档案工作现代化管理探析

2012-08-15褚海燕贾树行

黑龙江史志 2012年7期

褚海燕贾树行

（潍坊工程职业学院山东潍坊 262500）

现代化管理是相对传统管理而言的。它是以系统论为基础，以数学方法为工具，借助计算机、数字通信等技术，组成最佳的结构体系，并充分发挥管理人员的积极性和创造性，以取得被管理对象在确定目标下，其整体动态的最佳效果。现代化管理的主要特征是：系统化，就是整体的各个组成部分为达到一个总目标，按照统一计划而行动；定量化，就是把复杂系统中的变量及相互关系，用数学形式表示出来，建立数学模型，进行定量分析，预测未来或调整方向；信息化，就是广泛地使用计算机，对大量有用信息进行收集、分析，利用反馈信息进行预测和决策；智力化，就是现代化管理十分强调人的作用，注意开发管理人员的智力，充分发挥人的作用。

我国已经步入快速发展的知识经济时代，实现档案现代化管理是现代化社会发展的必须趋势。在实施档案现代化管理过程中，应严格执行国家档案局《全国档案信息化建设实施纲要》（国档发[2002]8号）中的规定，加强对计算机档案管理系统的管理，确保档案数据库安全；加强对电子文件归档工作的监督和指导，保证电子文件的真实、完整、有效。

一、档案现代化管理的必要性

实现档案管理现代化，是我国社会主义市场经济发展的必由之路。档案工作是党和国家事业的重要组成部分，进入二十一世纪，我国现代化建设飞速发展，在世界上的地位不断提高。在赶超世界先进水平的进程中，需要利用各方面档案材料，档案工作始终为社会的政治、经济、文化、科学等方面提供服务，为社会主义经济建设服务。要赶超、借鉴，就要有充分的国际、国内动态档案材料作为前提，充分了解过去和现在，为今后的发展方向和赶超目标制定方案和改革措施，这就要参照以往的档案材料做出全面规划和部署，使社会主义经济建设朝着远大目标蓬勃向前发展。使档案管理工作能与社会主义四个现代化建设相适应，与市场经济接轨，为党和国家各项工作服务。随着城市化建设的不断发展，各类人才伴随着经济开项目和国家的区域开发聚集流动，这就要求档案管理必须要与社会的发展同步，人才档案、学籍档案、科研课题、科研项目档案等必须要实现网上查询和异地转录，只有这样才会满足社会发展的和人才流动的需求，因此，实现档案管理现代化是大势所趋，势在必行。

二、电子文档建设是实现档案管理现代化的基础

随着办公自动化的深入发展，以纸为文件的主导介质，开始让位于数字代码序列的电子形式。电子文件如何归档是当今档案界共同面对的大问题。电子文档的特性是一种数字化的信息形态，可以在随时随地进行查阅和下载，实现档案资源的共享。但是电子档案的缺点也很明显，就是对计算机设备的依赖性、载体的非直读性、信息的易更改性等。这些特性决定了电子文件收集、整理、归档、上交档案馆的复杂性；电子档案长期保存的困难性；电子文件、电子档案在管理和开发利用中的严重不安全性；创建电子文件归档与电子档案管理的理论、方法、技术、标准的艰巨性。档案管理归根结底是信息资源的管理。信息资源网络化一方面囊括档案工作的服务内容，另一方面将拓宽档案工作的范围。丰富的网络资源和完善的网络功能，将为档案工作走向多元化创造良好的客观条件。如果档案系统形成网络，那么利用开发的档案资料会十为便捷，服务领域更加宽广，社会效益与经济效益也更为广泛。

三、信息容量大，占用空间小，检索迅捷

随着科学技术，特别是用于档案管理的计算机技术的不断进步，大容量的存储设备不断出现，大大增加档案信息的存储量，信息存储的时间和安全性也得到了大幅度的提高。现在常用的普通优盘的容量达到4GB甚至更大，理论上可以存储20亿个汉字，或者高清的视频可播放达到6个小时，个人电脑的硬盘容器更是达到250GB、500GB。同时，计算机的运算速度也不可同日而语。信息检索快速便捷。而且，数据库技术、数据仓库技术也为档案管理提供了新的理论依据。

四、计算机技术和网络的应用是实现档案现代化管理的前提条件

（一）加强宏观管理，做好组织协调工作

鉴于目前档案现代化管理工作尚处于各自摸索、分散管理的状态，加强宏观管理，做好组织协调工作是十分必要的。这样可以在现代化进程中少走弯路，避免人力、物力和技术的浪费。首先，行政管理部门要建立专门的现代化管理机构，强化档案管理现代化的监督和指导，协调解决各地区、各部门档案管理现代化建设的重大问题。其次，要制定中长期建设和发展规划。实现档案现代化管理是一项长期的任务，各级档案管理部门应根据上级档案馆的规划要求，制定适合当地实际的总体目标和各阶段工作任务，明确建设任务。第三，要组织技术协作攻关，统筹解决档案现代化管理的共性问题。开展档案现代化管理既涉及现代化管理的理论问题，又涉及广泛的科学技术问题，单靠一个地区、一个部门是难以胜任的。各地应进行必要的分工协作或合力攻关。

（二）以电子计算机技术的应用为重点，加快档案现代化管理的步伐

应用电子计算机，在档案馆工作现代化进程中处于主导地位。目前，电子计算机技术已在许多领域得到了广泛运用。由于计算机性能不断完善，运算速度不断提高，价格不断下降，从而使运用电子计算机管理档案成为现实和可能。必须以计算机的运用作为实现档案现代化管理的突破口，提升档案管理人员利用计算机技术进行档案管理的能力，全面推动档案管理现代化建设。

五、档案工作现代化管理的方法和途径

（一）加强领导，加大投入

要做好档案现代化管理，关键在于加强领导的档案管理意识。第一，将档案管理现代化管理列入议事日程，并纳入工作计划及对其进行考核。第二，应投入大量的精力关心和支持这一事业，配备人才、资金、设备。第三，各级领导，尤其是主管档案工作的领导要经常过问此项工作，每年至少要研究一两次档案工作的重大事项、重要问题，定期听取档案工作汇报，了解档案工作现状，指导档案部门依法开展工作，帮助解决工作中实际存在的困难和问题。

（二）提高档案标准化，规范化水平

档案标准化是实现档案管理现代化的重要前提。当前和今后一段时期，积极推行档案管理标准化应是各级档案馆的重点工作。首先，制订和完善相关标准，使档案管理的各个环节都有标准可以遵循，并要采取措施，积极推行档案管理标准化工作。其次，要加强档案业务基础建设的规范化。这是各级档案馆工作的一项经常的、大量的工作任务。各级档案馆可通过定级升级活动，应评促建、以评促改，还清长期拖欠“旧帐”，使档案业务基础建设有大的改观。特别是对新接收征集进馆的档案，要做好整理编目的规范化工作，为档案现代化管理创造良好的条件。第三，要积极开展档案的著录标引工作。这是应用电子计算机技术的重要的前处理工作，直接影响到计算机管理系统能否实用。同时，在著录标引工作中，要坚持著录与标引的标准化，按科学方法办事，为档案检索的自动化打下扎实的基础。

（三）抓好数据库建设

数据库管理和检索服务系统是实现档案现代化管理的基础。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。首先，领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合。其次，面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”。再次，突出重点，由单一库向系统库发展。

（四）确保档案数据库安全

安全是档案现代化管理不可忽视的一个重要方面。档案馆与图书馆最根本的不同在于图书信息是否直接面对普通公众。档案信息则对安全保密有严格的要求，有相当一部分档案信息是需要控制使用的，所以档案现代化管理中必须采取一系列措施保证档案信息的保密和安全。在技术层面上，可通过采用先进成熟的信息技术手段，建立安全可靠的档案数据存储、管理平台，确保对数据的长期存储和安全保管；在应用层面上，可通过对档案利用者的访问权限和范围的控制，实现对档案的可控利用。