢材质量证明单、单位工程质量竣工验收记录、主体结构分部工程质量验收报告、安装材料、设备合格证、试验单汇总表等等。土建工程竣工文字材料。包括图纸会审记录、工程定位测量资料、地基处理记录、钢材、水泥等材料的出厂证明文件及检测报告、土壤各种试验报告、商品混凝土出厂合格证、隐蔽工程检查记录等等。给排水、电气（强、弱电）、消防、通风、空调、电梯、装修（装饰、幕墙）工程文字材料。包括开工报告、竣工工程申请验收报告、设备、产品质量合格证、各专业隐蔽工程检查记录、工程质量事故处理记录等等。竣工图。包括综合图（建筑、建筑小品、水景、照明、道路、绿化等平面布置）、各专业（建筑、结构、给排水、电气[强、弱电]、消防、通风、装修[装饰、幕墙]）竣工图。建设工程声像档案。包括照片、电子文档、光盘等特殊载体的档案资料。

（二）工程类档案的归档质量要求

一是归档的工程档案应为原件；二是工程档案的内容及其浓度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程；三是工程档案的内容必须真实、准确，与工程实际相符合；四是工程档案应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备；五是工程档案的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件；六是工程档案中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mmX210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。七是工程档案应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。八是所有竣工图均应加盖竣工图章。

（三）工程档案整理中的重点环节

重点环节为工程图纸的叠存，其具体叠法依据GB10609.3-89的《技术制图复制图的折叠方法》进行，统一折叠成A4幅面，图标栏露在外面。

（四）工程档案的立卷原则、方法及遵循要求

一是立卷原则。应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。二是立卷方法。工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分。工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷。监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。竣工图可按单位工程、专业等组卷。竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。

（五）立卷过程中宜遵循的要求

案卷不宜过厚，一般不超过40mm；案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。卷内档案的排列顺序：文字材料按事项、专业顺序排列；同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列；图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列；既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。

（六）案卷编目的要求

编目的要求为:每卷单独编号,依流水号，不得有重号、空号等情况出现。

三、工程类档案分析

档案分析，有点类似于档案统计和档案年报工作,是对所属档案整体情况的一个分析。

（一）档案分析的作用

就是通过对所存档案进行系统分析，掌握档案数质量情况（馆藏情况、利用情况等），为决策者和利用者提供第一手的资料。对于建设工程类来讲，档案分析工作尤为重要。它可以全面了解一项工程运营的全部情况，通过比对，规避项目中重复出现的一些问题，更好地节约开支，优化工作进程。

（二）档案分析的种类

一是文字式。主要以文字总结的形式对所属档案的数质量情况进行全面总结分析。如：档案情况汇报提纲、档案利用情况汇总等等。二是列表式。主要以列表的形式全面直观地表述所属档案的数质量情况。如：档案情况分析表等。三是文字——列表式。将以上两种方式合为一起，既有文字又有列表，详细、直观、全面、系统。

四、结语

工程类档案的管理是近几年建设工程市场百花齐放的结果,是科技专门档案的一个延伸,也是一个比较新型的课题。特别是房地产企业的工程类档案，基本上都是关乎民生的住宅、商业、交通等重要档案，如果不进行有效的管理，势必对建设社会主义和谐社会带来一定的影响，存在的问题会随着时间的推移越来越显现的。同时，国家职能部门对建设工程的质量监督也就无本可据了。所以，我们一定要按照《国家档案法》、《企业档案管理条例》等一系列法律法规，未雨绸缪，做好档案管理工作，为全面实现小康社会保驾护航。