对做好博物馆档案管理工作的思考

李 丽

（绥芬河市博物馆 黑龙江 绥芬河 157300）

各级各类博物馆在其发展过程中都积累了大量的档案资料，这些档案是前人留下的宝贵财富。随着我国经济社会的快速发展，以及文化大发展大繁荣战略的实施，我国博物馆事业迎来了新的发展机遇，使文博事业迅速发展。要做好博物馆工作最重要的是了解有关文物博物馆方面的专业知识，掌握博物馆业务的基本理论、基本知识和基本技能。博物馆的陈列、保管、讲解、考古、文物收藏等各项工作都离不开查阅相关图书资料，因此，做好档案的工作非常重要。博物馆的档案室是一个围绕博物馆工作而展开的图书、文献资料的收集、整理、典藏和流通的部门，是专业图书、情报、信息传播的重要机构，但在实际工作中却往往对这项工作的重要性有所忽略，在博物馆学中亦很少论及，在图书馆学中又不能详尽论述博物馆的图书资料管理工作诸多问题。

博物馆的档案工作在构建和谐的博物馆文化中发挥重要作用。博物馆文化是指博物馆在为社会及其发展服务过程中的各类创造。档案管理工作，作为博物馆管理工作的重要组成部分，面对社会的发展，出现了许多亟待研究和解决的新情况、新问题。博物馆的档案管理工作者，只有坚持科学规范的管理制度、认真严谨的工作作风、与时俱进的创新精神，才能适应形势的需要，才能走上档案管理法制化的道路，才能充分发挥档案特有的价值。

一、博物馆档案管理工作的作用

博物馆应最大限度、最大范围地利用档案资源，充分发挥档案作用。保存档案是为了更好地利用档案。领导和工作人员为了有效地实施管理，开展各项业务活动，往往需要借助于档案。无论是制订计划、研究案例、进行决策、总结经验，还是处理日常事务等等，往往都需要查考相关的档案资料。博物馆的档案记录了博物馆的诞生和成长，记录了一代又一代博物馆工作者奋斗、拼搏、创新的光辉形象。可以说，从设立博物馆开始，档案管理工作就始终围绕着博物馆的中心工作，并为其和其他的各项工作提供服务，发挥了非常重要的作用。

（一）收集整理工作

对中小博物馆来说，藏品的数量多则几万件，少则几千件，与之对应的藏品图像资料也以千计、以万计。对这类资料的传统管理方式，大多数博物馆仍以底片、照片、录像带等实物形式保管，但由于数量庞大，在具体操作过程中，难免会出现霉变、褪色、划痕、老化、损坏、遗失等情况；而且在使用管理过程中，许多博物馆没有指定专人保管，使用时没有履行必要的制度，造成图像资料管理混乱或引起版权纠纷等问题。因此，如何保护好馆藏文物的图像资料，使其规范化、制度化管理，也是摆在资料室面前的一个重要话题。所以档案室管理方面重点把好“四关”。一是把好“收集归档关”。按照收集归档的范围和责任，要求各科室及时按规定归档文件、材料，并移交资料室。在案卷规范上，组织人员集中力量对资料逐卷逐条地进行检查和对照，整理、分类、组卷、编目和装订，确保了入库资料的齐全、完整、规范。二是把好“资料整理关”。在资料整理过程中，要严格按照国家有关文物工作的法律法规和自治区及市文物管理部门的有关规定和要求，对应归档的文物资料做好收集、整理、归档工作，实现博物馆资料室管理工作的现代化、整理规范化、排列标准化、检索科学化。三是把好“资料保管关”。档案室要坚持“五防”原则，定期进行库房温湿度测定调节，做到库房卫生清洁，资料摆放整齐有序，最大限度地延长资料、图书的寿命。四是把好“资料登记关”。档案室要做好借阅登记记录，认真查看借阅后交回资料、图书是否齐全完整，没有按指定日期交回的借阅资料、图书一定要催交。

（二）档案利用工作

用档案提供服务是档案管理的根本所在，也是档案工作的立身之本，只有把服务工作搞好了才能使档案事业发展的路子越走越宽。博物馆档案室经常协助其他部门查阅档案资料，例如博物馆的精品展览申报、馆藏资产评估以及与其他单位发生诉讼纠纷等各项工作提供了确凿有力的凭证。

二、博物馆档案管理中存在的问题

（一）博物馆档案管理工作意识淡化

博物馆陈列展览、藏品保管和社会教育等主要业务工作的快速发展，获得了博物馆管理者更多的关注，而对博物馆档案管理工作的重要性则被淡化了，而一些博物馆档案管理工作者自身对档案管理缺乏足够的认识，认为这项工作可有可无，在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感和良好的职业道德，又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识，因而工作存在缺位现象，导致博物馆档案管理工作在管理方式新旧交替的进程中遇到障碍。

（二）博物馆档案工作缺乏长期性、连续性的发展规划

近几年，博物馆档案管理工作虽然进行了一系列诸如达标升级之类的实质性考核，但达标以后，就出现后劲不足，缺少长期性和连续性的管理，再加上部分领导干部对博物馆档案的重要作用的认识不足，对档案综合管理的参与程度不够，造成了博物馆档案工作有领导，无计划；有任务，无落实；有形式，无效果。博物馆档案工作缺乏应有的长期性和连续性的发展规划。

（三）博物馆档案管理工作缺乏规范性管理手段

当前博物馆档案管理不规范主要表现在：一是博物馆档案收集不规范。有关文物的档案包括文物收藏档案、文物保管档案、文物展陈档案、文物修复档案、文物借展档案等，这些档案分属文物科、陈列科、办公室等不同的部门进行收集管理，各部门之间各司其职，按照不同的工作方式进行记录、收集、整理的相关档案之间无法进行综合利用。二是博物馆档案整理不规范。由于博物馆中档案业务人员的专业素质参差不齐，在立卷过程中不按照档案规范立卷；三是档案综合管理力度不够。基层博物馆大多受藏品、人才、资金及领导等条件的制约，各项软性的管理工作开展起来就会比较困难；四是档案利用不规范。博物馆档案管理人员对档案借阅内松外紧，手续不完备，造成了借出的档案经常没有按期归还或长时间不归还，甚至遗失。

三、解决博物馆档案工作存在问题的对策

（一）增强档案意识，坚持规范建档

我们基层博物馆一定要增强档案意识，只有这样博物馆档案工作才能做到因地制宜灵活有效。博物馆档案要全面反映博物馆的各类信息，应包括博物馆藏品档案、陈列展览档案、资料档案等，以每一件器物或每一个展览为基本建档单元，包括每一件文物的状态及变化特征，及每个展览与外部环境之间的联系。通过收集、整理各项资料，详细甄别分类，确保资料的准确性和完整性。博物馆档案管理的目的，在于服务和利用，因此要增强档案工作与博物馆发展的贴近度，根据发展需要，可编写《组织机构沿革》《陈列展览精品展》《文物藏品精品汇编》等资料，更好地发挥博物馆档案的服务作用和应尽的职能。

（二）加强培训力度，努力提高博物馆档案管理人员的素质，建立健全相关管理制度

目前，社会上各种各样的培训很多，但对档案人员的培训却相对缺乏。部分博物馆的档案人员业务水平较低，专业性不强，造成档案被损毁或丢失、泄密等事件时有发生。博物馆应加强档案工作人员的业务培训，提高档案工作人员的综合素质。

一是要明确博物馆档案管理负责人、档案员的岗位职责，形成覆盖全馆的档案管理机制。二是要坚持统一领导、分散建档、集中备案的原则，按照完整、准确、翔实的要求，按照规范、标准的原则整理归卷、立卷，把博物馆档案整合为相互独立，又不可分割的整体，最大限度地提高博物馆档案工作的档次。三是要加大档案工作规范化管理力度，把档案管理纳入综合目标量化考核范围内进行考核，使立卷的档案内容能够科学分类、流程清晰、检索方便，实现最大程度保存文物历史信息的目的。

（三）搞好博物馆档案的信息化建设，做好博物馆档案的研究和利用

搞好博物馆资料的信息化建设，做好博物馆电子资料的研究和利用，电子信息时代的到来给档案管理带来新的革命，档案工作者很大一部分时间是直接通过电脑网络来进行电子资料信息的收集、整理和传输。因此，要熟练地使用设备，借助系统本身的局域网络，实现资料信息资源共享。博物馆人员和档案工作人员不应只停留在保管资料上，还要进一步研究利用电子资料如何高效率的来满足利用者。档案室必须有计划、按标准，在加强资料研究工作的同时，不断地摸索，善于总结经验，使档案室的潜在价值发挥到最大。博物馆档案管理工作，只有坚持科学规范的管理制度、认真严谨的工作作风、与时俱进的创新精神，才能适应形势的需要，才能走上档案管理法制化的道路，才能充分发挥其特有的价值，只要我们重视档案室的价值，它一定会为博物馆事业的发展发挥巨大的作用。