提高数字档案服务水平的几点思考

黄宝春

（浙江师范大学 浙江 金华 321004）

随着我国政治体制改革和经济体制改革的推进，出现了新的工作领域和工作方式，人们对档案信息的需求发生了变化。开放、自由的信息化社会需要开放、便捷的档案信息服务，这就对数字档案的服务工作提出了更高的要求。档案工作来源于社会需求，服务于社会需求。如何做好数字档案服务工作，更好地服务于社会，已成为档案工作人员当前需要思考的重要问题。

一、数字档案服务工作存在的问题

数字档案馆要求档案管理由传统的手工操作到应用现代新技术的转变，服务方式要求由以本馆（室）为基础的有限被动服务转向网络资源为主的无限主动服务；由以传统的静态、间接服务转向以提供参考咨询和开展编研工作等多种服务方式为主的动态、直接、快捷的高层次服务。但是目前数字档案服务工作还存在诸多问题：

（一）档案利用主体需求的提高与数字档案服务内容贫乏之间的矛盾

随着市场经济的发展，社会发展日益多元化与个性化，档案利用主体日益庞大起来。从之前的党政机关及其工作人员，逐步扩展到教育与科研工作者、各类经营者和普通居民。信息化社会环境下，公众对信息需求的加大，对自由、平等的利用档案信息的要求的迫切。人与人之间信息交流也更为频繁，对政治、经济和文化信息的了解、知情的渴望也更强烈，公众对信息需求面越来越广，需求点越来越深。在网络迅猛发展的时代，人们开始享受高科技带来的便利，效率、便捷、公众满意度成为衡量服务行业成功与否的重要指标。数字档案馆是为社会公众提供普遍信息凭证与传递的服务的中介，人们希望在此能够很方便地获取自己所需的信息。

档案服务工作日益成为社会公共服务事业，然而数字档案服务还处于初步发展阶段，暂时不能满足广大利用者多角度、多层次的需要。目前数字档案服务工作显然是不尽人意。无论在内容上，还是形式上都存在着单一、落后的问题，缺乏对档案信息深度加工的高品质产品，难以满足大众的需求。一些档案的目录虽然已经上网，但大多数只有条目，没有任何的说明文字和图片，更没有全文，这样只能起到提供线索的作用，不能满足利用者即点即利用的需要。而且数字档案的服务内容还没有形成体系，很多利用者根本看不到自己所需要的材料，有些能找到相关内容的，但没有相关的专题，这样让广大的利用者需要花更多的时间来查找自己想要的材料，带来诸多不便，降低了查档效率。另外，数字档案服工作仍处于“以我为主”的局面，建立的绝大多数档案网站扮演的不是信息传播的角色，而是档案宣传者的角色。利用者在网上接触到的一般是有关档案部门、档案信息、档案信息利用相关情形的介绍，很少有与利用者互动的情况。数字档案服务工作中很少有反馈制度，档案部门不关心具体的利用效果，不存在与外界的沟通。笔者点击了一些经济较发达城市的档案信息网，有的没有设置互动的栏目，有的设了在“与我联系”、“给我留言”等这些网页，但是利用者发表的意见、看法很少，这种状况没有很好地体现数字档案服务工作的功能，没有充分体现数字档案服务工作的优势。在服务制度上，不注重利用者的参与，这给利用者带来不便的同时，也影响了数字档案的服务效果。

（二）档案信息服务难度的增加与档案服务技术力量薄弱之间的矛盾

传统的档案信息服务只是手工翻阅检索工具和查阅案卷的简单手工过程。而数字档案服务是基于局域网的数据管理的工作，数字档案管理和利用都是基于互联网、专用网和局域网环境下进行的。档案中文件检索、信息传递和利用都是在计算机上实现的。这要求工作人员要会对档案信息数据库及档案网页的建设、维护与更新，要会完成档案数据库与档案信息查询管理工作，档案信息的网上传输、下载、原文检索、查阅等工作。数字档案服务工作人员在网络信息技术方面受到了挑战。工作人员不仅要精通档案业务，而且必须掌握数字档案管理的相关知识，这样才能做好数字档案的服务工作，发挥数字档案的信息化功能。调研显示，目前档案工作人员的数字化素养远远不能适应数字档案馆建设的需要。尽管他（她）们或多或少地经过了数字化方面的培训，档案数字化意识已大大加强，但由于缺乏系统的专业教育和专业技能训练，在技术基础和操作技能方面十分欠缺。目前档案工作人员中“技术型”和“中间性”人才严重不足。调研发现，目前档案工作队伍中具有信息技术专业背景（大、中专以上学历）人员的比例还不到5%，数字档案馆建设需要一支既懂得数字化技术又懂得档案专业知识的“中间性”队伍。然而，用浙江省档案局副局长韩李敏的话说：“在档案信息化建设中，最缺的就是那种处于档案专业和计算机专业中间地带，精通计算机同时又非常了解档案专业的‘沟通人’，这种人在档案部门非常难得，也非常需要”。如笔者打开某一档案部门网站的“声像档案”后，发现仅有几张图片，没有任何声音，与人们期待的在线音频、在线视频相差甚远，也与建设一个与“e”时代相称的高效的数字档案服务差距甚大。

（三）数字档案服务工作开展与资金缺乏之间的矛盾

要做好数字档案服务工作，必须配备一定的设备。如：计算机、服务器、安全操作系统、安全硬件平台、安全数据库、PKI/CA、PMI、VPN等。要购买这些设备需要有一定的资金支持。目前有些经济不发达地区，基本没有开展数字档案服务工作，这些地区不可能象青岛市、深圳、绍兴市等档案馆那样把数字档案服务工作搞得有声有色，资金缺乏成了这些档案部门实现数字档案服务工作的瓶颈。还有些部门实现了数字档案馆，由于相应的配套硬件和技术人员，档案数字服务工作跟不上。目前我国的档案数字服务工作由于经济的差异，各地区发展很不均衡，有些开展得很好，有些没有开展，有些开展了但比较粗糙，技术水平发展不够等问题。

要做好数字档案服务工作，还必须有计算机能力较强的工作人员。目前档案部门自身由于受经费或管理体制的影响，也很少能给档案工作人员有激励的政策。在市场经济的冲击下，人们的思想观念和价值取向发生了变化，对职业的选择更多地趋向于对物质利益的追求。面对经济待遇或发展前景更好的外资企业、实权机关、高等院校等的竞争，“清水衙门”的档案部门对高素质技术人才缺乏吸引力。计算机专业的毕业生很少将档案部门作为就业的首选单位。虽然各高校档案专业近年来针对档案数字化建设的需要培养出了一大批管理与技术人才，然而，即使是这些“定制”的档案数字化人才，毕业后选择档案职业的也并不多。据调查，中国人民大学档案学院、四川大学档案学院等毕业的大学生，毕业后真正从事档案工作的人很少。即使不得已暂时选择了档案部门工作，也往往是“人在曹营心在汉”，一有机会就会另谋高就，导致在档案数字化建设过程中真正能够起到“主导”、“沟通”作用的双料人才少之又少。

二、提升数字档案服务工作水平的对策

鉴于当前数字档案服务水平存在的问题，笔者认为应从以下三方面入手，提高其服务水平。

（一）加大宣传力度，增加经费的投入，增加技术资源

由于政府或学校绝大多数人认识不到档案的价值，认为档案是可有可无的东西，是一堆“故纸”，档案的价值被忽略，不受重视，档案被利用的深度和广度不够。这样的结果使档案事业被社会冷落，处于边缘化的地带。一般地方政府和学校不太重视公共产品（包括档案馆）领域的建设，当各种利益冲突时档案馆又成为了牺牲品。在经费问题上也不象给其它部门那么大方。档案部门（特别是县级市档案部门）要加大宣传，增强广大民众的档案意识。利用图书、刊物、网络等宣传让人们明白是一种不可替代的，不可再生的社会资源，具有不可替代的重要价值，通过一些鲜活的例子使民众认识到档案是具有潜在和现实作用的宝贵财富，让全社会认识到档案存在着巨大的社会效益和经济效益。而数字档案服务工作可以随时、随地为人们和社会提供他们需要的信息，这样能刺激人对档案的需要，人们对档案和档案工作的依赖性就越强，可以使地方政府和学校有更多的积极性投资到数字档案馆建设中来，面对数字档案服务工作发展不平衡的形势，档案部门必须加大宣传力度争取建设数字档案服务工作所需要经费的支持，力求使数字档案服务工作发展得平衡而又快速。

档案馆自身也要通过多种创收渠道增加收入，如档案部门可以效仿南京大学的做法，可充分利用馆藏资源，为广大师生开展有偿服务，一方面方便广大师生，另外也为本馆创造一定的经济效益。例如：可通过开展为毕业生拍摄学位照归档，为毕业生拍摄电子毕业照归档；为学生进行学籍翻译、毕业证书翻译；帮助教师编辑出版著作或成果汇编；开发档案管理、学籍翻译和有关软件系统等等方式，进行有偿服务。档案工作人员也可以积极申报国家、省、市和学校的科研项目，获得资金支持，增强档案馆自身的造血功能。

有了经费的支持，档案馆就可以配置适当的信息技术设施，为数字档案的服务提供坚实的物质基础。

（二）提高数字档案服务的人力资源

数字档案服务是利用现代信息技术对档案服务模式的创新，它给档案部门的服务工作带来了活力，也给档案工作人员带来了挑战。它不仅要求工作人员会上网、打字，它还要求工作人员懂得网络管理技术、应用管理技术、数据管理技术和网络安全技术等。数字档案服务不仅要求档案服务工作者掌握档案专业知识，还要掌握计算机技术，充分利用网络资源，能独立完成档案信息资源的提取、鉴别选择、提炼加工、制作目录、网上传输，最后制作出用户可直接利用的电子刊物、数据文件等可视资料。

要做好数字档案服务工作，很关键的一点是不断提高档案工作人员的数字化素质。笔者认为应从以下两方面着手：一是档案部门在招新人时可以采用档案工作人员职业准入考试制度，对想进入档案部门工作的人员进行岗前培训和上岗资格考试。考核范围与考核要求必须规范化，考核结果及证书颁发应公开透明，取得准入资格证书后方能从事档案工作。其中，档案信息化基础知识、档案信息化基本技能和档案专业基础知识作为考核的基本内容。职业准入考试制度，不仅提高了档案工作人员的信息化整体水平，而且可克服用人上的随意性。对既精通计算机同时又非常了解档案专业的人才要加大引进力度，实施优惠政策，加强对其的吸引力。二是要加强档案工作人员的交流和培训。大部分档案工作人员是不可能有时间和机会到学校进行系统学习的，档案部门应该为档案工作人员积极搭建各种工作交流平台，特别要与数字档案服务做得好的部门进行交流。研讨和交流的形式应不拘一格，可以通过专题会议、网上讨论、现场观摩、联合研究、同行部门之间的访问交流等。通过开展各种形式的、定期或不定期的研讨、交流，可以拓展视野、丰富知识、推广经验、认识不足，努力进取，提升现有高校档案工作的信息化素质，提高信息化背景下的档案服务工作质量。对于省里组织的数字档案培训，尽量让工作人员去参加。为了提高培训的效率，培训必须制度化、全员化。所有工作人员要定期参加各种类的培训，并要将参加的培训情况列入考绩、评审的范围。档案工作人员的数字化素养提高了，相应地数字档案的服务功能也就增强了。

（三）建立以利用者为焦点的服务体系，建立良好的关系资源

数字档案服务较之传统档案服务的优点是有网络作为媒介提供服务，档案部门应该利用网络的优势，建立以利用者为焦点的服务体系。因为信息技术的进步为档案服务工作创造了一个美好的新天地，档案部门有条件进入一个动力十足的新型运作模式，使得数字档案服务既有效率又方便快捷。首先档案部门要花精力采集各类有用档案的信息，而且要扩大到现行文件、资料、社会公众服务信息、数字图书馆等，再是将这些丰富的资源数字化，建成馆藏目录查询系统，给利用者提供大量的信息可以查阅和分享。“巧妇难为无米之炊”，一个具备很好的数字化设备和技术人员的档案馆，没有丰富的档案信息，它的服务功能就无从谈起。再站在广大利用者的需求立场上，对丰富的馆藏进行归类，提炼出大众所需的档案信息知识产品，尽可能地对档案信息内容进行浓缩、提炼，做成专题，以引导利用者在海量信息世界中，快速找到自己真正需要的档案信息。档案部门在网络上不仅提供目录、索引、全文等文字信息，还应包括音频、视频、图像等多媒体信息，给利用者提供全方位、高质量的信息检索查询服务，以满足利用者的多元化需求。

档案部门要借助网这一数字平台，通过其提供的多种传播手段，网上档案原文传递、数据库在线阅览、读者者论坛等，这样档案部门与利用者之间提供了可进行即时沟通与交流的“公共话语”的空间。利用者可以通过网页中的“用户留言”框、电子邮件等即时性通讯工具向档案信息传播者发表自己浏览网页信息后的想法，档案部门也可以做出反馈，可以大大提高利用者的满意度。数字档案服务的咨询系统设立自我服务和帮助系统，可以提供利用者与服务人员的互动平台和自动引导利用者如何查找资料，还可以让档案部门及时了解利用者的服务需求和期望，及时调整相应的服务手段和方式，让数字档案服务的水平得到不断地完善和提高。档案部门还应加强外部门的联合，实现信息资源共享。建立联合目录是用统一的著录格式和编排，联合报道两个或两个以上档案馆、图书馆（室）馆藏的档案目录。实现资源共享能使档案、图书、情报等文献部门相互分享各自的资源，使利用者很方便地获得更多、更广泛的信息。通过建立联合目录，形成网络，实现资源共享，使各文献部门实现文献资源互补，提高馆（室）藏资源利用率，更好地满足社会多方面的需要，同时也提高档案馆自身在社会中的影响和作用。

在信息化的时代，网络媒介为档案信息传播与服务提供了全新的技术手段，同时对档案工作人员的数字化素养也提出了全新的挑战。各档案部门应该充分利用自身的网络资源优势，充分尊重利用者的需求，创新服务手段，让数字档案服务水平和能力更上一个台阶。

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