论新形势下档案管理人员应具备的基本素质

李军红

（黑龙江省八五四农场 黑龙江 虎林 158403）

一、企业档案管理人员应具备较高的政治思想素质

档案工作是一项政治性和机密性很强的工作，因而作为企业档案管理人员要具有良好的职业道德，要爱岗敬业、忠于职守、甘当无名英雄，还应具有较强的保密意识、团结协作精神和全局观念，做到个人利益服从整体利益，服从国家和人民的利益。只有具备了这些良好的政治素质，才有资格从事档案工作，否则就会给企业造成不良影响，甚至给企业造成无法估量的损失。

较高的政治思想素质和良好的职业道德，是做好档案工作的根本前提。档案管理人员一定要做到政治合格，忠于职守，严守秘密，勤奋敬业。自觉形成文明、健康、高尚的道德情操。加强档案管理规范化、标准化、制度化建设，严格按工作程序和工作守则做好档案收集和管理工作。

二、企业档案管理人员应具备较强的职业道德

职业道德是社会主义道德原则和规范在职业行为和职业关系中的具体表现。它要求档案工作者在遵循社会主义道德的前提下，必须按照自己的专业特点，具备其应有的思想品德。要有积极主动，诚恳热情的服务态度，要有兢兢业业的工作作风。对档案工作者法律素质的基本要求是：一是学习和研究法律知识，不断提高自身依法治档的意识，树立自身的法制观念，培养自己的法律管理能力。二是正确地对待和贯彻执行《档案法》规定的权利和义务。三是以《档案法》为武器，遵守档案资料安全保密制度自觉地向广大群众宣传依法治档的有关知识，对密级档案资料应妥善保管，避免丢失。四是档案工作是一项科学性、服务性、技术性很强的工作，同时也是一项复杂、细致的工作。严谨细致的工作作风是优质服务的前提条件，这种工作作风要求档案管理人员在档案的分类，立卷，整编，鉴定，确定档案保管期限，档案保管和利用等各个环节上都要准确、无误，不能有任何的粗心马虎，否则就可能给工作带来无法弥补的损失和影响。

三、企业档案管理人员应具备丰富的文化知识和熟练的专业技能

档案是潜在的生产力，是知识经济。档案的内容涉及领域广、门类多，如政治、经济、科技、文化、教育等多个方面。新时期，从事企业档案工作的专业技术人员，如果缺乏一定的文化素养，只知道存存找找，甚至连最起码的档案分类都不会，或者分类不科学，就会给档案的开发利用设置很多的障碍，档案的价值就不可能得到充分体现。所以，作为一名档案工作者，不仅要熟练档案专业知识，而且还要努力学习各相关学科知识，如历史知识、古汉语知识等，还要学习了解社会科学、自然科学领域知识。只有不断学习，才能不断扩展知识面，完善自己的知识结构，成为一名称职的档案工作者。

要把档案管理好，必须要有较强的业务能力。一是要求企业档案管理人员充分发挥自己的能力，利用所掌握的专业技术知识处理实际问题；二是要求具备较强的组织管理能力；三是要求具有较强的分析能力，能对复杂事物做出恰当的判断；四是要求具有独立从事和指导档案业务工作的能力，只有具备了这些工作能力，领导才能放心地让你独立开展工作，你才能在自己热爱的事业上发光、发热。

四、企业档案管理人员应具备全面的综合素质

作为一名合格的档案管理人员，不但有较强的专业能力，同时也要具备较全面的综合素质。要加强与各系统、各部门的联系、沟通，扩展档案工作人员的知识范围，保证档案业务工作的完成和档案工作整体水平的提高。特别是要在经济领域、信用体系等领域发展，要学习了解各专业的基本知识，如合同基本法律条文，合同的基本格式和责权利，大型设备和新技术的发展方向，新的会计制度及国家政策等。要做到既会收集也会提纯更好应用也就是说对其他相关专业虽不能做到精通，但也要基本了解，也能提供出具有参考价值的信息。

五、企业档案管理人员应具备熟练使用电子计算机的能力

以计算机及档案管理软件等管理应用为主，利用计算机、扫描仪、互联网等对档案进行检索、存储和管理，是档案管理手段发展的必然趋势。同时在档案信息网络化后，计算机的软硬件可能受到破坏，计算机系统中的数据在输入、存贮、输出、传输过程中可能会被丢失，这就要求档案工作者从技术上还要掌握对计算机系统和网络进行安全防护的知识。

六、企业档案管理人员应具备较强的服务意识

档案管理的最终目的就是提供利用，因此，档案管理人员要树立服务意识，要多渠道、多途径地开发档案资源，最大限度地满足人们对档案信息的需求，这也是档案信息资源开发利用的关键。档案真实地记录了企业历史事实的真相，开发利用好档案，不仅能提高档案管理效益和社会效益。作为企业档案管理部门，要充分利用计算机和档案管理软件，对档案的收集、归档、整理、借阅、统计等实现电脑化的规范化管理，积极开展多种编研活动，对信息进行深层次开发和加工，编写多种专题汇编，注重档案利用反馈信息的管理，从而提高工作效率。例如每年利用设备档案在各项活动中产生的档案信息予以分析和整理，提供给有关部门作为决策的依据，多次利用图纸、资料协助工程建设人员进行对比分析和经济测算，提供可靠的依据和数据，解决重要的技术难题，缩短了工时，节约了大量资金，提高了工作效率。利用合同挽回经济损失，利用各种指导性文件为领导决策、编史修志、落实待遇等提供了大量的资料依据，这都充分发挥了档案的重要作用。

七、企业档案管理人员应具备求实精神和创新意识

档案管理是一项传承历史、规划未来的重要工作，它要求档案管理人员要有严谨的求实精神和较强的创新意识。档案是一笔宝贵的文化财富，它真实客观地记录了一个部门、一个企业的事业发展历程。它在科学管理、领导决策、工作研究、处理重大问题中，有着依据、凭证、查考等重要作用。为了更好地适应企业发展的需要，使收藏的档案信息，通过多种渠道与方式，开发和传递给利用者，从而实现档案信息的活化和共享，推动本部门、本企业各项工作。档案管理人员必须不断加强业务能力和工作作风建设。以对历史和现实高度负责的精神，认真完成档案资料的收集、整理、归档、保存、利用等各项工作，保证档案资料的真实性、完整性和系统性。同时，档案管理人员还要站在企业发展的高度，注重发挥档案资料的借签作用，使其形成一种导向，促进企业发展。

档案管理人员的素质是多方面的，在新的历史时期，档案管理人员要适应形势，要有忧患的意识，认识到提高自身素质的必要性，不断提升自身的各方面素质，努力提高工作质量与效率，才能肩负起科学、规范、有效管理档案的重任，使档案工作始终顺应时代发展，符合时代要求，把档案工作提高到一个新水平。

参考文件：

[1]徐莺.浅谈新时期企业档案管理人员的素质要求[J].胜利油田职工大学学报，2009（5）.

[2]王淑坤.浅谈新形势下的档案管理工作[J].科学与管理，1998（3）.

[3]王淑君.谈如何搞好新形势下的档案管理工作[J].经济与管理，1994（6）.