企业档案工作与信息化建设

谭素新

（黑龙江省前进农场办公室 黑龙江 富锦 156331）

企业档案的信息化建设，是新形势下档案工作者必须面对和研究的课题。档案工作部门只有提高其自身的管理水平，工作方式从手工方式向现代管理方式转变，才能为企业提供高效、优质的档案信息服务。特别是数据存储等各种信息技术的迅猛发展的今天，为企业档案信息资源的科学保管和开发利用创造提供了机遇。当前，通过开发信息资源，促进档案信息化建设，实现企业档案管理工作各个环节的信息化，提高企业档案工作现代化管理，对于促进企业科学管理和改革发展，增强企业竞争实力具有重要意义。

一、企业档案管理者要具备信息化建设理念

企业档案管理水平低，信息资料少，开发利用不好，主要原因是企业的管理者不了解档案的信息化建设，平时对企业生产、经营管理和各种活动记录不及时，对档案工作不够重视，对档案管理工作的地位和作用认识不清，档案意识淡薄。这种状况直接影响档案的管理人员，需要原有的档案管理模式到档案信息化管理进行一场革命，实际上是以转变观念为前提，只有以信息观念去看待档案及档案工作本身，建立档案信息管理理念，才能进行档案信息化建设。很多企业的档案管理者还习惯于传统的手工档案管理模式和方法。有的企业即使搞了信息化，也没有什么实际改变，或者成为一种摆设，赶时髦。真正方便、快捷的计算机检索体系没有完全建立起来，致使档案数据缺乏完整性和准确性。企业档案信息化建设的重点是档案资源信息化，要打牢档案信息化的基础，才能实现企业档案资源最大限度的利用和共享。企业档案信息化建设是一项系统工程，企业档案管理者要以开放式的现代管理理念，建立健全一套档案信息化管理体系，真正推进企业档案信息化建设。

二、努力提高企业档案信息化建设科技水平

企业档案管理多年来是手工操作整理、检索单一、利用率不高的落后局面。在科技高速发展的今天，这种状况已经远远不能适应新时期档案工作的要求，不能满足企业管理者多角度查阅档案、获取档案的需要。要想实现企业档案现代化管理的信息化，必须借助科技力量整合现有的企业档案信息资源，开发和建设档案信息工程的数据库系统。要进行必要的投资，发展计算机信息处理、光电阅读、网络连接、数字档案馆技术，并通过网络加以联通，充分发挥硬件功能及信息系统的综合能力，使企业各部门可以依托先进的信息技术对归档档案进行科学的管理和方便的使用。在企业信息化建设的过程中，应采用多种信息处理技术和产品，以保证信息资源建设和利用的可靠性。另一方面，企业档案信息资源的保存利用是长期的，这样就要求资源建设的过程采用的技术必须是通用的、标准的，非通用的、非标准的技术会导致资源共享困难，甚至在将来无法利用，造成极大的人力、物力和资源的浪费。

三、实施企业档案标准化，规范化管理

全面思考企业档案信息化建设工作，实际是一个庞杂的体系，涉及方方面面。没有规矩不成方圆，档案信息化的规范管理，科学标准的体系，是企业档案信息化建设工作快速、持续、有效、健康发展的重要保障。档案信息化建设的标准主要包括管理、业务、技术三方面的内容，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立，各项规章制度要健全。加快推进企业档案管理信息化建设步伐，把企业档案管理信息化工作落到实处，就必须抓好企业档案管理的标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。所以，建立健全企业档案信息化的标准规范体系，是信息化工作科学、有效开展的重要保障。

四、不断丰富企业档案信息资源库

信息资源，是企业档案工作的资本，否则，就是“无源之水，无本之木”。企业档案的信息化建设，归根结底是企业档案信息资源的数据建设，只有建立资源配置合理、特色突出、利用方便的企业档案信息资源库，才能有效地为企业的生产经营活动服务。为此，加强企业档案信息资源库的建没，加强平时对企业生产、经营管理和各种活动记录，高度重视档案目录资源库和文本资源库的建设，利用存储软件和数据库管理企业档案的原始数据、统计报表，将企业档案信息全部以数字记录方式存储到数据库中，完成现有的企业档案馆藏内容信息向数字化信息转化。要通过企业档案管理的信息化，使企业管理人员在自己办公室的计算机上，就能够查找自已所需要的档案资料。应该说，企业的档案信息化建设，是一项长期的、复杂的系统工程，企业应该根据发展的客观需求和实际情况，全面规划，科学安排，有序推进。