浅谈龙江电力档案的鉴定与销毁

宫月红

（省电力公司档案馆 黑龙江 哈尔滨 150000）

电力档案在电力企业的发展中占有举足轻重的地位。档案鉴定与销毁不仅是电力档案工作的重要环节之一，而且与档案利用有着不可分割的密切关系。档案鉴定是指档案部门依据一定的原则和方法，通过定量和定性分析来甄别和判定档案的价值，并确定其保管期限。目的是为了把失去保存价值和保管期限已满无须继续保存的的档案剔除销毁。

笔者通过参加国网培训学习，接触到很多其他网省公司负责档案工作的同志，谈到档案规范化管理时，大家都对档案鉴定销毁工作中存在的问题反响较大。结合实际，归纳起来有以下几个方面：

一、企业档案不能及时鉴定销毁的几个原因

（一）对于鉴定工作重要性的的认识不足

多数档案馆建馆之初都以扩大馆藏量，显示自己规模为己任。近二十年又兴起扩建、新建之潮流，旧馆加新馆，档案库房的相对空余，给档案部门一些同志带来“重收藏、轻鉴定”的影响，一味只考虑丰富馆藏数量，忽视了馆藏质量。长期以来对于档案鉴定的认识不足，导致不及时档案鉴定销毁现象延续至今。

（二）多种类型档案价值的不同鉴定不够系统

在归档鉴定、进馆鉴定、等级鉴定、开放鉴定、存毁鉴定中，相对而言，归档鉴定的标准制定历史较长，也历经过多次修改。而其他类型的鉴定标准一直比较模糊。即使在归档鉴定标准中，我国长期以来也是偏重于文书档案、会计档案等。而对于常见科技文件价值的鉴定，如设备文件、基建文件、产品文件、科研文件外，有的文件存在于专业系统的档案保管期限表中，也有的根本就没有专项规定。因此，同一馆内鉴定文件价值，可能要根据不同来源的档案保管期限表进行，这显然给鉴定销毁工作增加了难度。

（三）档案人员怕档案鉴定销毁工作出差错

《档案法》第十五条指出“鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法，由国家档案行政管理部门制定。禁止擅自销毁档案”。这一法规，是档案价值鉴定过程中令人紧张的因素，因而造成了人们求稳的心理。正如王传宇同志所述的那样，在鉴定中，档案人员“首先是怕错”，因为“同其它各项档案业务工作不同，档案价值鉴定涉及档案存毁，关系档案命运”。挤在库房里，空间再小，问题再突出，档案还在；可是一旦鉴定错了，销毁掉了，则不可挽回，责任重大；这不仅是档案人员的心态，可能在一定程度上也是某些档案部门上级领导的心态。这种求稳怕错的思想，影响了档案价值鉴定工作的开展。

（四）档案部门归属问题导致档案工作开展难，鉴定工作难上加难

如今，省电力公司系统有三十四个档案馆（室），但相当一部分单位根本没有设立独立的档案管理部门，往往合并在其他非档案行政管理部门之下。工作不协调，一人多职务，加上疲于应付各项工作，无暇顾及鉴定销毁，更谈不上实施落实。

二、企业档案未鉴定销毁带来的负面影响

（一）过期档案占用大量库房容量

以省公司档案馆文档库房为例：黑龙江省电力档案馆成立于1991年5月，馆藏文书档案12744卷、22024件，其中，永久档案3189卷、4680件；长期档案1950年至1979年共3407卷；短期档案1976年至1999年共2858卷。过期档案以案卷为单位的占49%。由此可见，目前保管的过期档案数量较大，挤占了库房容量，甚至有的馆（室）已经没有空间存放接收当年档案了。浪费了人力物力，对档案库房有效利用有很大负面影响。

（二）不利于对档案的安全保护

档案保护的中心任务是维护档案的安全和完整。在浩如烟海的档案资料中对需要永久保存的档案安全保存并延长其寿命，并不是一件容易的事情，妥善保管档案不仅要有好的管理人才，还必须具备一定的物质基础。由于每年企业给档案部门拨付的费用是有限的，这需要我们在有限的空间里尽可能多地保存有价值的档案资料。如不及时鉴定销毁，有价值和无价值的混杂一起，不利于分级管理，档案丢失和损坏也不能及时发现，对珍贵档案的安全保管极为不利。一旦发生天灾人祸，来不及抢救重点档案，对档案的安全保护有很大负面影响。

（三）不利于高质量档案数字化工作

根据国网公司要求，电力企业全部档案到2013年要达到80%数字化，目前，我省十四家基层单位已陆续开展数字化扫描。如不重视档案鉴定工作，庞大的有用、无利馆藏档案混为一起，不利于多快好省地录入电子文件，不利于编制精确的检索工具，不利于档案数字化扫描质量的提高，不利于利用者迅速查找所需文件资料，影响利用者的检索速度，增加工作人员的调卷负担，给档案的有效利用带来极大的不便，给全面档案数字化工作带来很大负面影响。

三、档案鉴定销毁的解决方法及建议

（一）解决方法

1.争取企业领导对档案鉴定销毁工作的重视。在档案鉴定销毁实际工作的开展中，往往事与愿违，达不到预期的效果。造成这种状况的很重要的原因之一就是有的企业领导不理解、不重视。因此，我们要想做好此项工作，就必须及时向企业领导宣传《档案法》及其相关法律法规，征得领导理解和重视，使他们真正在思想上意识到档案鉴定销毁的重要性，进而支持此项工作顺利开展。

2.把档案鉴定工作纳入企业内控制度。要把档案的鉴定销毁工作落实到位，就必须将其纳入企业的内控制度，每年按内控流程定期开展对过期档案的鉴定销毁工作。在流程中明确规定各环节人员的工作职责和应承担的权利和义务，通过程序的合理性、科学性，尽可能地减少人为因素对档案鉴定销毁工作产生的风险。

3.成立档案鉴定销毁组织机构。应在省电力公司档案机构中成立档案鉴定销毁组织机构，定期或不定期的对各单位过期档案鉴定销毁工作进行指导。按照档案鉴定销毁相关程序规定，成员由档案行政管理机关、档案馆的鉴定专家以及富有实际工作经验的人员组成，专职负责档案鉴定、存留与销毁问题的研究及经常性的档案鉴定销毁工作，可以保证企业过期档案鉴定销毁始终处于被选择的状态中，从而提高管理效率。

（二）建议

1.制定符合本企业的鉴定销毁工作制度

（1）企业应成立由主管领导、职能部门、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定委员会，定期对已到保管期限的档案进行鉴定。（2）必须认真细致进行销毁前的档案鉴定，按照国家档案销毁的标准规定，对没有保存价值的归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁。（3）经过鉴定确需销毁的档案，必须提交销毁档案内容分析报告，列出档案销毁清册。（4）档案销毁过程，必须严格执行各级审批制度，履行批准手续。（5）经批准销毁的档案，要及时送造纸厂化为纸浆或焚毁，同时需有两人以上鉴销；销毁完毕后，鉴销人要在销毁清册上写明日期、签名盖章并永久保存。

2.做好归档鉴定以保证鉴定销毁。提高档案人员业务素质，确保归档之初档案保管期限的真实性、可靠性、准确性。避免错误发生，相对减少鉴定销毁工作的难度。

3.财务凭证应延期销毁。目前，很多单位的合同、往来账目、记账凭证因审计、税收、对账等查找借阅利用频繁，有效利用期也愈来愈长，原有的保管期限已不能满足实际工作需要。工作中，常常为解决经济纠纷要查阅二十甚至三十年前的财务凭证，若按目前的保管期限来鉴定销毁，将使许多有价值的凭证被付之一炬，使很多经济纠纷无法调解，一些经济案件无法侦破。

综上所述，档案鉴定与销毁工作刻不容缓，应该引起高度重视。只有做好档案鉴定与销毁，才能精化库藏档案质量，才能使档案数字化工作更好更快的开展，并真正落到实处。

[1]王传宇.关于档案价值鉴定的理论与实践（一）——问题与形势.档案学通讯，》2001（1）.

[2]李和平.企业档案工作规范——实施指南，中国档案出版社.