企业档案管理的制度建设

刘玉红

（黑龙江省浓江农场办公室 黑龙江 富锦 156335）

企业档案资料是长期在生产经营、科技活动、党政工作等活动中，不断积累的原始记录，也是企业的宝贵财富，应该通过科学档案管理制度和档案工作者的辛勤劳动认真保管好。因此，健立有效的档案制度，防止由于人为因素等多方面的原因，致使企业档案管理制度在某些方面失去了应有的效力，造成了档案工作滑坡，甚至出现不应有的损失，是促进档案事业稳定健康发展的需要，也是企业档案部门面对的现实问题。

一、企业档案管理制度建设存在的问题与原因

首先，档案管理制度难以奏效的直接原因是企业领导与档案部门工作人员思想认识不到位。虽然档案部门对加强制度建设，保障档案工作顺利开展有了一定程度的认识，但还没有真正从思想深处得以转变，并贯彻到每一个岗位、每一个工作环节中去。在领导方面在管理中自律意识较差，往往把规章制度只作为制约其下级而非对自身的制约。有时只看到眼前的短期利益，未把档案工作作为加强单位基础管理工作的一件大事长期落实下去。在档案人员方面，缺乏工作的积极性和责任感，加之制度制定时不够完善，执行难以配套、衔接，导致制度不能较好执行或执行困难。从档案部门出现的问题和发生的事件看，绝大多数并非偶然，与制度中的漏洞不无关系。同时档案管理监督作用疲软也是造成管理制度执行难的一个重要原因，即使是发现问题，由于怕曝光，怕影响单位荣誉，怕影响关系，最终是不了了之。其次，企业单位内部管理机制不健全、不合理是档案制度难以实施的内在因素，导致文件材料收集归档不及时。有的单位虽然建立了档案管理制度，但由于与档案工作相配套的制度没有建立，致使档案工作的各项制度难以落到实处，直接影响档案工作的质量和效益。有的单位档案管理制度自成体系，但是在企业各部门中不能执行，形成只有档案部门执行档案制度的局面，直接影响制度效力的发挥。还有的监督考核体系不健全。相当数量的基层部门没有监督考核制度，一些单位虽已纳入经济责任制，但由于所占比例太小，有的与个人利益不挂钩，使档案管理制度形同虚设。第三，企业有章不循，违章操作，管理不严，是当前档案管理制度难以奏效的主要因素。各级档案部门已制定了不少管理制度，但往往把档案管理机制简单理解为多少项业务管理制度的相加和汇总，并没有真正认识到管理制度是一种机制，因此出现了制度制定是一回事，执行监督检查和考核又是另一回事的现象。如档案鉴定不及时现象就普遍存在，但对不及时进行鉴定造成档案保管费用的增加怎样处理就无具体限定，致使责、权、利脱节，使档案管理的最终目标无法得到较好实现。同时档案管理制度虽多，但未体现内部管理上相互制约的原则，总认为违反了制度没有造成恶劣后果，更没有构成犯罪，没有必要严厉惩戒，甚至片面地认为对违反管理制作的人和事进行惩戒，打击了工作积极性，面子上过不去，只要下不为例就行，或者给一点经济处罚了事。这种行为的结果只能使潜在的隐患越来越大。

二、加强企业档案管理制度建设的思考和建议

一是进一步建立健全规章制度。企业要根据国家档案局下发的有关规范、条例，必须制定一个周密可行的制度，对企业单位档案的目标和原则、管理制度的主要内容作出了比较全面的规定，同时对企业单位建立健全档案管理制度提出基本要求。《企业档案管理规定》指出，企业档案部门是具有双重职能的机构，也是对企业档案工作进行指导、监督和检查的机构，企业档案部门要按照这一原则和要求，督促企业单位全面落实。另一方面，全面评价企业单位档案管理的总体有效性，对企业档案管理、制度完善和落实环节上存在的问题和漏洞，有针对性地提出解决办法和措施，要进一步加强对单位档案部门监督指导工作。二是改变重制度建设、轻落实执行的状况。从档案管理制度与单位各项制度相互衔接方面再度进行体系重构，对档案各项规章制度进行全面清理补充，保证档案制度之间、档案管理与单位制度之间的有机连接。在落实档案管理制度的同时，加强档案监督体系，强化监督执行力度，真正发挥监督管理的作用。加强自身建设，搞好职工的思想教育，增强执行管理制度的自觉性。对企业单位全体职工进行档案工作重要性教育，增强档案意识。在加强教育的同时，档案人员要与有关人员多交流，掌握工作动态，使之牢固树立“重档建档”意识，自觉纠正工作中的偏差，克服有法不依、有章不循的不良陋习。另外，要努力提高档案干部队伍的素质。把好用人关，把德才兼备的人放到档案岗位上，保持档案人员的稳定；加强新业务、新规范、新技能的学习，促进业务知识、业务修养、业务技能的提高，确保业务操作的顺利进行；提高档案工作人员的责任心，牢固树立正确的人生观和世界观，充分发挥人的主观能动性，为基层档案管理制度的贯彻和工作的顺利开展奠定基础。