谈如何指导做好社保档案工作

孙连鑫

（鹤岗市档案局 黑龙江 鹤岗 154101）

随着社会保险制度改革的深入，社会保险覆盖范围逐渐扩大，参保人数不断上升，由此产生的大量档案信息资料，是劳动者依法享受社会保险待遇的原始依据。鹤岗市社会保险事业管理局主管全市近10万企业职工的养老保险工作，每年收缴养老保险费1.5亿元，发放养老保险金1.4亿元，每年新增参保职工6000人，新增退休人员3000人，由于养老保险的综合性，工作的全面性、收缴情况的复杂性等，决定了社会保险档案的规模大，种类多，内容繁，全市社保档案形成6大门类，总数达40余万份。因此，用科学、规范的方法加强社会保险档案管理势在必行。档案行政管理部门在档案服务民生工作中不断更新理念、创新思维、创造条件、加大对社保档案的工作力度，有针对性地提供指导服务。

一、突出重点，强化社保档案业务指导

一是鹤岗市档案局主动与市社会保险事业管理局协调，多次召开座谈会，研究社保档案工作中出现的问题和面临的形势，提出具体的解决方案和办法，并与市劳动和社会保障局联合下发了《关于做好社保档案工作的通知》，去年就这一文件的贯彻落实情况，联合对市区进行了检查。工作中，注意典型引路先后抓了鹤岗市社会保险事业管理局和鹤岗市地税局这两个典型，在全市树立了典型，使新社保档案人员学有榜样，赶有目标，在系统中营造了一种良好的工作局面。二是整章建制，形成规范的社保档案管理制度。依据《档案法》、《黑龙江省档案管理条例》和有关业务规范标准要求，积极指导各社会保险经办单位建立健全本单位各种档案的管理办法，保管期限表以及档案登记、借阅、保管、保密鉴定销毁等各项管理制度，狠抓规章制度的落实，对于没有照章办事或者制度落实不力的单位进行批评甚至通报。帮助指导鹤岗市社保局制定了《文件材料整理及归档办法》、《各类档案分类方案》、《文件材料归档范围及保管期限表》以及保管、借阅、利用、鉴定等10余项制度，进行了有效的指导和严格审核，形成了一整套监督制约机制，指导社保局将社保档案工作纳入了各科室的岗位责任制和年度目标考核，责任到人，有效地保障了社会保险档案工作的正常开展。

二、加大对社保档案管理的资金投入，同时提升管理人员的综合素质

大力宣传社保档案工作的重要性，积极引导社保系统加大资金投入，加强社保档案的保管条件，取得了明显成效。市社保局克服了办公条件紧张，资金短缺等困难。想方设法为社保档案工作开展提供了硬件基础和必要保障，按着档案管理基础设施建设的有关要求。一是调整了档案库房，改变了过去库房狭小，条件简陋的状况。二是为各档案管理机构配备了计算机、打印机、复印机、传真机、扫描仪、空调机、除湿机等现代化设备。三是安装了一套10组的密集架。四是加强培训，不断提高社保档案管理人员综合素质。抓基础，要求凡有档案管理的部门，都要配备一名专职档案人员，确保档案管理人员素质，必须兼职人员不可兼职过多，应以档案管理为主，保证档案管理的工作时间。抓培训，通过举办各种不同类型的档案管理人员培训班，来不断地更新观念，更新知识提高业务水平，同时鼓励档案管理人员不断地学习档案管理工作的积极性和主动性。

三、指导社保局提高社保档案现代化管理水平

一是调入两名计算机专业人员充实到社保档案数据库建设工作当中，利用网络信息技术和数据库技术，对利用频率很高的社保档案优先进行数字化加工和数据资源整合，建立社保档案专题目录和全文数据库，为当事人提供快捷方便服务。二是电子档案的管理由局信息科负责，统一将收集到的大量基础信息，录入计算机形成电子档案，由信息科授权，各业务科室使用，并建立新产电子档案，这一作法，显示出了电子档案使用迅速快捷的特点，大幅度提高了工作效率。其次档案错误的修改，由档案管理委员会主要领导掌握，这样作的目的是保证信息的准确性，杜绝了不良档案信息的产生。同时根据工作需要建立了一整套的工作流程，使电子档案的建立健全、使用都在一条良性的轨道上发展。三是文字档案的管理采取当年文字档案由各使用科室分类管理，方便了档案使用，保证了文字档案的完整。四是接收人事档案由个体科分管，由专管人员按接收日期将并轨转制人员档案编号入柜，同时使用计算机建立档案索引目录，并将档案索引信息，自动由计算机生成保管接收单据发给档案所有人，这样在保证档案安全下，最大限度的缩短了档案查询时间，统筹安排，分类管理这一作法，目的是电子档案保证最快速的使用这些档案的基础信息，提高工作效率，文字档案保证了信息的历史性和连续性，接收档案方便了使用者的查询。