加快科技档案信息化建设为构建和谐社会服务

周玉梅

（绥化市节约用水办公室 黑龙江 绥化 152000）

档案信息化建设是档案部门的发展方向和必然，档案信息其所有权属于各级档案部门，档案信息化建设，既档案信息基础资源库的建设，建立数字化的档案资源库，建立网络发挥网络优势，收集和整编数字化的档案信息。

众所周知，计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具，科技档案信息化建设首要就是要求信息输入计算机，档案的各项原始数据信息必须是准确和科学的，否则输入的数据与信息是“垃圾”，输出的只会是更高级的“垃圾”。所以，实行计算机管理档案信息的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列处理性质的基础工作，使其充分满足计算机工作的技术要求。实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案信息化建设工作水平。

一、科技档案的概念及特点

科技档案是保存备查的直接记录和反映科技、生产活动的科技文件，是科学技术档案的简称。科技档案具有以下的特点：

（一）专业性

专业性是科技档案最突出的特点之一。科技档案的专业性特点集中表现在形成领域和内容性质两个方面。科技档案的专业性特点，不仅使它们同一般档案相区别，而且使不同专业形成的科技档案彼此之间互相区别。因此，专业性特点是实现科技档案科学管理的重要依据之一。诸如科技档案工作管理体制的确立，科技专业档案馆的组建，科技档案的整理分类等等，都是建立在科技档案专业性特点的基础之上的。

（二）种类和类型的多样性

种类的多元性和类型的多样性，是科技档案的又一明显特点。在各个档案门类中，以科技档案的种类最为繁多、类型最为复杂，呈现出多样化的鲜明性特点。以种类而言，由于科技、生产活动的多专业性，导致了它的伴生物科技档案在种类上的多元化。以类型而言，科技档案是所有一切种类的档案中，类型最为丰富多样的一种。

（三）成套性

围绕这一个独立的科研项目的进行，规律性地形成的一系列相关的科技文件整体。成套性是科技档案相对于其他档案最鲜明的特点。

（四）现实性

科技档案的现实性特点是指它具有较强的现实使用性。想比于其他档案，如政务档案，科技档案的现实使用性在归档后仍然很强。

二、科技档案提供利用的方式方法

在科技档案提供利用上有各种各样的方式方法，科技档案利用服务方式是实现科技档案利用的重要手段。科技档案利用服务方式，就是档案室向利用者提供科技档案材料的方法。从利用科技档案的实际情况来看，主要有以下几种：

（一）阅览是档案室提供利用服务的主要方式

阅览是档案室提供利用服务最普遍的方式，其特点是利用者直接到档案室阅览。科技档案是原始记录材料，多为单份，有些档案在内容上还具有机密性，这就决定了档案原件不外借，主要在阅览室内供利用者阅览。阅览利用一般有两种情况：一是所查问题比较简单，看一下就能解决；二是查阅数量大、范围广，借出利用不方便，采用阅览方式比较好。

（二）外借服务是科技档案提供利用服务不可缺少的方式

档案一般不借出档案室，由于借出的档案完全脱离了档案工作者的监督，容易发生意外，但由于情况特殊，为了解决一定的问题，需要档案材料借出利用，例如我们经常遇到的需要档案原件作为凭证，或者需要底图以及其它不便在阅览室利用档案时可以暂时外借。外借服务也是提供科技档案利用的一种方式，但对外借档案一定要从严掌握，一般不轻易借出，对档案借出利用，一定要严格审批手续，并提出相应的要求，主要有：第一，利用者要事先提出借档案申请，说明借出档案的充足理由和调卷范围。第二，借出档案要进行认真的登记，注明借出时间、借出人姓名、借出档案的名称、件数等。第三，借档人应负责保护档案的完整与安全，不得转借拆散、调换、抽取、污损、加注标记等。

（三）复制服务是科技档案提供利用的重要手段

随着社会主义事业的发展，特别是随着科技进步，利用者对档案复制件的需求日益增长，档案复制服务成为提供利用工作中一种重要的服务方式。复印件就是根据现存档案文件重新复制而成的同样形式、同样内容的文件。复制件的利用目前比较普遍，也很受利用者欢迎。档案复制服务的优点是：第一，提高了科技档案的利用率，能满足各方面的需要。第二，能节省时间，方便利用。档案室采用现代化的复制技术，可以减轻过去手抄的繁重劳动，利用者边查阅、边复制。第三，用档案复制本提供利用，可以减少对档案原件的磨损，有利于延长档案的寿命。

（四）计算机网上提供利用的方式使科技档案利用工作更先进

随着科学技术的发展，档案管理已由传统的手工纸质管理向现代化缩微管理及电子文件转化，计算机管理档案的方式与手工管理的方式相比，在利用上具有独特的优越性，电子计算机一般都具有运算、记忆、判断、选择、控制、接受信息、给出结果等功能，它在档案工作中可以广泛应用。计算机网上提供利用服务，将是我们今后档案工作的发展方向，档案工作者应熟练掌握计算机网上提供利用服务的技能，并不断积累工作经验，提高专业服务水平。

三、加快科技档案数字化建设，实现档案资源共享，更有效地服务于生产

（一）在我们的工作中，档案工作人员根据需要收集我院形成的大量的电子图纸和电子文件

档案馆(室)与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子文件(档案)数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案馆(室)，是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件(档案)数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。

电子文件可为以后的水利设计、编制提供更方便、更直接的参考依据。

（二）开展在线服务

传统的档案利用方式，就是到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件，而在信息化时代里必然要发生变化，至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，使利用者与档案馆之间，利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价他的咨询，提供查询和资信服务。

（三）档案编研为科技信息化建设不可或缺的一部分

随着档案信息在社会中作用的增强，人们对档案信息的需求增加。档案信息资源的加工程度是影响档案利用的重要因素之一，也是衡量档案部门开展利用工作水平的重要标尺。随着中国特色社会主义事业的发展，科学文化事业的进步，档案利用工作出现了一些新特点，其中之一即是档案部门对档案用户的服务质量有了更高的要求，档案用户不仅要求档案部门提供档案原件，而且要求档案部门提供二次、三次档案信息。

（四）跟上时代步伐，加强业务学习

进入信息时代，知识更新的步伐进一步加快，尤其是在信息行业，任何入不可能一劳永逸地获取知识，而要终生学习，档案信息资源是知识创新和科技创新的必要条件。当代科学技术的高复杂性和学科性，使得任何一个新的突破都需要充分占有该领域的学术信息，汲取已有的科技成果。从地区、系统和国家构建创新体系而言，需要以内容丰富、服务高效的信息资源平台为基础，而档案理所当然地是其信息资源储备的重要组成部分。

档案信息资源可以满足日益增长的文化需求。开发档案信息资源可以满足人们传承中华民族的历史文化。迫寻家族宗亲的血脉渊源的需求；获取历史文化知识，开展学术研究，提高自身素质的需求以及文化休闲的需求。

[1]任桂淑，赵志天.论我国档案信息化建设的管理创新[J].科技情报开发与经济，2010（8）.